Måtte rette opp feil i arkiv
Etter å ha fått avdekket ni feil med arkivene sine, og etter å ha jobbet i ett og et halvt år for å få orden på det, skal Grimstad kommune endelig ha fått stell på arkivene sine igjen.
Dette går frem av en sak som var til politisk behandling i kommunestyret.
Kommunen har måttet tåle mye kritikk for sitt arkiv og for hvordan de har håndtert dette. Dette gjelder ikke minst i den store innkjøpssaken. Der viste det seg jo at kommunen manglet og ikke kunne finne en lang rekke avtaler og kontrakter, at avtaler ikke var signert og at det fantes ulike kopier av ulike saker. Revisjonsselskapet BDO fikk også selv erfare disse store problemene da de skulle jobbe med innkjøpssaken i fjor, og kom senere med flengende kritikk av blant annet dette.
Statsarkivet fant store hull
Statsarkivet i Kristiansand fikk også erfare at det var svaert store hull og mangler i kommunens arkiv og arkivsystemer da de var på tilsyn her i november 2015.
Det ble etter dette besøket gitt hele ni pålegg (avvik) til kommunen, som først fikk frist til 1. juni 2016 til å lukke alle disse avvikene. Det klarte de ikke, og fikk etter å ha spurt om det ny frist til 16. januar i år.
Ifølge sakspapirene ble tilsynet konsentrert rundt temaene organisering av kommunens arkivtjeneste, arkivplan, elektronisk arkivdanning, samt eldre og avsluttede papirarkiver i kommunen.
Måtte få hjelp
Kommunen fikk hjelp av AustAgder Museum og Arkiv til å jobbe med saken, og det ble blant annet besluttet at det skulle lages en ny arkivplan.
Kommunen sendte innen fristen, 16. januar i år, den nye arkivplanen og beskjed om det de mente var lukking av alle avvikene. Statsarkivet var imidlertid fortsatt ikke fornøyd, og ba i februar om en naermere beskrivelse av hvordan hvert enkelt avvik er utbedret.
I mars fikk kommunen et nytt brev fra Statsarkivet som fortsatt ikke var fornøyd. De mente tre av avvikene fortsatt ikke var forsvarlig lukket, og ga kommunen en ny frist for å få dette i orden.
Det er ikke før i et brev 2. juni i år at kommunen får grønt lys og godkjentstempel av Statsarkivet på de ni avvikene. Det har da gått over ett og et halvt år siden tilsynsmyndigheten var på sitt første besøk og fant avvikene. Og over ett år siden den første fristen de fikk til å rydde opp i forholdene.
– Har synliggjort manglende
– Arbeidet med å få arkivplanen på plass har synliggjort manglende kompetanse, og til dels dårlige rutiner i flere enheter, innrømmer rådmannen selv i sakspapirene.
– Dette gjelder spesielt i forhold til journalføring av post. I arbeidet med Handlingsplan for oppfølging av innkjøpssaken (KS-vedtak PS 17/13) – versjon 5.17 punkt 7.1.4, er kunnskap om arkivverdig dokumentasjon og krav til dokumentasjon av innkjøp et eget kompetansepunkt. Mange ledere og ansatte i sektorene har derfor i løpet av våren gjennomført kurs i arkivering i regi av Aust-Agder Museum og Arkiv. Dette vil bli fulgt opp av ytterligere kompetansehevende tiltak, skriver han videre. Han ber også kommunestyret ta rådmannens orientering om lukking av disse avvikene til etterretning og at de vedtar rådmannens forslag til arkivplan.