02 CRIAR E MANTER UMA BASE DE DADOS AUTÊNTICA E CONFIÁVEL

À partida: uma exigência de rigor técnico e normativo

Criar, alimentar e manter uma base de dados tem como principal propósito representar a metainformação descritiva de forma estruturada, para promover e simplificar o acesso à documentação, obedecendo a normas internacionais. É um processo muito mais complexo do que a simples execução da tarefa de criação de registos numa plataforma digital, preenchendo aleatoriamente campos predefinidos. Exige, antes de mais, o reconhecimento prévio dos materiais a disponibilizar, a definição das finalidades da plataforma digital, a identificação das necessidades dos utilizadores e, finalmente, a definição de uma metodologia de trabalho coerente. A construção da base de dados do projeto VINCULUM assentou nestas premissas, tendo em vista a reconstituição virtual da informação vincular.

A criação e o uso de instrumentos e processos periódicos de correção e validação dos dados

Se a opção por uma grelha pré-estruturada e normalizada facilita de algum modo a tarefa, é muito exigente em termos de preparação de instrumentos de trabalho, revisão e acreditação. Foram assim criados, antes de qualquer inserção de dados, instrumentos de trabalho fundamentais como as “Matrizes de descrição e de incrementação”, orientadores das práticas quotidianas de descrição e de indexação dos documentos arquivísticos, periodicamente revistos e atualizados. Trata-se da lógica indutiva do processo de construção do conhecimento, no qual participam ativamente todos os membros do projeto.

Perante a dimensão da equipa que se dedicou à criação de registos e, sobretudo, à magnitude de dados a recolher, desde cedo se tornou claro que seria necessário ter um investigador apenas dedicado à correção semanal dos registos criados – dito de outra forma, rapidamente foi entendido que quem criava registos não os podia corrigir. Definiu-se de seguida um guião de correção, complementar às “Matrizes”, bem como procedimentos de correção periódica.

A correção segue três etapas. Semanalmente, após o fim dos trabalhos da equipa, é feita uma exportação dos dados, recolhida numa folha excel. Nesta é executada uma análise forense aos registos criados na semana anterior, anotando as não conformidades em relatório próprio. A segunda etapa consiste na leitura e análise comparativa entre os relatórios semanais elaborados pelos introdutores de dados, e a base, visando detetar divergências nas relações entre os três módulos acima referidos. A terceira etapa concretiza-se pela produção de um relatório com todas as não conformidades, que é devolvido à equipa com o objetivo de serem implementadas as correções e as melhorias na metainformação disponível na base de dados. Estamos a falar