Store startproblemer i ny storkommune
Saksbehandlingssystemene har sviktet fullstendig i overgangen til én storkommune. Det har blant annet ført til at plan- og byggesaker i nye Kristiansand blir liggende på vent.
Det er store forsinkelser innen både plan- og byggesaksbehandling. VENKE MOE, plan- og bygningssjef
– Det er dumt at ikke det formelle fra det offentlige er på plass, det er ikke noe annet å si. Vi har veldig tro på vårt rekkehusprosjekt på Lund, og hadde en målsetting om å få lagt det ut for salg før jul. Men nå blir det nok i stedet mars/april, sier prosjektleder Kurt Hallberg Thomassen fra PK Entreprenør til Faedrelandsvennen.
Søgne-entreprenøren er blant flere utbyggere som venter på at politikerne i den nye storkommunen skal behandle deres sak. I dette tilfellet gjelder det omregulering av et kjent byggeprosjekt ved Badmintonsenteret.
Prosjektets salgsverdi ligger på opp mot 200 millioner kroner, og nå må planlagt byggestart flyttes fra våren til høsten.
«Tomten er regulert til 40 boliger, mens det nå skal reduseres til 27 rekkehus. Vi har fått opplyst at én av årsakene til at det tar tid er utfordringene med kommunesammenslåingen», heter det i informasjon entreprenøren har sendt ut til alle som står på interessentlisten til Kongsgård Allé 37.
– STORE FORSINKELSER
Kort fortalt har det å koble sammen saks- og arkivsystemer fra tre ulike kommuner blitt en tidkrevende og komplisert affaere.
Saksbehandlerne har ikke kunnet hente ut nødvendige dokumenter og eiendomsinformasjon digitalt. Systemene ble tatt ned 15. desember, og er fortsatt ikke oppe og går.
– Det er store forsinkelser innen både plan- og byggesaksbehandling da vi har store praktiske utfordringer med å få tak i grunnleggende informasjon fra arkiv, kart og andre fagsystemer. I tillegg til at vi må drive manuell søking i arkiv og baser, har vi også utfordringer med å få skrevet vedtak og få sendt ut informasjon, opplyser plan- og bygningssjef Venke Moe til Faedrelandsvennen.
Hun bekrefter at planbehandlingen for Kongsgård Allé 37 har måttet lide. De tre første møtene i by- og stedsutviklingsutvalget (BSU), til og med februar, vil av
samme grunn ha en meget kortfattet saksliste for politisk behandling.
Byggesaksbehandlerne har i denne fasen måttet prioritere de som allerede har drift på en byggeplass, og som er avhengig av deres bistand.
SLIPPER Å BETALE GEBYR
– Når regner dere med at prosessene går som normalt igjen?
– Vi vil få en del etterslep, men vi har et håp om at de systemene vi er avhengig av kommer på plass i løpet av de neste to ukene. Kart- og planløsningen vår er forhåpentligvis tilgjengelig allerede i løpet av et par dager, svarer Venke Moe.
Hun mener det var vanskelig å se for seg hvor utfordrende det skulle bli å få «systemene til å snakke sammen» på nyåret.
Det er på det rene at problemene får økonomiske konsekvenser. En rekke plan-, bygg- og oppmålingssaker er underlagt tidsfrister på x antall uker, som betyr at kommunen ikke kan kreve gebyr av søker hvis fristen brytes.
– Sannsynligvis har vi tapt en halv million kroner fra 15. desember til i dag. Og selv om vi har tapt gebyrene, må vi behandle sakene – de er ikke ut av verden. Så vi kommer til å ha et ekstra press på oss i god tid fremover, sier plan- og bygningssjefen.
Likevel har ikke saksbehandlerne sittet og tvinnet tommeltotter. De har kunnet forberede en del saker og gjort dem klare, slik at det skal gå nokså raskt å ekspedere dem når systemet er intakt.
FØRST PÅ PLASS I FEBRUAR
Kommunens offentlige journal har av samme grunn vaert utilgjengelig siden 15. desember. Den gir oversikt over kommunens innog utgående korrespondanse og interne notater sendt via sak-/arkivsystemet.
Journalen går flere år tilbake og brukes av journalister på jakt etter saker å bringe fram i offentlighet, men også av privatpersoner.
– Vi har fått en uventet bratt bakke i oppstarten av den nye kommunen, erkjenner Grete Gavelstad, leder for dokumentsenteret i Kristiansand kommune.
De 20 ansatte hun leder har base i rådhuset på Nodeland, og dermed er ikke it-staben like tilgjengelig som tidligere.
– Kunne dere ikke vaert bedre forberedt?
– Det tror jeg for såvidt ikke. Det ble gjort et veldig godt arbeid i forkant, så har småting dukket opp. Vi har hatt en broløsning der man skulle vandre mellom gamle og nye systemer, men det har blitt noen utfordringer. Dokumenter fra gamle systemer skal nå legges inn i et nytt frittstående arkiv, så vi kan søke på tvers. I februar skal alt vaere over, opplyser arkivsjefen.
Alt som angår liv og helse har egne datasystemer, som ikke er rammet, for øvrig er enhetene noenlunde likt prioritert.
Når nye systemer og scanneløsninger er intakt blir det lange arbeidsdager for de arkivansatte.
– Det er stor vilje til å få dette på plass, så da blir det å kjøre overtid hos oss, sier Gavelstad.