TELETRABALHO

O desafio do teletrabalho começou há quase um ano. Durante 2020 tivemos de nos adaptar a esta nova forma de interagir com colegas, parceiros e clientes; neste processo, usar as ferramentas certas é crucial. Desde as videochamadas para reuniões à atribuição de tarefas, há programas, serviços e apps mobile que ajudam a fazer tudo, sem gastar um cêntimo.

MYINTERVIEW

Essencialmente, o conceito desta app para recrutadores é o de convidar candidatos a gravar um vídeo e a submetê-lo na plataforma - este convite é enviado com upload de um ficheiro CSV com contactos. Depois de ter os vídeos de apresentação do seu lado, a equipa responsável pela contratação pode deixar comentários, classificar as apresentações e criar painéis para distribuir os vídeos (como por exemplo, os melhores para determinados cargos ou por qualidades). A app tem ainda uma componente de AI que consegue perceber quais os candidatos certos para um cargo e as melhores perguntas a fazer, depois, numa entrevista ao vivo. myinterview.com

WRIKE

Este gestor permite organizar trabalho com quadros Kanban (aquele método em que se criam colunas com objectivos e depois se colocam post-its em cada uma delas, com as tarefas a desempenhar) e gráficos Gantt (onde se vê a duração que cada tarefa tem de ter e a quem está atribuída - barras na horizontal, com várias cores). A Wrike dá ainda a possibilidade de ter espaço na cloud para guardar ficheiros (grátis até 2 GB), mas também se integra com o Google Drive, o Office 365, o Dropbox e o One Drive. Os utilizadores conseguem personalizar dashboards, fluxos de trabalho, formulários, partilhar tarefas e ficheiros. O site tem ainda vários webinars gratuitos sobre temas relacionados com a utilização do Wrike e boas práticas na gestão de equipas e tarefas. wrike.com iOS, Android

SLACK

Os criadores desta aplicação de organização de trabalho dizem que é uma alternativa ao e-mail: no fundo é o que acontece com todas as ferramentas do género. Basta criar um projecto com recurso a uma hashtag e adicionar as pessoas que estão responsáveis. A estes projectos podem ainda ser adicionados anexos (via Dropbox, Google Drive ou One Drive) e os comentários são feitos como se fosse uma troca de mensagens no WhatsApp, por exemplo (até com reacções de emojis), inclusive ao nomear pessoas para que as mensagens não passem despercebidas. O Slack tem ainda um conjunto de apps gratuitas numa espécie de loja, divididas por categorias. slack.com iOS, Android

LOOM

O Loom cria pequenos vídeos em que nos podemos filmar e, ao mesmo tempo, fazer uma gravação de ecrã, o que será muito útil para reuniões remotas em que é preciso explicar como funciona uma determinada ferramenta ou plataformas que as equipas têm de usar. Tal como o Slack, o Loom também é visto como uma alternativa aos e-mails, embora aqui com uma componente de multimédia: em vez de escrever, gravamos um vídeo. A plataforma tem ainda um gestor de projectos, com todas as funcionalidades de atribuição de tarefas e análise de resultados. A versão gratuita dá para gravar cem vídeos ou screenshots; cada um destes vídeos pode ter até cinco minutos. loom.com Windows, macOS, iOS

TRELLO

A nossa última sugestão de plataformas para gerir equipas e projectos é o Trello. Esta alternativa tem como base templates, que se adaptam aos objectivos e áreas de cada empresa: engenharia, marketing, recursos humanos, produtividade, vendas, apoio técnico, gestão de equipas ou design, por exemplo.

Para cada projecto são, depois, criados os chamados boards (quadros), onde adicionamos as pessoas que vão ter responsabilidades e as tarefas que é preciso cumprir, sob a forma de cartões com imagens associadas. Estes cartões podem ter comentários da equipa, prazos, etiquetas e sub-tarefas, em forma de lista. trello.com Windows, macOS, iOS, Android

WEBEX

A Cisco também oferece uma solução gratuita para videoconferências, mas é um pouco limitada. Não é possível enviar ficheiros, as sessões estão limitadas a cinquenta minutos de cada vez e não se podem gravar as conversas, seja em vídeo ou áudio, por exemplo. Fora isso, temos a promessa de imagem em HD, a possibilidade de partilhar o ecrã e ter até cem pessoas a participar numa reunião. webex.com Windows, macOS, iOS, Android

VOXER

Esta app é indicada para quem precisa de comunicar de forma rápida e clara com equipas. O conceito é semelhante ao de um walkie-talkie, com gravação de mensagens de voz para serem ouvidas em tempo real ou mais tarde. Também pode enviar mensagens de texto, vídeos, imagens, GIF e partilhar a localização. Todas as mensagens trocadas no Voxer têm encriptação e os grupos estão limitados a quinhentas pessoas. voxer.com iOS, Android

EVERNOTE

Quando o objectivo é tirar notas, o Evernote é uma das principais escolhas. Esta app dá uma grande ajuda em teletrabalho, na medida em que serve de caderno digital para guardar lembretes sob forma de texto, vídeo, imagem, desenho, áudio e até mesmo digitalizar documentos. Criar tabelas, gravar páginas de sites (com a função Web Clipper), escrever código HTML e adicionar ficheiros do Google Drive são outras das opções. Todas as notas podem ser partilhadas com outros colegas para se transformarem num conteúdo de colaboração. O plano gratuito tem uma limitação que é um pouco incómoda: apenas são autorizados dois dispositivos de cada vez com a mesma conta. evernote.com Windows, macOS, iOS, Android

CONFLUENCE

Normalmente, as empresas têm documentação interna que define metodologias. O Confluence (da mesma empresa do Trello, a Atlassian) assume-se como knowledge base remota e permite a partilha de ficheiros como apresentações, tabelas Excel, PDF, imagens e documentos de texto, entre membros das equipas de trabalho. Nesta plataforma podemos fazer comentários em cada um destes conteúdos e ver um registo das

alterações feitas pelos utilizadores. É como se fosse uma biblioteca online com tudo o que a empresa tem para ajudar os funcionários nas tarefas do dia-a-dia. A versão gratuita dá para dez utilizadores. atlassian.com iOS, Android

CLOCKIFY

Não é preciso estar sempre a mandar mensagens ou a fazer videochamadas para controlar o que ue uma equipa faz em teletrabalho. As apps de gestão de tempo (time management) servem m para termos uma ideia do que é que cada pessoa está a fazer no momento e em que tarefas está a demorar mais. É possível controlar o tempo com recurso a um cronómetro ou inserir as horas/minutos de forma manual - para freelancers, uma função ão interessante é atribuir um custo por hora,

para que saiba, em tempo real, quanto está a ganhar com o seu trabalho. clockify.me

Windows, macOS, Linux, iOS, Android

FOCUS BOOSTER

Trabalhar em casa, com várias distracções, nem sempre é fácil. É aqui que entram as ferramentas como o Focus Booster, para nos ajudar a focar numa tarefa. Aqui, é usada uma técnica chamada Pomodoro, que divide o trabalho em períodos de 25 minutos de concentração máxima, separados por breves momentos de pausa. A app baseia-se, por isso, num cronómetro que faz a contagem decrescente desse tempo. Para ajudar a organizar tarefas, há ainda a possibilidade de fazer uma lista e de atribuir períodos de trabalho a projectos, para que seja mais fácil gerir cargas. Essencialmente, o conceito passa por facilitar a concentração. focusboosterapp.com Windows, macOS