La automatización de su negocio
El concepto de automatización de procesos de negocios siempre ha sido considerado como un lujo, reservado principalmente para las grandes empresas.
Pero como tantas otras cosas, el constante avance de la tecnología ha nivelado el campo de juego cuando se trata de la automatización de procesos. Las organizaciones más pequeñas pueden ahora elegir áreas de su negocio para automatizar y sin una inversión inicial exorbitante. El truco es saber por dónde empezar.
Dando un paso atrás y mirando cómo y en qué actividad del negocio sus empleados están invirtiendo su tiempo, a menudo encontrará que una cantidad desproporcionada de ellos están duplicando tareas, e incluso realizando tareas triviales. Mediante la identificación de estos flujos de trabajo dentro de su organización, que pueden simplificarse o automatizarse, no sólo se puede ahorrar tiempo y liberar a sus empleados para centrarse en el trabajo más estratégico, sino también reducir el error humano en el proceso y reducir costos operacionales.
Existen tres áreas primarias en las que un negocio debe enfocar la automatización de los procesos:
FINANZAS Y CONTABILIDAD. Un estudio reciente demostró que el empleado promedio en un departamento de finanzas invierte alrededor del 50% de su tiempo procesando transacciones. La mitad de su día el empleado de finanzas está dedicando su tiempo mayormente a pagar las cuentas, aprobar facturas y gestionar otros procesos relacionados. Esto es un tiempo que podría ser invertido enfocando su “expertise” en desarrollar iniciativas para hacer crecer su negocio y/o reducir los costos en lugar de estar inmerso en procesar una montaña de papeles de cuentas por cobrar.
Parte del problema es que procesar todo ese papeleo es una tarea que consume demasiado tiempo. A pesar de que esto es un hecho, un estudio demostró que el 58% de las empresas todavía dependen de los documentos en el papel físico para los procesos críticos de negocio. La adopción de tecnologías tales como una solución de cuentas por pagar digitalizada puede hacer esto mucho más eficiente, ya que permitiría a su equipo de trabajo “escanear” las facturas directamente en el sistema y evitar la necesidad de la entrada manual.
RECURSOS HUMANOS. Al igual que las finanzas, los profesionales en un Departamento de Recursos Humanos invierten gran parte de su tiempo inmersos en procesos que no necesariamente son los más eficientes. Las evaluaciones de desempeño de empleados y el manejo de la información que se provee al personal de una compañía son tareas que pueden acumularse rápidamente y consumir la mayor cantidad de horas de un profesional de Recursos Humanos.
Utilizando la automatización de formularios y documentos, así como otras herramientas para agilizar estos procesos, se libera al personal para que puedan enfocarse más eficientemente en su principal responsabilidad y su activo más importante: la gente. Cuando los formularios y documentos de los empleados pueden ser completados y archivados digi- talmente se ahorra una cantidad significativa de tiempo para los usuarios finales en el Departamento de Recursos Humanos. Por último, la digitalización de estos procesos hace que sea más fácil mantener los registros de los empleados más seguros y fáciles de manejar.
MANEJO DE DOCUMENTOS. Aunque los ejemplos anteriores se enfocan mayormente en áreas específicas de un negocio, el manejo de documentos es un reto que afecta a todo el mundo dentro de una organización. También puede ser que no se perciban como áreas con necesidad de mejoras inmediatas en lo que se refiere al flujo de trabajo. Posiblemente su empresa esté funcionando con procesos de manejo de información que parezcan perfectamente adecuados.
El reto para muchos negocios radica en que sus procesos de manejo de documentos a menudo no se han mantenido vigentes y a la par con los cambios en la propia empresa.
El estudio que mencionamos anteriormente encontró que casi la mitad de los empleados invierten el 50% o más de su tiempo trabajando desde localizaciones no tradicionales. Estos empleados necesitan poder acceder a información clave para su trabajo desde cualquier lugar, lo que es más fácil decirlo que hacerlo si la información se encuentra en la gaveta de un archivo o en una red de informática interna del negocio.
Otro gran reto que enfrentan hoy las compañías, es el de tener que justificar el reemplazo de las plazas que van quedando vacantes con el retiro de los empleados. Esto resulta en menos empleados realizando mayor cantidad de tareas. El tema se complica cuando estos empleados están trabajando con procesos que no han sido actualizados, provocando que muchos documentos terminen en lugares equivocados, lo que afecta el tiempo de ejecución del servicio.
La implementación de una solución de manejo de documentos para su negocio puede garantizar el acceso de sus empleados a información clave que requieren para realizar su trabajo desde donde estén y cuando lo necesiten. Tecnologías como ésta también puede reducir los problemas de control de las diferentes versiones de un documento y proporcionar un historial de auditoría si algo sale mal.
Tener el control de la forma en que los documentos se mueven a través de su organización, en última instancia hará que su negocio sea más eficiente y seguro.