As 10 melhores funcionalidades do Office 2016

No dia 22 de Setembro, a Microsoft disponibilizou o Office 2016 para computadores equipados com Windows. Este inclui novas versões do Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access e ainda uma nova app. Conheça as nossas dez funcionalidades preferidas do Office

Word, Skype e Outlook estão entre os programas melhorados.

1 FEITO PARA O TRABALHO DE EQUIPA Focada no trabalho de equipa, a Microsoft acrescentou uma função de co-autoria ao Word, PowerPoint e OneNote. Agora é possível ver em tempo real o que os outros estão a escrever. O objectivo é simplificar o trabalho em equipa, bem como a partilha de documentos e notas. Estes programas dão notificações sempre que alguém modificar um documento que está partilhado consigo.

2 DIGA O QUE QUER Existe um assistente para a realização de várias tarefas. Trata-se de uma barra de pesquisa inteligente que em português se chama ‘O que você deseja fazer...’, mas que em inglês recebe o nome ‘Tell Me’. Este é o ajudante que tem ao seu dispor para tudo o que não encontrar no documento em que está a trabalhar (Word, Excel, etc.). Se não sabe onde está uma ferramenta, pesquise na barra. Assim, se precisar de inserir uma marca de água num documento do Word, criar um gráfico ou até projectar um slide num segundo ecrã, tudo o que tem de fazer é perguntar na caixa que está centrada no topo do ecrã. Ao contrário do Clip das versões antigas do Office, esta nova funcionalidade não se limita a fornecer informações sobre como fazer algo, ela faz a tarefa por si: se escrever inserir comentário abre-se uma janela de comentário.

3 AGRUPE AS PESSOAS E O TRABALHO O Outlook 2016 fez evoluir as listas de distribuição e agora funciona com grupos que facilitam a maneira como partilha conteúdos e trabalha em equipa. Um grupo é um espaço de trabalho colaborativo para e-mail, conversas, arquivos e marcações no calendário. Todos os membros do grupo podem colaborar e realizar tarefas. A funcionalidade ‘Grupos’ do Outlook permite ainda ver todo o histórico de conversas antes de entrar no grupo, guardar arquivos e anotações no OneDrive, tudo através do Outlook. Se não precisa de tantas funções, pode utilizar os ‘Grupos’ apenas como lista de distribuição.

4 COMUNIQUE ATRAVÉS DO OFFICE O Skype encontra-se agora disponível directamente através do Office Online (na versão Skype for Business, a partir de 1,50 euros por mês) e permite enviar mensagens instantâneas, partilhar o ecrã e realizar chamadas de voz ou vídeo directamente a partir do

documento em que trabalhamos (Word Online, PowerPoint Online, Skype for Business, OneDrive for Business).

5 OFFICE PARA TODOS OS SISTEMAS OPERATIVOS Agora o Office vai estar disponível nas diferentes plataformas com as aplicações de escritório móveis para Windows, Android e iOS (Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Onedrive for Business, Outlook, Sway). Mesmo que seja adepto dos smartphones e tablets da concorrência, pode usar do Office 2016 em qualquer lugar.

6 OS TRÊS TONS DE CINZA O Office 2016 vem com uma selecção de cinco temas (em comparação com os três do Office 2013), oferecendo três opções de cinzentos. Assim, os temas da nova versão do Office podem ser: cinza, cinzento, cinzento escuro, branco e um tema colorido, que adopta a cor das molduras das janelas do Windows 10.

7 ABRAM ALAS PARA O SWAY Uma das mais recentes aplicações do Office 2016 conta com uma forte componente social e foi criada a pensar na partilha. Numa página Web é possível criar apresentações, contar histórias, partilhar informação de qualquer fonte (YouTube, Facebook, Twitter, OneDrive). O Sway permite organizar o conteúdo de forma envolvente para ajudar a comunicar de forma interactiva e não linear (Power Point). A utilização é muito simples de usar, é só escolher o género de conteúdo que quer adicionar, arrastar e largar. Tem um preview rápido do lado direito que facilita a construção da página.

8 A INTELIGÊNCIA DO OUTLOOK CHAMA-SE CLUTTTER Mesmo os mais eficientes lutam para manter a caixa de correio organizada. A Microsoft quer tornar o Outlook no programa que permite ter a Inbox perto do zero – para isso, adicionou uma nova funcionalidade que responde pelo nome de Clutter. Esta analisa a caixa de correio e move os e-mails que considera ser menos importantes para uma nova pasta (chamada Clutter). Uma vez que é um serviço inteligente, aprende com as suas acções e hábitos de organização do e-mail. Adicionalmente, pode anexar documentos do OneDrive (desde que tenha o serviço de cloud ligado).

9 O OFFICE PESQUISA NA WEB A funcionalidade dá pelo nome de ‘Pesquisa inteligente’ e encontra-se integrada na nova barra de pesquisa ‘Diga-me o que pretende fazer’. A novidade está na possibilidade de pesquisar online, a partir de qualquer documento do Office. Os resultados surgem do lado direito, dentro do próprio documento. Também é podemos fazer esta pesquisa ao seleccionar uma palavra ou expressão. Clique com o botão direito do rato e seleccione ‘Pesquisa Inteligente.

10 ANEXOS À MÃO Uma interessante e útil funcionalidade do Outlook simplifica a maneira como localizamos um documento que queremos anexar. Agora o menu ‘Inserir’ inclui a opção ‘Itens recentes’, onde se encontram todos os documentos do Office fechados recentemente. Isto permite poupar tempo à procura de ficheiros que provavelmente acabou de fechar e quer enviar.