Øst politidistrikt mangler kontroll på bevismateriale
Øst polItIDIstrIkt HAr IkkE HAtt ovErsIkt ovEr BEvIsmAtErIAlE FrA ElDrE strAFFEsAkEr, vIsEr En tIlsynsrApport FrA ArkIvvErkEt.
Isommer dro Arkivverket på tilsyn for å sjekke arkivrutinene i Øst politidistrikt. Resultatet er en bunke pålegg til politiet etter flere overraskende funn.
I tilsynsrapporten heter det blant annet at:
→ Store mengder digitalt lydog bildemateriale fra straffesaksarkivet lagres på enheter som ikke er varige. Det lagres på CD-er, DVD-er, minnepinner, disketter og VHS.
→ Det kan dreie seg om rundt 130.000 lagringsenheter. De eldste kan vaere fra 1990-tallet. I enkelte tilfeller har politiet trengt teknisk bistand for å få tilgang til informasjon på CD-er.
→ Det finnes ikke oversikt over materialet. Det oppbevares stort sett usystematisk.
→ Det finnes ikke rutiner for å overføre materialet til mer varige lagringsmedier. Sikkerhetskopier er ikke vanlig praksis.
Arkivverket finner videre at arkivplanene er uklare. Politidirektoratet eller andre nasjonale organer har ansvar for arkiver og registre, men det slås ikke fast hvem som har ansvar for arkivene i nedover i politiet.
Mener materiale kan avdekke justismord. Kjetil Reithaug er fagdirektør i Arkivverket. Han sier at de vanligvis finner avvik når det kommer til administrative rutiner og systemer. Men det de fant når det kommer til Øst politidistrikts behandling av bevis, var overraskende for ham.
– Vanligvis har man for eksempel ikke rukket å avlevere alt materiale fra til sakssystemene. Men her gjelder det bevismateriale som tilsynelatende ligger litt løst rundt omkring, sier Reithaug.
Arkivverket har tidligere hatt tilsyn med politidistrikter uten lignende funn. Reithaug kan likevel ikke utelukke at det skjer også andre steder.
– Det som er ekstra skremmende, er at de ansatte sier at de ser dette selv. De sier at det er ille, men så blir det likevel ikke ryddet i. Her finner vi feil på det som virkelig er en del av kjerneoppgavene i politiet. Det er snakk om bevis som kan bidra til å oppklare saker og avdekke justismord. De sier de har et system dette skal inn i, men at de ikke har fått gjort det for store mengder materiale, sier Reithaug.
Neste år skal Arkivverket ha tilsyn i flere politidistrikter.
– Da vil vi se på om dette er gjennomgående, eller om det er lokale variasjoner. Det er ikke alltid klart for de forskjellige distriktene hva Politidirektoratet og de selv er ansvarlige for når det gjelder forvaltning av dokumentasjon og hvilke tjenester distriktene skal få.
Øst politidistrikt vil rydde opp. Arkivverket gir Øst politidistrikt et halvt år på å lage en oppdatert arkivplan og halvannet år på å sikre bevismaterialet.
Karin Ingerid Bøe er arkivleder i Øst politidistrikt. Hun skriver til Aftenposten at man i dag lagrer bevismateriale digitalt i det som kalles «Mediabanken». Før var det CD-er, DVD-er og minnepinner som gjaldt.
– Hvorfor har man ikke oversikt over dette?
– Distriktet har og har hatt svaert mange straffesaker. De tre tidligere politidistriktene har hatt forskjellige rutiner for å registrere og arkivere det digitale materialet. Etter innføring av Mediabanken i 2019 er felles rutiner for lagring innført, svarer Bøe.
Hun opplyser at politiet i Øst nå jobber med å få overført det eldre bevis til Mediabanken, samt lage en ny arkivplan.
– Har man hatt tilfeller der man ikke har fått tak i eller fått benyttet eldre bevis?
– Så langt jeg vet har vi klart å få tak i innhold på eldre CD og DVDer. Vi har ved enkelte tilfeller fått teknisk bistand fra IKT-avdelingen til dette, svarer Bøe.
❝ Det er snakk om bevis som kan bidra til å oppklare saker og avdekke justismord Kjetil Reithaug er fagdirektør i Arkivverket