Kommunereform og arkiv

De nærmeste årene blir trolig flere av dagens kommuner nedlagt, mens nye sammenslåingskommuner vil oppstå. Kommunene som går inn i slike prosesser står overfor en rekke utfordringer. Arkiv er blant disse.

Ved forrige store kommunereform for 50 år siden var det få som tenkte på arkiv, og det var en svak lovregulering på dette området. I dag er lovverket på arkivområdet helt annerledes. Påbud og forbud, standarder, kravspesifikasjoner, arbeidsprosesser, organisering og ansvarsforhold er detaljregulert i lov og forskrifter. Arkiv har blitt et omfattende, krevende og forpliktende fagområde. Fremfor alt befinner kommunene seg i en helt annen teknologisk virkelighet. Papirarkivene er nå det minste problemet. Langt større utfordringer ligger i at dagens arkiver skapes i elektroniske systemer og databaser. At kommunene blir «papirløse» betyr ikke at arkivproblemene forsvinner – tvert imot! Digitalt produsert informasjon stiller store krav til prosedyrer og teknisk infrastruktur, og framfor alt til kompetanse. Og dette genererer betydelige utgifter. Dette gjelder i alminnelighet, men ikke minst i forbindelse med sammenslåing, og dette må de berørte kommunene ta inn over seg. Her som ellers er god planlegging en forutsetning for et godt resultat. Det er avgjørende at kommunene kartlegger arkivoppgaver som må løses, og planlegger hvordan de skal gå fram. Dette må gjøres i god tid før sammenslåingen og det må settes inn ressurser og kompetanse. Selv om arkivdanningen skjer i elektroniske systemer, kan ikke dette overlates til dataspesialister. Arkiv er i dag et komplekst og komplisert fagområde med sin egen fagmetodikk og fagkompetanse. Denne kompetansen må være til stede i prosessene. Er planleggingen for dårlig, kan både praktiske problem og ekstra kostnader bli overført til den nye kommunen. Som arkivmyndighet vil Statsarkivet bidra til å klargjøre hvilke krav og retningslinjer som gjelder. Men det er kommunene selv som har ansvar for at disse reglene blir etterlevd og at nødvendige tiltak blir gjennomført. De fleste kommuner i vår region har tilgang på arkivfaglig kompetanse gjennom medeierskap i IKA Kongsberg (Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark), mens Drammen har sitt eget byarkiv. Men for kommuner som står utenfor et faglig nettverk og selv har begrenset kompetanse, vil en sammenslåingsprosess bli ekstra krevende. I forhold til kommunesammenslåing har lovverket et dobbelt siktemål. For det første skal det sikre at arkivene behandles på en måte som holder informasjonen intakt og tilgjengelig for ettertiden. For det andre skal det bidra til at selve sammenslåingsprosessen kan foregå på en planmessig og oversiktlig måte. Lovverket er ikke en tvangstrøye, men kjøreregler som bidrar til forenkling og effektivitet. For de nye kommunene er riktig håndtering av arkivene et godt startgrunnlag og en investering i framtidig virksomhet – til fordel både for kommunens egen administrasjon og for innbyggerne. Det finnes mye informasjon om arkiv og kommunereform på arkivverket.no.

Nils Johan Stoa