CÓMO SER MÁS PRODUCTIVA
Reconozcámoslo: ¡estamos rodeados de distracciones! Las redes sociales, los correos electrónicos, las notificaciones y otras herramientas digitales, impiden que nos enfoquemos totalmente en hacer las tareas cuando estamos frente a la computadora, restándonos efectividad en el trabajo. ¿Qué podemos hacer para permanecer enfocados en medio de distracciones? La respuesta es, precisamente, la tecnología.
Aunque parezca contradictorio, si utilizamos bien las herramientas que existen en el mercado, podemos hacer el doble del trabajo en la mitad del tiempo. Algunas estrategias para lograrlo son:
1. Planifica tu día. Regresamos a la clásica y eficiente “to do list”. Escribir todas las mañanas en un papel tus asignaciones, te hará retarte para terminar cada tarea. Hay muchas aplicaciones para cumplir el mismo objetivo como Todoist, que puedes sincronizar con Google Calendar; aunque si quieres trabajar herramientas más sencillas, te recomiendo usar Gmail o Microsoft Outlook. Otra que me gusta es Evernote o hasta el Notes del celular.
2. Automatiza todo lo que puedas. Ya sea pagos de tus cuentas, recordatorios, correos electrónicos que escribes un día y programas con fecha posterior, sistema de ventas o envío de facturas, aprovecha y siéntate un día para programar todo aquello que pueda ahorrarte valioso tiempo.
3. Coordina tus citas eficientemente. Me gusta usar Accuity Sheduling, pues se elimina el problema de los correos que van y vienen al tratar de coordinar con alguien una cita. Con esta herramienta solo envío un enlace con mi disponibilidad y la otra persona escoge el día y la hora que mejor le convenga dentro de las opciones que le di. La herramienta coordina recordatorios para ambas partes.
4. Ten reuniones virtuales. Usualmente, las reuniones virtuales son más cortas y te ahorran el tiempo de desplazo. Prefiero utilizar Zoom que tiene una versión gratis.
5. Usa el celular como alarma. Hay una técnica que se llama la técnica de Pomodoro: cada tarea lleva un tiempo definido; pones el reloj a contar y no puedes hacer nada más hasta que no la termines. Guarda todas las distracciones hasta que esa alarma suene.
Si no usas un software de gestión de proyectos (algunos de los más populares y que sugiero son: Redbooth, Asana, Wrike y Basecamp), entonces calcula el tiempo que te tomará hacer cada asignación y coloca una alarma. Aunque sea algo que te tome de 10-15 minutos, te mantendrá enfocada y seguirás más rápido a la siguiente tarea.
6. Bloquea las distracciones. Para los casos más extremos también hay solución. Actualmente existen en el mercado un sinnúmero de aplicaciones que literalmente no te permiten distraerte con redes sociales en tu teléfono o computadora. Alguna de las más populares son SelfControl, Freedom, Anti-Social, StayFocusd y Cold Turkey.
7. Toma descansos. Desktime, una herramienta que contabiliza el tiempo y analiza la productividad, concluyó que se deben trabajar 52 minutos seguidos y tomar descansos de 17 minutos. Esto te permite mantenerte enfocada en cada tarea, evitando la tentación de entretenerte con el celular. La idea es que en el descanso puedas hacer actividades que no involucren tecnología, como comer un “snack”, conversar con algún compañero o incluso dar una pequeña caminata dentro de la empresa. 8. Agrega una distracción. Aunque suene ambiguo, los científicos han determinado que hacer dos cosas al mismo tiempo te hará enfocarte más. La University College de Londres concluyó que escuchar música mientras se trabaja hará que tu cerebro se concentre en mayor medida. Te recomiendo Spotify para música o incluso Youtube en donde puedes poner videos de corrido.■