Je volle inbox onder controle krijgen
Ben je een tijdje met iets anders bezig geweest, staan er alweer een paar nieuwe mails in je mailprogramma die allemaal wat van je willen. Het lijkt zwemmen tegen de stroom in, maar met de juiste strategieën kun je die overvolle mailboxen te lijf en tijd en zenuwen besparen.
Ondanks allerlei nieuwe communicatievormen is e-mail nog steeds het belangrijkste digitale communicatiemiddel bij uitstek, en dan vooral in de zakelijke en professionele omgeving. In tijden van corona en thuiskantoor is het voor velen zelfs de enige manier van (zakelijke) communicatie. Afhankelijk van de communicatiecultuur van collega’s, bazen, klanten en partners, wordt de inbox van je mailprogramma een serieuze productiviteitsblokkade. Dat hoeft echter helemaal niet.
HET JUISTE RITME
Een van de beste richtlijnen voor het omgaan met e-mail is hetzelfde als voor je eetgedrag: doe het regelmatig, maar niet de hele tijd. Wat precies ‘regelmatig’ is, hangt af van de werkplek. Werk je rechtstreeks met klanten en is e-mail het belangrijkste ontvangstkanaal, dan is de mailbox zeker altijd open en zichtbaar. Maar op de meeste andere werkplekken is een schema van ergens tussen één keer per uur of één keer per dag gepast. Dan verwerk je alle e-mails die in de tussentijd binnengekomen zijn en daarna kun je het postvak weer sluiten en je wijden aan de prioriteiten van de dag.
Dat helpt om te voorkomen dat al die schijnbaar dringende boodschappen voorrang krijgen op de echt belangrijke doelen van een dag. Voor een vast tijdsbestek per week van ten minste één uur, maar liever nog drie achter elkaar, moet je tijd inruimen voor een volledige mailonthouding. Dat gebruik je om de op het programma staande onafgewerkte dingen weg te werken of om bezig te zijn met belangrijke zaken waar je rustig voor moet kunnen gaan zitten. Gedurende die tijd moet je alle meldingen uitzetten om gefocust te kunnen blijven. Misschien kun je ook met een collega afspraken maken om elkaar twee uur per week te beschermen tegen alle ongeregeldheden. Dat werkt beter dan je op het eerste gezicht zou denken, en de voordelen zijn enorm.
Er is iets verloren gegaan in onze gedigitaliseerde wereld, en dat is het ritme van alledag met start-, eind- en pauzetijden. Dat geldt ook voor het ritme van de week met het weekend, en vaak komen ook de vaste wekelijkse teamvergaderingen te vervallen – en dat niet alleen in coronatijd. Maar mensen hebben die ritmes nodig om hun weg te vinden in en uit de werksfeer. Het aanbrengen van structuur en grenzen aan het e-mailvolume is een stap in de goede richting.
Afhankelijk van de communicatiecultuur binnen een bedrijf biedt dat geen bescherming tegen een overvolle inbox die moet worden weggewerkt. Voor het omgaan met de inbox zijn verschillende en soms zeer individuele strategieën. Globaal gezien kun je die echter onderverdelen in twee methoden. De ene is de ‘filer’, die de mails zorgvuldig sorteert in een mappenstructuur met als doel de inbox overzichtelijk en in het ideale geval zelfs leeg te houden. De andere is de ‘piler', die daarentegen alles wat er in de inbox staat daar laat staan om het als kennisarchief en projecthistorie te gebruiken.
INBOX ZERO
In 2007 heeft Merlin Mann een lezing over het beter omgaan met overvolle inboxen gegeven en gepubliceerd. Hij heeft zich bij zijn methode laten inspireren door David Allens zelforganisatiebijbel ‘Getting things done’. De methode werd bekend als ‘Inbox Zero’.
Het concept volgt een dwingende logica: er is slechts een beperkt aantal acties of verwerkingsstappen voor een e-mail. De eerste keer dat je er naar kijkt, beslis je over de volgende verwerkingsstap. Als die minder dan drie minuten gaat duren, voer je hem meteen uit. Het doel is om alleen ongelezen – wat dan ook synoniem is voor onbewerkte – mails in je inbox te hebben.
Geen dingen die irrelevant zijn, geen dingen die op een antwoord wachten en geen dingen die eigenlijk gearchiveerd zouden moeten worden.
Om dat te bereiken, neem je voor elke mail een beslissing, die eventueel gevolgd wordt door een bepaalde actie:
Verwijderen of archiveren. Doe dat meteen als er niets met een bericht gedaan hoeft te worden. Bewaar het of niet. Merlin Mann raadt één enkele opslagplaats aan voor alle e-mails die het waard zijn om te bewaren. Een kleine mappenstructuur is natuurlijk ook mogelijk, maar maakt het beslissingsproces over wat er moet gebeuren weer complexer.
Delegeren of doorsturen. Als een actie die bij het bericht hoort niet door jou zelf, maar door iemand anders moet of kan worden uitgevoerd, stuur de mail dan door – en verwijder het inkomende bericht dan meteen uit je Postvak IN. Waar mogelijk of nuttig kun je dat automatisch laten gebeuren met een regel of in Outlook via de ‘Snelle stappen’.
Beantwoorden. Alleen als dat nodig is. Niet elk bericht vraagt immers om een antwoord. Een bedankje kan ook persoonlijk worden uitgesproken tijdens het volgende telefoongesprek of de volgende vergadering. Als het toch per e-mail moet: een enkele regel is niet onbeleefd, maar vaak passend.
Inplannen. Zo niet nu, wanneer dan wel? Maak een beslissing en verplaats of markeer het bericht op de agenda of een taaktool en sla het op in een map.
Uitvoeren. Voer de aan de e-mail gekoppelde actie meteen even uit en verwijder de e-mail vervolgens.
Daarna zijn alle verwerkte berichten uit je inbox verdwenen, oftewel Inbox Zero. Dat heeft een zeer positief effect op de meeste mensen: het werk is gedaan, je hebt de dingen onder controle. Er liggen geen verrassingen op de loer in het deel van de inbox dat je uit het oog hebt verloren.
De haalbaarheid daarvan staat of valt met de verhouding tussen de hoeveelheid te verwerken e-mails en de tijd die je aan je bureau werkt. In principe geldt: de beste manier om grip te krijgen op de overvolle inbox is met een e-mailprogramma voor desktop-pc of laptop. Daarbij bieden veel mailprogramma’s voor smartphones ook de nodige hulpmiddelen, maar die zijn veel onhandiger te gebruiken.
INBOX ALL
Veel mensen nemen niet de moeite om hun inbox systematisch te verwerken. De ‘pilers’ laten gewoon alles in de inbox staan, ongeacht de prioriteit of de status van de verwerking. De inbox is meteen ook een to-do-list, de afgewerkte taken kun je terugzien in de verzonden items.
Die aanpak, die je ‘Inbox All’ zou kunnen noemen, lijkt redelijk chaotisch en werkt voor veel aanhangers ervan niet ideaal. Toch kan het niet organiseren van de inbox ook een legitieme strategie zijn. Het vergt echter een intensief en kundig gebruik van de zoekfunctie.
Vrijwel alle mailclients hebben een full-text search, die vaak wel tot het gewenste resultaat leidt. De betere programma’s maken doelgerichter zoeken mogelijk met een wat meer uitgebreide zoekfunctie. Vuistregel: Als je op de lijst met zoekresultaten nog moet scrollen, heb je niet goed gezocht. Je weet meestal nog wel meer over het bericht dat je wilt vinden dan alleen een trefwoord, zoals de afzender, of het zoekwoord in het onderwerpregel staat, of het bericht een bijlage had en of dat het een specifieke term of naam juist niet bevat.
De Booleaanse operatoren werken bij veel systemen zeer goed. De syntaxis is meestal: een spatie voor en na de operator, de operator zelf in hoofdletters, bijvoorbeeld ‘zoekwoord1 NOT zoekwoord2’.
Als je de voorkeur geeft aan de Inbox Allstrategie, moet je zeker goed oefenen met het efficiënt gebruik van de zoekfunctie. Anders zul je steeds weer eeuwigheden kwijt zijn aan het door eindeloze lijsten scrollen om specifieke berichten te vinden. Dan zul je het grootste deel van de tijd kwijt zijn met mails waar je op dat moment niet naar op zoek bent. En dat kost niet alleen tijd, maar vooral zenuwen.
VLAGGEN, STERREN, LABELS
De Inbox All-strategie is ongetwijfeld makkelijker dan het zorgvuldig sorteren van elk relevant bericht. Maar het brengt ook het gevaar met zich mee dat belangrijke dingen in de massa verloren gaan. Om dat te voorkomen, is ten minste één vorm van labeling nodig. Elk mailprogramma biedt dat aan,
in ieder geval in de vorm van een individuele markering. Het uiterlijk en de benaming verschilt per programma. In Outlook is het bijvoorbeeld een rode vlag, die je kunt toevoegen via een pictogram op de berichtlijst, via het contextmenu (Opvolgen) of op het Start-lint bij Labels.
Bij Mozilla Thunderbird krijgen de via het contextmenu met ‘Markeren / Ster toevoegen’ gemarkeerde mails een sterretje. Sommige mailclients staan extra, meestal gekleurde en vrij definieerbare markeringen toe. Bij Thunderbird worden ze labels genoemd, net als bij eM Client. Bij Outlook zijn er categorieën voor dat doel, maar alleen in combinatie met een Microsoft-mailaccount of een Exchange-mailserver.
Een andere manier om te voorkomen dat belangrijke mails in de krochten van de inbox verloren gaan, is – voor zover die beschikbaar is bij de mailclient – de tijdgestuurde automatische herindeling. Sommige mensen zetten een gelezen mail bijvoorbeeld terug op de status ‘ongelezen’ als daar later nog wat mee gedaan moet worden.
De harde waarheid is: het maakt niet uit wat je doet – aan het eind van de dag moeten er gemiddeld minstens evenveel taken (mails die actie vereisen) van de lijst verdwenen zijn als dat er nieuwe zijn toegevoegd. Als dat niet het geval is, zal geen enkele methode op de lange termijn werken.
HELEMAAL GEEN MAPPEN?
De Inbox All-methode kan voor sommige werkscenario’s te radicaal zijn. Hij kan echter ook worden aangevuld met specifieke mappen. Het ligt er uiteindelijk aan welke soort communicatie daadwerkelijk uitsluitend via e-mail wordt gevoerd.
Bij projectmatig werken heb je vaak een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) dat alle relevante processen in kaart brengt. Verkoopafdelingen hebben vaak een CRM-systeem (Customer Relations Management) waarin alle informatie over klanten wordt opgeslagen. Dan bevatten de inboxen vooral de alledaagse kleine dingen. Als de inhoud van een mail in een team moet worden besproken, kan het bericht naar een gemeenschappelijke locatie worden gestuurd – bijvoorbeeld naar een OneNote-notitieblok. Dan hebben de berichten die in de mailbox blijven staan niet veel aandacht meer nodig.
Die situatie is anders wanneer e-mail wordt gebruikt om informatie over te brengen die relevant is op de lange termijn en die niet meteen aan een gemeenschappelijk projectnummer of andere metadata kan worden gekoppeld. In dat geval worden een aparte opslagmap en het handmatig of op regels gebaseerd automatisch opslaan aanbevolen.
Bouwprojecten zijn daar een voorbeeld van. De informatie is afkomstig van verschillende externe bronnen: de architect, het bouwbedrijf, de openbare nutsbedrijven. Die informatie heeft geen duidelijk algemeen kenmerk dat gebruikt kan worden voor een zoekopdracht. Dat moet dus handmatig worden toegevoegd. De berichten blijven op de lange termijn relevant en moeten dus zorgvuldig gearchiveerd worden – in ieder geval voor een deel. Daar is een archiefmap, die na afloop van een project of het bereiken van een mijlpaal permanent gearchiveerd kan worden, nog steeds het middel bij uitstek voor.
E-MAIL VANDAAG EN MORGEN
Elke methode om de stortvloed aan berichten in je inbox aan te pakken, vraagt om een geschikte tool, oftewel een mailclient die de nodige tools bevat. Bij de vergelijkende test in het artikel hierna hebben we de organisatorische functies van veel mailclients eens onder de loep genomen. In het artikel daarna laten we zien hoe nieuwe diensten het oude medium e-mail nieuwe betekenis geven.