UTBYGGING I BYKLE FÅR STRYK
Ombyggingen av Bykle Helsehus kostet 115,1 millioner kroner i stedet for 98 millioner kroner. Agder kommunerevisjon dokumenterer svaert mangelfulle rutiner i Bykle kommune når det gjelder håndteringen av dette byggeprosjektet.
Rapporten fra Agder kommunerevisjon er på 50 sider og viser et byggeprosjekt helt ute av kontroll, vel 17 millioner kroner dyrere enn planlagt.
Blant annet står det at det foreligger brudd på investerings reglementet, brudd på attestasjons-og til visning s reglement, brudd på anskaffelsesregelverk og at kommunen ikke har arkivert dokumentasjon i henhold til arkivloven.
Ingen rapport
Revisjonen har funnet at er det komme tet stort antall endringsmeldinger underveis i prosjektet. Flere store endringsmeldinger ble godkjent av byggherre i 2018, men først fakturert i 2019 og 2020.
Byggeledelsen har ikke hjulpet politisk ledelse med å få oversikt hvordan kostnadene utviklet seg:
«Revisjonen har ikke mottatt dokumentasjon på at det ble rapportert avvik til administrativ eller politisk ledelse underveis i prosjektet, utover at inngående faktura ble sendt til tilvisning.»
Ingen ville attestere
Mangelen på informasjon til administrativ og politiskledelse er et brudd på investerings reglementet, skriverrevisjonen.
Kommunerevisjonen skriver at det var da kommunedirektøren Karina Sloth Grindland ble ansatt i juni 2019, at hun så behovet for tettere oppfølging av prosjektet. Det var i forbindelse med denne gjennomgangen at de reelle budsjettavvikene kom fram. Da kommunens prosjektleder sluttet i september 2019, forklarte kommunedirektøren at hun ikke fant noen som ønsker å tiltre rollen som attestant i prosjektet, og at hun derfor så det nødvendig at hun selv attesterer.
Kommunedirektøren har fortsatt som attestant i prosjektet fram til høsten 2020. I sommerferieavviklingen har assisterende kommunedirektør vaert attestant i prosjektet.
Revisjonen finner det kritikkverdiga t man har delegert til visning sansvart il tjenestelederutenat vedkommende har tilstrekkelig kjennskap eller eierskap til prosjektet ei heller sikre at det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen.
Dokumenter i en eske
Revisjonen har i arbeidet med notatet avdekket at flere viktige dokumenter ikke kan spores tilbake til postjournal eller kommunens arkiv.
Revisjonen skriver at «i etterkant av revisjonens forespørsel på dokumentasjon har vi mottatt to stk. esker som var plassert på et kontor på rådhuset. Disse inneholdt entreprenørenes tilbud. Gjennomgang av postjournalen fra 1. september til 30. november 2017 viser at dokumentene ikke er registrert mottatt av kommunen.»
«Svaert kritikkverdig»
Revisjonens vurdering er at manglende arkivering og journalføring av inngående korrespondanse i prosjektet herunder mottatte tilbud, og juridiske avklaringer utgjør brudd på arkivforskriften § 9. Revisjonen vurderer manglende arkivering og journalføring som svaert kritikkverdig.
Revisjonen ber kommunen sørge for en sterkere kontroll med arkivverdig dokumentasjon oppbevart hos eksterne konsulenter. Det må etableres rutiner for arkivering av dokumentasjon mottatt av eksterne konsulenter, påpeker rapporten.
Ingen inhabilitet
Det har også vaert reist spørsmål om det kan ha foreligget inhabilitet i prosjekt Bykle helsehus. Om dette konkluderer Agder kommunerevisjon slik:
«Revisjonen har i sin gjennomgang av prosjektet undersøkt hvorvidt det foreligger forhold som kan tilsi at det foreligger bånd mellom kommunens ansatte og de involverte aktørene, eller om det foreligger saeregne forhold som er egnet til å svekke tilliten til de ansattes upartiskhet.
Det er klart at flere av de private aktørene som har vaert involvert i prosjektet har hatt en langvarig leverandørrelasjon med Bykle kommune. Revisjonen har imidlertid ikke sett eller funnet tegn på at det foreligger forhold som tyder på at kommunens ansatte har vaert inhabile i saken.»
«Svekker kontrollmuligheter»
Kommunerevisjonen finner flere brudd på bestemmelsene om konkurranseutsetting, samt stiller spørsmål ved noen i grenseland. Dette gjelder blant andre en konsulentrapport vedrørende «ankomst og tomt» som beløper seg til kr 290.385, altså langt over grensen på 100.000 kroner.
Når det gjelder konsulentfirmaet som er benyttet ser også revisjonen det kritikkverdig at firmaet sto for både prosjekteringsledelse og prosjektering.
«Dersom det er samme firma som står for prosjekteringen og prosjekteringsledelsen, vil prosjekteringslederens uavhengighet utvannes. Dette medfører samtidig svekket mulighet for kontroll for byggherren».
Ulovlig anskaffelse
Agder kommunerevisjon finner det ulovlig at Bykle hentet et VVS-firma uten anbud. 2.074.945 kom regningen derfra på. Firmaet var godt kjent i Bykle fra før og ble derfor valgt.
Kommunerevisjonen vurderer dette til «å vaere en ulovlig direkte anskaffelse. Dette innebaerer et grovt brudd på anskaffelsesreglementet, og revisjonen finner dette svaert kritikkverdig. Videre finner revisjonen det kritikkverdig at det ikke finnes noen skriftlig avtale eller ytelsesbeskrivelse for dette oppdraget.»
I rapporten fremmer revisjonen flere andre merknader hva gjelder anskaffelsesprosedyrer. Revisjonens vurderinger kan sammenfattes til følgende knyttet til kontraktsinngåelse:
• Manglende skriftlige avrop/kontrakter
• Manglende anskaffelsesprotokoller for flere av anskaffelsene
• Manglende dokumentasjon i forbindelse med verdsetting av anskaffelsenes verdi
• Manglende arkivering
• Utvanning av uavhengigheten til prosjekteringsleder ved at prosjekteringsleder og prosjekterende kom fra samme firma. Dette bidrar til svekket kontroll for kommunen
• Manglende konkurranseutsetting
• Ulovlig direkte anskaffelse: anskaffelsen av VVS-tjenester.
Rapporten som laerebok
Bykle-ordfører Jon Rolf Naess sier til Agderposten at dette er en rapport som peker på mange feil som er blitt gjort gjennom denne byggeprosessen fra Bykle kommune.
– Enkelt sagt har oppfølgingen vaert for dårlig, og mye har sviktet underveis i dette prosjektet, sier han.
Rapporten er grundig og den viser at vi må gå gjennom rutiner, endre reglement og bruke denne rapporten som en laerebok.
– Hvilke følger kan rapporten få utover dette?
– Vi skal ha saken opp i kommunestyret 25. mars, da får kommunestyret ta stilling til eventuelt videre oppfølging av det rapporten peker på, sier Naess.