E-mails opslaan en archiveren
Je inbox en de mappen van je e-mailclient bevatten vaak waardevolle gegevens. Het is geen slecht idee om er van tijd tot tijd een back-up van te maken.
Voor veel gebruikers is niet de directory met hun werkdocumenten de belangrijkste en waardevolste verzameling informatie, maar de mailboxen en mappen in de e-mailclient. Die dienen vaak als project- en contacthistorie, en zelfs als bestandsopslag in de vorm van bijlagen die verder nergens zijn opgeslagen.
Eigenlijk hoef je je niet al te veel zorgen te maken over deze gegevens. Bij e-mailaccounts die via IMAP of Exchange werken staat alles veilig op de mailserver, meestal bij een grote provider, die er regelmatig een back-up van maakt zodat alles beschermd is tegen eventuele problemen op je eigen computer.
De mailprovider is dus de schatbewaarder en de e-mailclient is de toegangspoort. Toch is het hier volledig op vertrouwen geen veilig idee. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als je provider je account blokkeert of als je het gewoon wilt verhuizen? Of wat als de e-mailclient net dwarsligt wanneer je dringend informatie nodig hebt uit een oude e-mail?
Minimaal één lokale back-up van alle e-mails en mappen is een goed idee, liefst in een formaat dat elke e-mailclient kan lezen of, nog beter, waarvan de inhoud indien nodig bekeken kan worden zonder een e-mailclient. Het goede nieuws is dat dit kan met bijna elke e-mailclient, ook al gaat het niet automatisch. Er is ook slecht nieuws: er is geen universele manier om een back-up te maken van losse berichten, hele mappen en complete mapstructuren en er is sprake van verschillende bestandsformaten. Die bekijken we eerst.
FORMATEN
De formaten waarin e-mails en mappen kunnen worden geëxporteerd, zijn daarbij te verdelen in
twee groepen. De ene omvat formaten zoals PST, MBOX, EML en MSG. Deze bestanden kunnen ook zonder verlies weer in een e-mailclient geïmporteerd worden. Algemene formaten zoals PDF of HTML zijn ideaal voor eenrichtingsarchivering, onafhankelijk van de software en het platform.
OST, PST: Binaire, eigen formaten van Microsoft Outlook. OST is geïntroduceerd met Outlook 2016 en wordt alleen gebruikt met IMAP- en Exchangeaccounts. OST-bestanden dienen als een lokale offline cache voor berichten die zijn opgehaald van de mailserver. Outlook beheert OST-bestanden zelf en staat export of import niet toe.
Ze zijn daarom niet geschikt als gegevensback-up of voor migratie. Met PST-bestanden ligt het anders. Deze dienden in eerdere Outlook-versies als lokale opslag voor berichten, inclusief bestandsbijlagen, afspraken, taken en contacten, totdat ze grotendeels werden afgelost door de genoemde OST-bestanden. Outlook blijft PST-bestanden alleen gebruiken voor POP3-mailboxen, en voor import en export.
In Outlook kun je de inhoud van mappen, inclusief geneste structuren, exporteren als PST-bestanden en ook opnieuw inlezen. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om e-mails op een POP3-, IMAP- of Exchange-account. PST-bestanden zijn dus heel geschikt voor gegevensback-up.
Een probleem is dat het een binair formaat is dat alleen door Outlook zelf gelezen kan worden en door een paar andere e-mailclients (zoals Thunderbird met de add-on ImportExportTools NG en eM Client [1]) en een paar speciale programma’s (zoals MailStore, daarover later meer).
MBOX: net als het PST-formaat van Outlook kan een MBOX-bestand complete mapstructuren opslaan, met alle berichten. MBOX komt oorspronkelijk uit de UNIX-wereld en verschilt van PST op één essentieel punt: MBOX-bestanden zijn in tekstformaat en kunnen ook zonder e-mailclient met elke editor worden gelezen.
Dat vraagt wel veel werk, want de berichtteksten zitten verstopt tussen metadata, HTML-code en grote blokken tekst met willekeurig lijkende tekens. Die laatste zijn ingesloten bestanden, die met Base64 gecodeerd zijn in afdrukbare tekens. Bijna alle e-mailclients (met uitzondering van Outlook) kunnen MBOX-bestanden importeren en ze in hun oorspronkelijke berichtvorm met bijlagen terugbrengen. Verder zijn er een aantal MBOX-viewers op internet te vinden, hoewel de gratis versies meestal beperkt zijn. De flexibiliteit en het feit dat het veel wordt gebruikt zorgen dat MBOX het zinvolste backupen archiefformaat is voor e-mails.
EML: net als bij het MBOX-formaat bevatten EML-bestanden e-mailberichten in tekstvorm, met headers, opmaak, HTML-code en bijlagen in Base64. Elk EML-bestand bevat echter altijd maar één bericht. Het formaat wordt bijvoorbeeld gebruikt door Thunderbird. Interessant is dat Outlook Express, dat al lang is afgedankt, ook met EML-bestanden kan werken. De Outlook-versies van Microsoft Office ondersteunen het formaat echter niet.
MSG: de Outlook-tegenhangers van EML zijn MSG-bestanden, die bijvoorbeeld worden gemaakt als je een bericht vanuit Outlook naar een map of het bureaublad sleept en neerzet of wanneer je Bestand / Opslaan als kiest.
Net als PST is MSG een binair formaat, dat je alleen in Outlook kunt openen. Als je een dergelijk bestand in een teksteditor laadt, zijn de tekst en de
headers echter goed leesbaar tussen de blokken met speciale tekens. Met bijvoorbeeld het programma E-Mail-Converter (zie de link op de pagina hiernaast) kun je van EML naar MSG converteren en omgekeerd.
PDF: op zich zouden PDF-bestanden een uitstekend archiefformaat kunnen zijn voor e-mails, omdat ze platformonafhankelijk zijn en door veel programma’s gelezen kunnen worden.
Weliswaar exporteert alleen Thunderbird mapinhoud met behulp van een geschikte add-on als PDF (waarover later meer), maar bij andere clients kun je een PDF-printer gebruiken. Windows 10 levert er zelfs eentje mee (Microsoft Print to PDF).
Die methode is echter niet feilloos. Zo ontbreekt niet alleen nog te laden externe inhoud (afbeeldingen), maar ook de bijlagen. Volledige mapstructuren kun je niet exporteren met een PDF-printer, hoogstens alle berichten in één map. Afhankelijk van de e-mailclient wordt dan één groot PDF-document aangemaakt (bijvoorbeeld bij Outlook) of je moet dan bij elk los bericht een bestandsnaam gaan opgeven. E-mails opslaan als PDF is eenrichtingsverkeer als het om archivering gaat; de pfd’s kunnen niet weer in een e-mailclient worden geïmporteerd.
De opties en formaten die beschikbaar zijn voor het exporteren en importeren van berichten, mappen en volledige mapstructuren van een account zijn afhankelijk van de gebruikte e-mailclient [1].
MICROSOFT OUTLOOK
Intern gebruikt Outlook het PST-formaat voor POP3-accounts. Om een back-up te maken van de mappen van een POP3-account is het daarom voldoende om kopieën te maken van de bijbehorende PST-bestanden.
Je vindt hun opslaglocatie in Outlook onder ‘Bestand / Accountinstellingen / Accountinstellingen’ op het tabblad Gegevensbestanden. De exportfunctie van Outlook, waarmee je ook een selectie kunt maken van de te exporteren mappen, is veel handiger en ook geschikt voor IMAP- en Exchangeaccounts.
Kies ‘Bestand / Openen / Importeren/Exporteren’ en in het volgende venster voor ‘Naar een bestand exporteren’. Klik op Volgende en selecteer Outlook-gegevensbestand (.pst) en in het volgende venster de gegevens die je wilt exporteren. Je kunt een volledig account selecteren, of individuele mappen met of zonder submappen. De exportgegevens kunnen verder gespecificeerd worden met de knop Filter, bijvoorbeeld om te filteren op een tijdsperiode. Geef ten slotte de opslaglocatie op en de bestandsnaam op en start de export met Voltooien.
Het gegenereerde PST-bestand kan later weer geïmporteerd worden in Outlook. Enkele andere programma’s ondersteunen het formaat ook.
MOZILLA THUNDERBIRD
In de basisconfiguratie mist Mozilla Thunderbird ook in de huidige versie 78 de mogelijkheid om volledige mapstructuren te exporteren. Alleen losse berichten (of meerdere, die je dan selecteert met Ctrl+A) kunnen in het EML-formaat opgeslagen worden.
Klik daarvoor met de rechtermuisknop op het betreffende bericht (of een van de geselecteerde berichten) en selecteer ‘Opslaan als’ in het contextmenu. Na de selectie van een doelmap komen alle geselecteerde berichten daarin terecht als losse EML-bestanden met hun onderwerpregel als bestandsnaam.
Om volledige mapstructuren en -inhoud te exporteren, heb je de add-on ImportExportTools NG nodig. Je kunt die vanuit Thunderbird toevoegen via ‘Extra / Add-ons’. Daarna zie je meer opties via ‘Extra / Add-on-opties / ImportExportTools NG’ en in de contextmenu’s van accounts en mappen in de navigatielijst. Ook kun je MBOX-bestanden importeren en exporteren en veel aanpassen zoals de opbouw van bestandsnamen en automatische backups.
Losse mappen zijn te exporteren of exporteren als .zip en kunnen niet alleen in MBOX-formaat worden opgeslagen, maar ook als aparte PDF-, HTML- of tekstbestanden, eventueel met bijlagen. Ze komen terecht in aparte submappen met links (HTML) of met pad- en bestandsnamen (TXT) in de respectievelijke berichten. Bij het exporteren naar PDF gaan ze echter verloren.
EM CLIENT
eM Client met zijn vele functies staat het importeren toe van MBOX- en PST-bestanden, maar niet het exporteren naar die bestandsformaten. Losse berichten of berichten die als een groep zijn geselecteerd,
kun je echter in het EML-formaat opslaan via ‘Menu / Bestand / Exporteren’.
Dat werkt ook met complete e-mailaccounts en alle mappen die ze bevatten, die je bij het exporteren alleen nog elk afzonderlijk hoeft te selecteren. In de doelmap worden dan overeenkomstige submappen gemaakt voor de EML-bestanden. Er is ook een geïntegreerde back-upfunctie voor volledige accounts, maar die maakt alleen een back-up in het databaseformaat dat eM Client ook gebruikt voor interne gegevensopslag. Als je een enkel MBOXbestand wilt archiveren, moet je dit doen met een andere client of anders met Mailstore Home (zie verderop).
WEBMAIL
In plaats van een speciale e-mailclient gebruiken veel mensen webmail, dus het browser-front-end van de mailprovider. Ze bieden niet allemaal de mogelijkheid om kopieën van berichten en mappen te downloaden. Raadpleeg bij twijfel de helpfunctie van de mailprovider of gebruik een e-mailclient voor de export, of Mailstore Home.
Twee van de populairste services, Gmail en Outlook.com, staan downloaden toe maar hebben de bijbehorende functie wel een beetje verborgen. Voor Gmail-gebruikers gaat dat via de pagina takeout.google.com. Hiermee kun je veel persoonlijke Google-gegevens downloaden, zoals foto’s, Android-instellingen en de YouTube-geschiedenis.
Omdat je alleen de e-mailmappen wilt downloaden, klik je eerst op Selectie van alle items ongedaan maken, rechts bovenaan de lijst met services, scrol je omlaag naar E-mail en je vinkt dat vakje aan. Onder aan de lijst klik je op Volgende stap, selecteer je vervolgens ‘Eén keer exporteren’ en het archiefformaat (ZIP) en eventueel een bestandsgrootte.
Na een klik op Export maken komt er (na enkele uren of zelfs dagen) een e-mail in je Gmail-inbox met een downloadlink voor het gezipte MBOXbestand. Overigens stuurt Gmail eerst nog een melding dat het archief van je gegevens is aangevraagd, en waarschuwt je om eventueel je beveiliging te controleren als je niet zelf de persoon was die het archief heeft aangevraagd.
Gebruikers van een Microsoft-mailaccount klikken in de webmail op het tandwiel rechtsboven en vervolgens helemaal onderaan op Alle Outlook-instellingen weergeven. Selecteer in het volgende venster linksboven eerst Algemeen en dan voor ‘Privacy en gegevens’. Klik dan rechts op ‘Postvak exporteren’. Net als bij Google krijg je dan een e-mail met een downloadlink voor een ingepakt PSTbestand, iets wat volgens Microsoft ook tot wel vier dagen in beslag kan nemen.
APPLE MAIL
In de e-mailclient van macOS is het exporteren en importeren van complete accounts met alle mappen heel eenvoudig. Klik in de lijst links met de rechtermuisknop op het account in kwestie, selecteer ‘Exporteer postbus’ en kies een opslaglocatie in het volgende dialoogvenster. Apple Mail slaat altijd op in het MBOX-formaat en kan dergelijke bestanden ook importeren via ‘Archief / Importeer postbussen’.
HANDIGE BACK-UP MET MAILSTORE HOME
Naast de export- en back-upopties van de e-mailclients zelf die we hebben besproken, is er in ieder geval voor Windows-gebruikers een handige oplossing met een extern programma.
Mailstore Home (zie de link hiernaast), is gratis voor privégebruik, haalt berichten en mappen inclusief bijlagen op uit lokale back-upbestanden (PST, MBOX, EML, MSG), uit Thunderbird- en Outlook-profielen en zelfs (als je de inloggegevens invoert) rechtstreeks van je mailserver.
De geïmporteerde inhoud wordt opgeslagen in een lokale SQLite-database en kan met het programma op dezelfde manier worden bekeken als in een e-mailclient. Mailstore Home heeft ook een krachtige zoekfunctie.
Je kunt verschillende profielen aanmaken en zo bijvoorbeeld meerdere e-mailaccounts naar de database overzetten. Afhankelijk van de grootte van de mailboxen kan de eerste import lang duren, maar de volgende imports gaan aanzienlijk sneller omdat het programma alleen de wijzigingen synchroniseert. Omgekeerd kun je e-mails vanuit MailStore Home exporteren, bijvoorbeeld rechtstreeks naar een mailserver, naar een client of naar een PST-bestand of losse MSG- of EML-bestanden.
Tip: ook als je Mailstore Home al op je computer hebt geïnstalleerd, start dan nog een keer het installatieprogramma en kies voor de optie om een portable versie te maken. Die kun je het beste samen met reservekopieën van de Mailstore-database op een externe schijf neerzetten.
Literatuur
[1] Jo Bager, Holger Bleich, Sylvester Tremmel, Stefan Wischner en Alieke van Sommeren, Acht desktop-mailclients getest, c’t 03/2021, p.80