Gerente de Oficina: Nuevo profesional en las organizaciones de vanguardia
Los adelantos tecnológicos, la mundialización de los mercados, la reducción de empleados, la estrechez económica y el intercambio de bienes y servicios son realidades enfrentadas por las organizaciones del Siglo 21. Cada vez se hace necesario hacer más con menos, reestructurar roles de los empleados y desarrollar en ellos nuevas competencias. Una de las profesiones más impactadas por estos cambios es la del profesional de oficina, al cual se le requiere nuevas competencias, roles y la realización de diversidad de tareas administrativas y gerenciales. Ante este escenario, surge un nuevo profesional en las organizaciones denominado el “Gerente de Oficina”, también conocido como “Gerente de Servicio Administrativo”; quien es responsable de planificar, dirigir y coordinar servicios de apoyo, y supervisar una amplia gama de actividades dentro de una organización para que pueda operar eficientemente (U.S. Bureau of Labor of Statistics, Occupational Outlook Handbook, 2016). El Gerente de Oficina es el generalista dentro de la organización y esencial para el campo de la Administración de Empresas, porque ofrece apoyo a las áreas de los especialistas, tales como: contabilidad, finanzas, recursos humanos y mercadeo.
Deberes y responsabilidades del Gerente de Oficina
Krumrie (2016), plantea que la descripción de este puesto incluye tareas como: adiestrar personal en programas de aplicaciones, conducir entrevistas, ejecutar terminaciones de empleos, trabajar con el presupuesto y manejar tareas relacionadas con la nómina. Por su parte, el U.S. Bureau of Labor of Statistics, Occupational Outlook Handbook (2016) indica los siguientes deberes: hacer compras de materiales y distribuirlos, supervisar personal clerical y administrativo, establecer metas y fechas límites para los departamentos, manejo y uso de récords y documentos, recomendar cambios en las pólizas o procedimientos con el propósito de mejorar las operaciones, planificar el presupuesto de los contratistas, del equipo y los materiales, monitorear las instalaciones para asegurarse que estén seguras con un mantenimiento adecuado, estar pendientes que se reparen los equipos y maquinarias de la oficina cuando no funcionen, asegurarse que las instalaciones cumplan con las regulaciones de ley sobre el ambiente, salud y seguridad.
Competencias del Gerente de Oficina
Según Meyer (2015), el Gerente de Oficina debe poseer las siguientes competencias: Multitareas: manejar diversas tareas a la vez, tanto de procesos como tecnológicas. Liderazgo: supervisar y motivar al personal de la oficina, y tratar a todos los empleados con respeto. Servir de modelo para el personal, y demostrar destrezas de trabajo en equipo. Servir de mentor. Destrezas de comunicación: escuchar con atención, proveer retroalimentación clara y precisa al personal. Excelentes destrezas de comunicación oral y
escrita.
Además, debe tener dominio de la tecnología (manejo y uso de los programas de aplicaciones y tecnologías emergentes); conocimiento en recursos humanos (aplicar las leyes relacionadas con los recursos humanos, y los procesos de entrevista y terminación de empleo); manejo de proyectos (tendrá a cargo proyectos especiales, identificando la forma de reducir los gastos e interrupciones en los mismos).
Proyecciones para el futuro del Gerente de Oficina
El puesto de Gerente de Oficina se desarrollará a medida que la compañía se expanda y se diversifique (Princeton Review, 2016). Por su parte, el US Bureau of Statistics (2016) indica que para este puesto se proyecta un crecimiento de ocho (8) por ciento desde el 2015 al 2024.
La educación requerida puede variar dependiendo de la naturaleza y el tamaño de la empresa. Preferiblemente, se requiere un Bachillerato en Administración o en Gerencia de Oficina, con un mínimo de 4 a 5 años de experiencia profesional, y poseer diversas certificaciones profesionales. Respecto al salario, el Gerente de Oficina tendría un ingreso medio anual de $45,590 con un tope de 10 por ciento ganando más de $149,590 al año.
Instituciones educativas en Puerto Rico que ofrecen
este grado
El Sistema UPR cuenta con el Programa de Gerencia de Oficina, a nivel subgraduado; está adscrito a la Facultad de Administración de Empresas del Recinto de Río Piedras, y goza de una acreditación profesional internacional del Accreditation Council of Business Schools and Programs. Asimismo, a nivel Isla, existe un programa similar en el sistema privado de educación superior. Para más información, puede llamar (787) 764-0000, Exts. 87151 y 87168, visitar la página web www.gerenciadeoficina.uprrp.edu o a través de la página en Facebook GeOf-UPRRP.