10 reglas de protocolo laboral
1. Saludo de mano
Procura tener la mano derecha libre de accesorios que interfieran con tu oportunidad de dar la mano. (Ej.: carteras, bultos, varias pulseras que suenen y anillos grandes).
Al momento de saludar, identifica quién es la persona de más jerarquía, pues es quien extiende la mano primero.
En actividades sociales, debes sostener el vaso y servilleta de cóctel en la mano izquierda.
En el ámbito profesional, mujeres y hombres se dan la mano por igual.
2. Contacto visual
La mirada profesional es en un triángulo imaginario que puede trazarse entre medio de la nariz y las cejas.
Mira con atención a la persona que se dirige a ti.
Debes mirar a la persona con la que hablas un 60% del tiempo.
3. Preséntate tú mismo
Comienza con un: “Hola, me llamo ________ ____________” y (si es apropiado) identifica la compañía, agencia, banco, institución u otros para los cuales trabajas. Evita utilizar Sra., Profa., Lcda. y otros. En grupos pequeños, debes conocer a todas las personas. En grupos grandes, intenta saludar a la mayor cantidad de personas posible.
4. Presentar a otros
La persona que presenta a los que se conocen por primera vez debe reconocer el orden de precedencia entre ellos. La persona que ocupa el puesto más importante se menciona primero.
Enfoca tu atención en la persona que está presentando.
5. Recordar nombres
Comienza a pensar y pregúntate si recuerdas a las personas y sus nombres.
Durante la conversación, puedes mencionar el nombre en varias ocasiones.
Al despedirte vuelve a repetirlo.
6. La conversación cómoda
Se logra al tratar temas que abren oportunidades de establecer una comunicación agradable. Por ejemplo: viajes, deportes, libros y otros.
Evita los temas de salud, religiones, finanzas y política, que pueden ser controvertibles.
7. Lenguaje corporal
Mantén una postura en la cual te sientas a gusto en todo momento.
Conserva esa misma apariencia cuando estés sentado.
Utiliza la palma de la mano para llamar la atención de algo que deseas resaltar, de manera que la otra persona le preste atención.
8. Buen uso del teléfono
Cuando hagas una llamada, identifícate siempre, menciona la compañía que representas y luego pregunta por la persona con la que deseas hablar.
Si tienes que dejar algún mensaje de voz en el contestador, organízalo como si fuera un memo: tu identificación, compañía, a quién va dirigido, el propósito, una despedida y tu número de teléfono.
Si vas a mantener una conversación en altavoz desde tu teléfono, infórmaselo a la otra persona. De igual forma, déjale saber si hay otra persona escuchando.
9. Tarjetas de presentación
Asegura que tus tarjetas estén actualizadas con la información clara, libre de humedad y de escritura a mano.
Siempre llévalas en un estuche profesional, preferiblemente de piel o metal para que no se arruguen.
En el intercambio de las mismas, espera a que una persona de mayor jerarquía la solicite.
10. Las reuniones
Si diriges la reunión, sé considerado con el horario; comienza y finaliza puntualmente.
Envía la agenda con anticipación a los participantes.
Distribuye las minutas en 48 horas.
El apoyo de la tecnología:
La indispensable tecnología llegó para facilitarnos toda comunicación interpersonal. Si la utilizas de la manera correcta, sin duda será tu gran aliada. Fuente: Prof. Alga Rivera, de The Protocol School of Puerto Rico