REPENSAR EL ESPACIO DE TRABAJO
Conoce sobre el presente y futuro de las oficinas del siglo 21
Tendencias modernas en la distribución, decoración y uso de oficinas mandan a mantener espacios abiertos que inviten a la colaboración, mobiliario que permita flexibilidad para adaptarse a los cambios y áreas con ambiente relajado que ayuden a bajar revoluciones y, a la vez, estimulen la productividad.
Durante una visita reciente a Puerto Rico para conversar con ejecutivos de empresas,
Gipsy Alonso, directora de arquitectura y diseño global de Knoll, conversó con Por
Dentro sobre el presente y futuro de las oficinas del Siglo 21. Destacó cuan crucial resulta para las empresas definir su cultura y proyectarla a través de su ambientación interior para lograr atraer y retener el personal idóneo según sus objetivos.
“La oficina del futuro depende de la cultura de cada compañía, de las diferentes edades y generaciones que esa compañía tiene, de su objetivo. Siendo una compañía que estudia cómo las personas pueden vivir, trabajar e incorporar lo social, eso es muy importante. Es importante tener algo que sea flexible, no solamente para hoy, también para el día de mañana porque uno nunca sabe cómo va a trabajar mañana, no solamente en cuanto a tecnología, también en cuanto al tipo de persona, a cómo va a cambiar la estrategia de la compañía”, establece Alonso.
EQUIPO Y AMBIENTACIÓN. Menciona, por ejemplo, que se ha encontrado que los empleados más jóvenes no tienen problema con sacrificar espacio en la oficina, si esto supone poder seleccionar o llevar los equipos electrónicos que más les gusta utilizar. Sin embargo, la ambientación del lugar sí les apela.
“Muchos de los jóvenes quieren traer su equipo y ceden el espacio. Los empleadores pueden (entonces) hacer un espacio fantástico, y estamos viendo que esta nueva generación hace decisiones sobre la compañía de acuerdo a lo que ven en los primeros 30 segundos”, dice.
FLEXIBILIDAD. Alonso explica que el ritmo cambiante en la estructura empresarial así como en el mundo de la tecnología y en los mismos profesionales es más rápido que la frecuencia con la que se renuevan los interiores de las oficinas, por lo que esa flexibilidad es aun más importante.
“Si tenemos tecnología que cambia cada 15 meses, la organización que cambia cada tres años, el empleado que cada ocho años está evaluando si esta organización está buena o no sirve para mí, y el espacio lo cambiamos cada diez años, a veces en edificios que tienen 40 o 50 años, la solución es hacer el interior lo más flexible par poder sacar ventaja de todo lo que cambia y sobre lo cual no tenemos control, porque sí tenemos control del interior”, analiza.
Para lograr esa flexibilidad y agilidad, la ejecutiva de Knoll presenta algunas estrategias aplicadas en el nuevo edificio central de la empresa de servicios de comunicación Liberty. El espacio en la mayoría de los pisos se mantuvo abierto, con mínimas divisiones y, cuando se colocaron, las mismas fueron hechas en cristal.
ESPACIOS PARA LA COLABORACIÓN. Llaman la atención los escritorios con tope continuo, en los que no hay barreras físicas mayores que delimiten las áreas de trabajo de cada cual. Se espera que esto propicie la colaboración y el trabajo en equipo.
Alonso explica que esta apertura también facilita la interacción e integración de las distintas generaciones representadas en la oficina, lo que les permite aprender unas de otras.
“BULLPEN” Y “JUST-IN-TIME MANAGEMENT”. Para los equipos de trabajo gerencial, escritorios en forma de corchete con espacio abierto en el centro permiten colocar pequeñas mesas en las que se pueden sostener reuniones cortas y ágiles, algo que se denomina como “just-in-time management”.
“Otra cosa que estamos viendo es que si yo tengo que caminar más de diez pies para ir a una conferencia o ir a un cuarto cerrado, quizá no vamos o te demoras y cuando empiezas a caminar para tomar todas las cosas que vas a llevar, ya resolviste la situación”, ilustra para demostrar cómo esta distribución del espacio es práctica.
ÁREAS RELAJADAS. De otro lado, en medio del fragor del trabajo a veces tener un espacio relajado donde pensar o conversar con colegas informalmente estimula el fluir de ideas. Por eso en los espacios abiertos del edificio visitado se designaron áreas, en este caso frente a un ventanal de cristal con vista al exterior, donde se colocaron sofás y sillas reclinadas con mesas de esquina y pequeñas pizarras que lo mismo pueden usarse para reuniones informales o para plasmar ideas espontáneas.
Estas áreas, comenta Alonso, fomentan el deseo de estar en el lugar y también la interacción social.
“Estamos viendo que las nuevas generaciones, la generación Y, trabajan de forma totalmente diferente y la vida social en redes como Facebook, LinkedIn, todo ‘social media’ es parte de sus vidas. Para tener empleados más productivos tenemos que incorporar lo que es la vida social tanto exterior como interior. Se ha
encontrado que cuando tienes diferentes edades en la organización, abrazar el aspecto social del trabajo es muy importante porque así es como una persona más veterana le puede dar información a una más joven que está tratando de aprender, todos aprenden no solamente por observar sino también modelando lo que se hace”, plantea.
SALAS DE REUNIÓN. Pero el trabajar en espacios abiertos, así como la tertulia productiva que pueda generarse en estas áreas de “estar”, hacen necesarias las salas cerradas de reunión delimitadas con cristales para no interrumpir el paso de luz ni la sensación de apertura.
“Estos cuartos son bien importantes para tener un lugar a donde ir, tener la tecnología por si vas a tener una reunión y necesitas proyectar, y tener todo fácil. En un lugar (abierto) como este cuando hay muchas personas quizá molestamos (a quien trabaja cerca), y en los pisos con mayor densidad contamos con lugares así”, sostiene la directora de arquitectura y diseño global de Knoll. ALMACENAMIENTO Y “HOTELING”. Con la disminución en el uso de papel, la expectativa en las oficinas modernas es que cada vez se necesiten menos áreas de almacenamiento. Por eso, indica Alonso, son menos los archivos y en su mayoría de baja altura para no interrumpir el concepto de espacio abierto. Aun así, algunos pueden tener una altura media e incluso servir para sostener breves encuentros y conversaciones de trabajo estando de pie, lo que favorece que los empleados se muevan y abandonen por un rato sus posturas sedentarias.
Otro elemento importante en estas oficinas menos cargadas de equipos son los espacios donde el personal pueda guardar de manera segura sus artículos personales y herramientas de trabajo, incluso cuando tengan que compartir estaciones de trabajo si tienen turnos rotativos. Para esto se emplea el conceto de archivo privado tipo “hoteling”, son piezas con gavetas pequeñas que cierran con su propia llave y que tienen ruedas, por lo que cada persona puede llevar el que contiene sus cosas a la estación de trabajo que le sea asignada durante su turno.
“La persona cuando viene al trabajo se siente parte de la compañía, al final del día tiene sus cosas personales en el archivo (guardadas con llave)”, apunta Alonso.
“Tener un área para recuperarte tanto física como mentalmente cuando necesites un minuto es importante porque estar ‘ausente’ no ayuda a la productividad”. Gipsy Alonso, directora de arquitectura y diseño global de Knoll