– Bergen legevakt har et utdatert journalsystem
Prøvesvar havner i feil journal, meldinger forsvinner. Journalsystemet på Legevakten er farlig og utdatert, varsler legevaktsjefen.
Gjennom en årrekke har det vært meldt om alvorlige feil ved journalsystemet som brukes på Bergen legevakt og i andre kommunale helsetjenester.
I 2011 lovet kommunaldirektøren nytt system innen ett år. Løftet ble gitt til fylkesmannen, som den gang hadde opprettet tilsynssak på grunn av mangler med det samme systemet. Løftet fikk fylkesmannen til å lukke tilsynet.
Syv år er gått uten at systemet er skiftet ut. Nå det slutt på tålmodigheten til de som har det daglige ansvaret.
– Journalløsningen er en stor risikofaktor, skriver de i et varsel til kommunaldirektøren og fylkesmannen.
Brevet er signert legevaktsjef Marit Voltersvik, fengselslege Olav Ervik, avdelingsleder ved smittevernkontoret Ola Jøsendal og Jorunn Selsvik, avdelingsleder på sengeposten for øyeblikkelig hjelp (ØHD).
Samtlige avdelinger bruker journalsystemet Profdoc som ble innført i 2008.
– Sjanseløse
De fire lister opp en rekke farer knyttet til journalløsningen.
Mottak av viktige meldinger fra sykehus og prøvesvar er tilfeldig. Kommer de elektronisk, er risikoen stor for at de havner i feil journal.
Prøvesvar og meldinger kan bli sendt til avdelinger der pasienten aldri har vært.
Det er ikke mulig å bestille laboratorieprøver digitalt og få prøvesvar rett i journal med varsel om at det er kommet.
Utdaterte medisinlister og mangelfull varsling når legen skriver ut medikamenter som er farlige å kombinere.
– De ansatte jobber kontinuerlig og iherdig for å kompensere for denne alvorlige risikoen, men er sjanseløs i forhold til å garantere forsvarlige helsetjenester, skriver de fire.
Legevaktsjef Marit Voltersvik vil ikke utdype utover det som står i varselbrevet. Heller ikke lederne for ØHD og smittevernkontoret.
I 2016 døde en 15-åring fra Innherred i Trøndelag av hjertesvikt. 14 år gammel kom han til legevakten med brystsmerter og ble sendt til røntgen på sykehuset. Meldingen fra sykehuset om at han hadde hjertefeil som krevde flere undersøkelser, ble slettet i innboksen på legevakten. I romjulen ble både Innherred kommunale legevakt og Sykehuset Levanger siktet for grov uforstand i tjenesten.
– Beskrivelsene av forholdene i Innherred er til forveksling lik det som foregår på Bergen legevakt og ØHD når det gjelder kommunikasjon med sykehusene, skriver de fire lederne.
– Nok er nok
Fengselslege Olav Ervik var en av to som varslet fylkesmannen i 2010.
– Hvorfor venter dere helt til 2019 med å varsle på nytt hvis ingenting har skjedd i mellomtiden?
– Vi har levd i håpet. Frem til nyttår var en prosjektleder i arbeid med å forberede innkjøp. Så ble arbeidet lagt dødt. I budsjettet er det ikke satt av penger til nytt journalsystem. Da fant vi ut at nok er nok, sier Ervik.
Journalsystemet er også tidkrevende. På den kommunale sengeposten i Solheimsviken bruker legene halvparten av arbeidsdagen på å få oversikt og innsikt i pasientens journal, står det i varselet. Flere leger har sagt opp i ren frustrasjon, skriver varslerne. Men de er ikke kjent med alvorlige uønskede hendelser. «Det er da på tross av og ikke på grunn av journalsystemet».
Olav Ervik som også er fastlege, sier det slik:
– Hvis jeg hadde hatt dette systemet på mitt fastlegekontor, ville jeg bare klart å ta unna en tredel av det antallet pasienter jeg gjør.
Journalsystemet var også tema i rapporten fra Sivilombudsmannen etter besøk i Bergen fengsel: «Det kom også frem at de bruker et utdatert journalsystem som kan hindre effektiv og sikker pasientbehandling».
Etter at varselet ble sendt forrige uke, ble Ervik innkalt til et møte hos kommunaldirektøren.
– Det var et godt møte, der jeg fikk håp om at kommunen ser på løsninger for fengselshelsetjenesten, sier han.
Vil ha forklaring
Fylkeslege Helga Arianson har satt journalsystemet på dagsorden når hun møter kommunaldirektøren i slutten av februar.
– Vi vil ha en forklaring, så må vi avgjøre hva vi gjør videre, sier hun.
– Dere avsluttet tilsynssaken i 2011 fordi kommunen lovet å kjøpe nytt system. Burde ikke dere fulgt opp?
– I ettertid er det lett å si. Vi slapp saken av flere grunner. Den ene var løftet om nytt system. Samtidig vet vi at slike prosesser tar tid og at problemstillingene rundt journalsystemet involverte flere kommuner enn Bergen, sier Arianson.
– Retter opp feil
– Det er ikke slik at ingenting har skjedd siden 2011. Meldte feil er gjennomgått og rettes fortløpende, sier kommunaldirektør for helse og omsorg, Kjell A. Wolff.
– Arbeidet med å lukke avvik er nå intensivert og vi er i gang med å ansette en person med ansvar for å sikre at systemene er oppdaterte og brukes korrekt.
Journalsystemene er en stor utfordring i hele landet, påpeker Wolff og sier han forstår at medarbeiderne opplever det frustrerende å bruke mye tid på manuelle rutiner for å sikre forsvarlige tjenester.
– Hva gjør dere nå? – Gjennom det siste året har det vært arbeidet med å lage en kravspesifikasjon for et nytt journalsystem i samarbeid med Oslo kommune. Vi må nå, i dialog med Oslo, vurdere hvordan vi skal gå videre. Utvikling av nye systemer vet vi tar tid. Derfor ser vi på om vi må gå til anskaffelse av et nytt system i mellomtiden. Det skal komme nasjonale løsninger, men det vil ta for lang tid til at vi kan sitte i ro og vente på dette, sier kommunaldirektøren.
De ansatte jobber kontinuerlig og iherdig for å kompensere for denne alvorlige risikoen, men er sjanseløs i forhold til å garantere forsvarlige helsetjenester. Fra varselet til fylkesmannen