Archiveren voor bedrijven: een verplichte taak

De wetgever legt bedrijven een hele reeks verplichtingen op voor het omgaan met bedrijfsgegevens. Daarbij gaat het aan de ene kant om gegevensbescherming en anderzijds archivering. Voor de administratie van een onderneming geldt dat alle gegevens 7 jaar bewaard moeten worden. Ook voor de fiscale bewaarplicht geldt die termijn, voor facturen is dat meestal 7 en soms tot 10 jaar. Afhankelijk van de sector, de grootte en de omzet van het bedrijf kunnen er verschillende regels gelden, maar geldt volgens de Belastingdienst altijd “Volgens de fiscale bewaarplicht moet u alles wat van belang is voor de bedrijfsvoering bewaren. En wel in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie. [...]. Bij een controle moeten wij uw programma’s en bestanden kunnen gebruiken. Alleen afdrukken bewaren is niet voldoende!” Digitale documenten moeten dus ook digitaal worden bewaard in hun oorspronkelijke – ongewijzigde, ‘revisievrije’ – vorm.

Wat ingewikkeld klinkt, is bij een goede planning echter goed te doen: voor de gewone kantoorbestanden en gescande documenten zijn er ook voor kleine bedrijven betaalbare documentbeheersystemen en tools voor een revisievrije archivering van e-mails. Een certificaat van de fabrikant is geen voldoende bewijs voor de revisieveiligheid. Het naleven van de juiste regels is altijd de verantwoordelijkheid van de betreffende onderneming. Die doet er dus goed aan zijn procedure te documenteren: hoe verloopt de gegevensopslag precies, wie heeft daarbij welke plichten en toegangsrechten.