Det viktigste du treng er er en innboks
Samler du ting på hylla rett innenfor ytterdøra, i kontorskuffene, på stuebordet eller i kjøkkenskuffen? Innboksen er alle samlesteders mor.
Getting Things Done (GTD) er en metodikk for personlig produktivitet utviklet av David Allen og bygger på fem prinsipper. I dag skal jeg gi dere et innblikk i første del, Å SAMLE, der alt samles i innbokser.
Du starter dette steget med å tømme hodet. Dette har jeg skrevet om tidligere, men det er såpass viktig at det kan ikke gjentas for ofte. Du tømmer hodet for dine forpliktelser, det som må gjøres, det du tenker du skal gjøre en gang i fremtiden, og det som ikke skjer av seg selv. En speedtømming er lurt når det bråker i tankene. Hvor ofte? Når du trenger det.
Fang gjøretanken
Fang «gjøretanken». Gjøretanken er tingen du må huske å gjøre som dukker opp i tankene. Du fanger tanken idet den dukker opp. Den telefonen du kommer på at du skulle tatt, den e-posten du bare må huske å sende, bursdagen rett rundt hjørnet, budsjettfrist, spesialbatteriet som må kjøpes … Samle det, skriv det ned kjapt, og her trenger du noe å samle med, et samleverktøy.
Et typisk samleverktøy kan for eksempel vaere en notatblokk, digital eller papir, talemelding til deg selv, og gule lapper. Jeg elsker gule lapper.
I tillegg samler vi en del løsøre. Så da kan samleverktøy vaere veska, lommeboken eller en bag. Men hva nå? Hvor samler du nå det du har tømt både hodet, lommeboka og veska?
Jo faerre samlesteder, jo bedre
Noen samler på tilfeldige steder. Kanskje på hylla rett innenfor ytterdøra, i kontorskuffene, på stuebordet, eller hva med kjøkkenskuffen? Samler du ett sted, eller flere? Tenk kjapt gjennom alle stedene du legger ting fra deg. Kan du endre på noe? En gjennomgang gjør deg klar over stedene du samler, og du kan velge hvilke steder du vil bruke i fremtiden. Jo faerre jo bedre.
Det viktigste du trenger er en innboks. Innboksen er alle samlesteders mor. Da snakker jeg ikke om e-post-innboksen som samler for deg, av seg selv, eller andre digitale innbokser du måtte ha. I dag fokuserer jeg på fysisk innboks, der du samler ting før du gjør noe. Merk deg: før du gjør noe. Du trenger en på jobben og en i heimen, og når du skaffer til heimen, så fiks en til hver av husstandsmedlemmene samtidig.
Innboksen gjør det mye lettere å sortere. For la oss bare innse det. Vi samler hele tiden smått og stort, viktig og uviktig. Møtenotater, parkeringsbilletter, små lapper med informasjon, artikler vi ønsker å lese, fakturaer, gamle lapper, aviser og mye mer. Og så har vi jo den daglige posten, info fra skolen, kvitteringer og annet småtteri som dukker opp i løpet av en dag. Legger du det i innboksen har du ett sted for alle dine løse tråder, og har hver og en i familien hver sin innboks så får rett person lett oversikt over sine ting.
Kaste et blikk mot den jevnlig
Bruk litt tid på å plassere den fysiske innboksen på rett sted, og å etablere en fast rutine. Er innboksen synlig, begynner du å bruke den. Står den i boden eller bak en dør, så blir den ikke brukt – jeg snakker av erfaring. Det gjelder også å kunne kaste et blikk mot den jevnlig, slik at du får kjapp oversikt over hvor mye som ligger der.
Et sted jeg skriver opp mye, er på kjøkkenet. Jeg står på kjøkkenet og lager mat, og så går det tomt for en ingrediens. Jeg har en notisblokk og blyant i kjøkkenskuffen, og vips, så har jeg notert det, og jeg kan fortsette med det jeg holdt på med uten å tenke mer på det.
Klok av skade har jeg slutta med digital handleliste. Tidligere åpna jeg mobilen for å legge inn ting på lista, og der var det flere uleste meldinger. Jeg svarte på en melding, så tok jeg en til, og da var jeg i gang. Jeg forsvant inn i mobilens digitale sug, der den ene tingen som skulle på handlelista ble til femten diverse medier-svar. Plutselig var maten kald, eller verre: svidd.
Hvor som helst
Med hjemmekontor, dukker viktige gjøretanker opp hvor som helst i heimen. Og jeg vil fange dem når de dukker opp, og samtidig unngå å bruke mobilen som notisblokk. Med notisblokker rundt omkring i huset kan jeg skrive ned oppgaven umiddelbart, og samtidig raskt fortsette med det jeg holdt på med.
Vi snakker stadig vekk om ønsker og behov mens vi spiser. Derfor, med penn og papir lett tilgjengelig kan det som er viktig skrives ned. Voilà, vi kan la skrav
la gå videre, uten at husketrollet gnager i hodet.
De gangene jeg lar vaere å samle oppgavene som dukker opp, flytter de inn igjen i hodet mitt. Noen som kjenner seg igjen i å stadig vekk tenke på olivenoljen du må huske å kjøpe på butikken? Sjansen for at olivenoljen trenger å ta så stor plass i hodet ditt, er liten. Og er det noe vits i å gå rundt med kattemat, ubesvarte e-poster og olivenolje i hodet? Jeg vil heller ha god plass til strategitenkning og idémyldring.
Tenk på deg selv som en kirurg
Tenk på deg selv som en kirurg som må vaere til stede i øyeblikket og kvitte seg med alle forstyrrende tanker som ikke trenger å vaere der til enhver tid. Vi kan jo ikke ha leger som tenker på at de må huske å kjøpe kjøttkaker på vei hjem, mens de opererer.
Essensen ved samlesteget er altså kun å samle ting, du skal ikke gjøre noe med det. Du skal ikke ta stilling til hvor mye jobb det er, ei heller når du skal gjøre det, eller noe annet. Kanskje det til og med ligger langt fram i tid, men du skal fange det likevel. Du skal kun skrive det ned, samle det.
Derfor heter det første steget i GTD metodikken SAMLE. I dag har jeg holdt meg til den fysiske samlingen mens de digitale samlestedene øker til stadighet for oss nonstop. Hver og en av dem blir også en innboks, og de fylles opp helt av seg selv.
Dagdrømmer skal ikke fanges
Når hodet er tomt og alle ting er samlet, skal vi videre i GTD-metodikkens fire andre steg. Hva og hvordan det gjøres, kommer jeg tilbake til en annen lørdag, så følg med, følg med, utover våren.
Og i mellomtiden drømmer jeg meg av gårde til varme strender, som virker så fjernt fra dagens realitet. Og siden dagdrømming er nettopp bare dagdrømming, skal det ikke fanges eller samles. Enn så lenge ønsker jeg deg en riktig god helg. Jeg håper du prøver deg på å tømme hodet og etterpå forsvinner inn i drømmeland.