Tips en informatie over videoconferentieso ware
De coronacrisis heeft voor een versnelde ontwikkeling van videoconferentiesystemen gezorgd. Softwareproducenten brengen bijna wekelijkse updates uit met nieuwe functies die voor nog meer gemak moeten zorgen. Maar hoe zit het met de veiligheid en gegevensbescherming?
Je zou er een spelletje bingo van kunnen maken: de kreten die bij elke videoconferentie wel eens langskomen. ‘Hoor je me?’, ‘Je moet je microfoon aanzetten!’, ‘Ik kan mijn scherm niet delen!’, ‘Is dat een geit?’, ‘Waar is de camera?’, ‘Je camera staat nog aan!’, ‘Mijn verbinding is een ramp vandaag!’.
Als je de afgelopen maanden thuis hebt moeten werken en met je collega’s hebt gecommuniceerd via videoconferenties, zullen die of soortgelijke zinnen je wellicht bekend in de oren klinken. Ook hebben videochatprogramma’s hun weg al lang gevonden naar virtuele gameavonden, clubvergaderingen en familiebijeenkomsten. Zo’n videovergadering kan enkele uren duren, waarbij de deelnemers niet veel bewegen en voor de volgende vergadering gewoon kunnen blijven zitten. Toch voel je je vaak uitgeput na een langdurig videogesprek. Dat gevoel staat inmiddels bekend als Zoom-fatigue, een combinatie van de bekende videoconferentieservice Zoom en het Engelse/Franse woord voor vermoeidheid.
Een van de redenen voor Zoom-fatigue is dat je voortdurend wordt bekeken en dat je je daar van bewust bent. In een niet-virtuele vergaderruimte valt het minder op wanneer collega’s e-mails controleren of een beetje op een papiertje zitten te krabbelen, terwijl bij videogesprekken dat des te meer opvalt omdat iedereen die aanwezig is voortdurend naar elkaar en zichzelf kijkt. Normaliter zijn mensen echter niet gewend om hun eigen gezichtsuitdrukkingen en gebaren permanent gespiegeld te zien tijdens gesprekken. Voor de Britse BBC beschreef gedragswetenschapper Gianpiero Petriglieri videochats als ‘televisie kijken terwijl je televisie terugkijkt’. Bovendien zouden mensen het moeilijker vinden om ‘non-verbale signalen zoals gelaatsuitdrukkingen, stemhoogte en lichaamstaal te lezen’
in videochats. Daar moet je beter op letten en dat kost relatief veel energie.
Van de talloze beschikbare videoconferentieprogramma’s hebben we er tien nader bekeken. Elk van hen biedt speciale functies. Enkele, zoals Zoom, BigBlueButton en Cisco Webex, kunnen grote conferenties opsplitsen in verschillende kleine groepen en deelnemers laten samenwerken op een virtueel whiteboard. Nu de privacy-shield-overeenkomst nietig is verklaard door het Europese Hof van Justitie, is er ook meer aandacht voor gegevensbescherming: aanbieders als NextCloud Talk en Stackfield adverteren met end-to-end-versleuteling en servers die in Europa worden gehost. Maar houden ze ook de grote spelers uit Silicon Valley bij wat betreft gebruiksgemak?
GRATIS OF HUUR?
Ook als je bedrijf doorgaans dezelfde conferentiesoftware gebruikt, kom je bij vergaderingen met contacten van andere bedrijven er vaak niet omheen om ook andere conferentiesoftware te gebruiken. Vanuit elk programma is het echter mogelijk om via e-mail een uitnodigingslink te sturen, die je vervolgens in een app of browser kunt openen. Google Chrome heeft daarbij de minste compatibiliteitsproblemen.
De client-apps van videoconferentie-applicaties houden je op de hoogte van nieuwe functies die bijna wekelijks verschijnen. Als je een app gebruikt in plaats van een browser, hoef je niet telkens in te loggen en ben je met je account in sommige gevallen direct beschikbaar voor gesprekken.
BigBlueButton, Skype en Meet.jit.si (Jitsi) zijn gratis. Zoom, Google Meet en Teams hebben een gratis versie van hun programma, waarin sommige functies van de betaalde versie ontbreken. Bij Zoom is bijvoorbeeld in de gratis versie het aantal deelnemers beperkt tot maximaal 100 personen en is er een tijdslimiet van 40 minuten per gesprek. In de betaalde versie zijn tot 1000 deelnemers mogelijk zonder tijdslimiet. Videoconferentieprogramma’s die niet gratis beschikbaar zijn, zijn onder andere Cisco Webex, GoToMeeting, Nextcloud Talk en Stackfield. Die programma’s bieden elk verschillende abonnementsmodellen voor standaard- of bedrijfstoepassingen. Zo raadt Nextcloud Talk bedrijven aan om een betaalde licentie te overwegen, waarmee meer mensen aan een vergadering kunnen deelnemen.
LINUX-BIJEENKOMST
Als je niet via een Windows- of macOS-apparaat aan conferenties wilt deelnemen, maar met een
Linux-pc, moet je bij sommige programma’s beperkingen accepteren. Stackfield, Nextcloud Talk, GoToMeeting, Skype, Zoom, Webex en Teams bieden aparte Linux-clients. Microsoft Teams hinkt qua functionaliteit achter andere clients aan. Aparte functies zoals het hand opsteken kunnen onder Linux wel worden geactiveerd met de op Chromium gebaseerde multimessaging-browser Ferdi.
Conferentieprogramma’s zoals BigBlueButton, Jitsi en Nextcloud Talk kun je wel probleemloos in de browser gebruiken. Ze draaien op Linux net zo goed als op andere platforms.
EEN GOEDE VERBINDING
De videoconferentieprogramma’s stemmen de video- en audiokwaliteit in principe af op de beschikbare bandbreedte van je internetverbinding. Als er knelpunten zijn, bevriezen de meeste apps eerst het beeld, omdat het geluid een hogere prioriteit heeft. De benodigde bandbreedte voor videogesprekken varieert van videodienst tot videodienst tussen de 300 kbit/s en 1,5 Mbit/s. Skype raadt bijvoorbeeld een bandbreedte aan van minimaal 128 kbit/s voor videogesprekken zonder HD-kwaliteit en
Zoom adviseert een snelheid vanaf 600 kbit/s. Als je een tragere verbinding hebt, is het de overweging waard te betalen voor een snellere internetverbinding.
Voor de internetverbinding thuis is een upstream van ongeveer 10 tot 15 Mbit/s voldoende. Bij toegang tot internet via een telefoonlijn is het raadzaam om over te schakelen van ADSL2+ (max. 2,4 Mbit/s upstream) naar een verbinding die vectoring VDSL biedt (tot 40 Mbit/s upstream).
Idealiter sluit je de computer aan via een ethernetkabel. Dat is de beste oplossing omdat er via wifi altijd vertragingen kunnen optreden bij het verzenden van gegevenspakketten, bijvoorbeeld als de buren op hetzelfde kanaal zitten. Als je problemen hebt met je huidige router, is een overstap naar Wi-Fi 6 alleen de moeite waard als er veel gebruikers tegelijkertijd met hetzelfde basisstation communiceren. Alleen dan profiteer je echt van de voordelen van de techniek. De maximaal bruikbare netto bandbreedte neemt dan toe van ongeveer 200 Mbit/s tot circa 300 Mbit/s.
Om te zien hoeveel bandbreedte je favoriete vergaderoplossing in percentages beslaat, ga je
naar het Taakbeheer in Windows en kijk je op het tabblad Processen in de kolom Netwerk. Bij macOS zie je dat bij de Activiteitenweergave.
GROTE GROEPEN
Voor grote groepen met meer dan 100 personen zijn vooral Teams, Webex, Zoom, BigBlueButton, Google Meet, GoToMeeting en Stackfield geschikt. De meeste programma’s tonen deelnemers in vierkante tegels op het scherm.
Om videoconferenties natuurlijker te maken, heeft Teams de Together Mode geïntroduceerd. In die modus plaats het programma tot 49 deelnemers in een virtuele vergaderzaal. Om dat te starten, ga je naar je account en daar naar Instellingen, en activeer je de optie ‘Nieuwe vergaderingservaring inschakelen’. Daarna start je Teams opnieuw op. Hierna kun je de Together-modus activeren bij vergaderingen met vijf of meer deelnemers. De vijf personen zijn alleen nodig bij starten van de Together-modus. Als daarna bijvoorbeeld drie deelnemers de vergadering verlaten, kan die modus met twee personen worden gebruikt.
BREAKOUT-ROOMS EN WHITEBOARDS
Bij vergaderingen met veel collega’s is het vaak productiever om de grote groep vijf of tien minuten in kleine groepjes op te delen om ideeën te verzamelen. Dergelijke praktische breakout-sessies zijn mogelijk in Zoom, Webex en BigBlueButton.
In Zoom is die functie echter enigszins verborgen. Je moet hem van tevoren bij je gebruikersaccount activeren op zoom.us onder ‘Account settings / In Meeting (Advanced) / Breakout room’. Daarna verschijnt de functie Breakout Rooms in de Zoom-vergadering onder in het menu. Als je je collega’s liever niet handmatig wilt opsplitsen, wijst Zoom ze willekeurig toe.
Virtuele whiteboards kun je gebruiken om de resultaten van het werk van groepen vast te leggen. Je vind die mogelijkheid in BigBlueButton, Webex, Zoom en in de macOS-versie van GoToMeeting. Op een whiteboard voer je tekst, vormen en symbolen in of teken je uit de vrije hand. Met de selectietool kun je afzonderlijke elementen verplaatsen en wijzigen. Als organisator kun je de whiteboards en chats uit de breakout-rooms opslaan.
AVG EN PRIVACY SHIELD
De internet- en IT-beveiligingsdienstverlener PSW Group heeft Cisco WebEx en GoToMeeting een positieve beoordeling gegeven op het gebied van AVG-compliance en gegevensbescherming. De servers van GoToMeeting bevinden zich echter buiten Europa. Dat is sinds het einde van het Privacy Shield een probleem omdat de fabrikant, net als alle andere Amerikaanse bedrijven, geen gegevens meer mag overdragen naar de VS. Cisco WebEx exploiteert datacenters in Nederland en het Verenigd Koninkrijk waar gegevens van Europese gebruikers worden opgeslagen. In het geval van gratis gebruikersaccounts behoudt het Amerikaanse bedrijf zich echter het recht voor om de gegevens ook buiten de regio van de rekeninghouder op te slaan.
Als je onduidelijkheid wat gegevensbescherming betreft wilt voorkomen, kun je beter een provider uit Europa kiezen, zoals Nextcloud of Stackfield. Die laatste is in feite een projectmanagementtool met videochatfunctionaliteit. Stackfield beschrijft op zijn website de beveiligingsmaatregelen zoals tweefactorauthenticatie en encryptiemethoden die het bedrijf gebruikt om gebruikersgegevens te beschermen.
EIGEN SERVERS
Als je op zoek bent naar maximale controle en veiligheid, dan kun je overwegen om zelf een videoconferentie te hosten. Als je een groter virtueel publiek verwacht en over de nodige IT-infrastructuur beschikt, kun je Jitsi Meet [1] of BigBlueButton op een eigen server installeren. Dit heeft voordelen wat de gegevensbescherming betreft en vereist geen gebruikersaccount of installatie van een client. Dat kan ook met Stackfield en Nextcloud Talk [2].
BESLOTEN GROEP
Jitsi Meet kun je niet alleen op een eigen server gebruiken, maar producent 8x8 heeft ook een eigen server die je via meet.jit.si kunt bereiken en die je gratis kunt gebruiken. Die server bevindt zich echter in de VS. Maar er zijn ook verschillende publieke Jitsi-servers in Europa te vinden.
Je hebt binnen enkele stappen een videoconferentie in Jitsi opgezet: je voert op de Jitsi-server een naam voor de virtuele vergaderruimte in en klikt op Go. Vervolgens beveilig je de vergadering met een wachtwoord en nodig je de deelnemers via een link uit. Bij nieuwere versies wijs je een wachtwoord toe door onderin het scherm op een klein schildje te klikken. Dat verandert van oranje naar groen zodra
de vergadering beveiligd is. Als de vergadering is voltooid, verwijdert Jitsi Meet alle instellingen van de vergaderruimte, inclusief het wachtwoord en de gebruikersnaam die je zelf hebt opgegeven bij het opzetten.
Als je dat niet wilt, kun je de Jitsi-app installeren. Het serveradres en de gebruikersnaam blijven daar opgeslagen.
Als je als organisator een Jitsi-conferentie verlaat, moet je eerst alle nog aanwezige deelnemers afmelden en uiteindelijk ook jezelf, anders verlies je de rechten op de vergaderruimte. Dat is onhandig omdat Jitsi de volgende keer dat je je bij de ruimte aanmeldt niet om een gebruikersnaam en wachtwoord zal vragen en je in geval van twijfel niemand een nieuw wachtwoord kunt toekennen of mensen uit de kamer kunt
verwijderen. Het sluiten van het browservenster is niet voldoende: je moet rechtsonder in het scherm op de drie stippen klikken, alle deelnemers een voor een selecteren en iedereen afmelden, en uiteindelijk ook jezelf. Als normale deelnemer aan een Jitsi-vergadering is het goede internet-etiquette om jezelf netjes af te melden. Als je dat niet doet, word je uiteindelijk er uitgesmeten door de organisator.
Het kunnen verwijderen van deelnemers is niet alleen nuttig voor het versnellen van het afmeldproces. Het is ook handig voor het geval dat ongenode derden op de een of andere manier in de vergadering terecht zijn gekomen. Dat kan gebeuren als de naam van de vergaderruimte of de conferentie-url makkelijk te raden zijn en er geen wachtwoordbeveiliging is.
Bij Zoom komen alle deelnemers aan het begin van een vergadering in eerste instantie in een wachtkamer terecht. De moderator laat ze dan vervolgens toe tot de vergadering. Die functie is bij je accountinstellingen standaard geactiveerd en zorgt ervoor dat alleen uitgenodigde gasten worden toegelaten. Welke programma’s verder een wachtkamer of een deelnamebevestiging hebben, kun je zien in de tabel.
VEILIGHEID VERSUS GEMAK
Wat de Europese videoconferentieprogramma’s betreft die als alternatief voor Amerikaanse oplossingen zouden kunnen dienen, is de keuze nogal beperkt. Alle programma’s ondersteunen video- en audiogesprekken, chatten en het delen van schermen. Bij het gebruik van beveiligingstechnieken moet je je ervan bewust zijn dat end-to-end-encryptie niet altijd client-to-client betekent, en dat dat type versleuteling niet voor alle functies en overdrachtsmethoden geschikt is.
Bij Nextcloud Talk, Webex en de Skype-app kan dat echter voor specifieke doeleinden worden ingeschakeld. Bij Zoom en BBB zijn zowel breakoutrooms als whiteboards beschikbaar. Als je regelmatig grotere vergaderingen moet houden, over de nodige IT-infrastructuur beschikt en bereid bent daar een beetje tijd in te steken, kun je een eigen server opzetten. Dat kan met BigBlueButton, Jitsi, Nextcloud Talk en met Stackfield, en met elk videoconferentieprogramma dat ‘on-premise’ beschikbaar is.
Teams en Zoom bieden het grootste scala aan functies, en die laatste is momentaal hard aan het werk aan betere veiligheidsmaatregelen.
Literatuur
[1] Noud van Kruysbergen, Videoconferenties in eigen beheer, c't 6/2020, p.59
[2] Johannes Endres en Noud van Kruysbergen, Privé-videoconferenties met Nextcloud Talk, c't 10/2020, p.68 [3] Liane M. Dubowy en Noud van Kruysbergen, Virtuele webcam voor videoconferenties met OBS Studio,
c't 9/2020, p.122
[4] Marvin Strathmann, Jörg Wirtgen en Marco den Teuling, Android- en iOS-apparaten als webcam voor je pc
gebruiken, c't 10/2020, p. 98