S­koon ou­dit in ge­drang

Mossel Bay Advertiser - - News - Nic­key le Roux

Mos­sel­baai-mu­ni­si­pa­li­teit mag waar­skyn­lik 'n se­wen­de, ag­ter­een­vol­gen­de s­koon ou­dit kwyt wees weens die on­lang­se, ge­nood­saak­de oor­ska­ke­ling van­af ‘n Ex­cel-sag­te­wa­re­weer­ga­we van fi­nan­si­ë­le ver­slag­doe­ning, na ‘n Ca­seWa­re re­ke­naar­pro­gram.

Ca­seWa­re is baie meer sta­biel en bied ver­skeie in-jaar rap­por­te­rings­voor­de­le.

Weens die Mu­ni­si­pa­le S­tan­daard Klas­si­fi­ka­sie van Re­ke­nin­ge, ook be­kend as mSCOA, het die groot­boek­re­ke­nin­ge van Mos­sel­baai ver­meer­der van­af min­der as 10 000 groot­boek­re­ke­nin­ge, na so­wat 90 000. Wat die si­tu­a­sie meer kom­pleks maak, is dat die klas­si­fi­ka­sie van een na se­we­di­men­si­o­neel ver­an­der het.

Be­son­der baie her­klas­si­fi­ka­sie van uit­ga­wes moes ge­doen word; dit ver­eis reg­stel­lings­joer­na­le op die fi­nan­si­ë­le sta­te­mo­del wat te­rug­wer­kend ge­pos­teer moes word om die vo­ri­ge twee ja­re se sy­fers aan te pas. In kort; die lê­er het ge­woon té groot ge­raak om met die Ex­cel-re­ke­naar­pro­gram, wat tot ver­le­de jaar nog ge­bruik is, voort te gaan, al­dus die mu­ni­si­pa­le be­stuur­der, adv T­hys Gi­li­o­mee.

Al dié ver­an­de­rin­ge het groot druk op die in­ter­ne ka­pa­si­teit van die mu­ni­si­pa­li­teit ge­plaas. An­ders as mees­te an­der mu­ni­si­pa­li­tei­te, maak Mos­sel­baai tra­di­si­o­neel nie van kon­sul­tan­te ge­bruik om die fi­nan­si­ë­le sta­te op te stel nie.

S­per­tyd

Die mu­ni­si­pa­li­teit het ge­volg­lik nie die fi­nan­si­ë­le sta­te teen die s­per­tyd - 31 Au­gus­tus - vir in­die­ning ge­reed ge­had nie. Ar­ti­kel 126(1) van die Mu­ni­si­pa­le Fi­na­ni­ë­le-be­stuurs­wet ver­eis dat mu­ni­si­pa­li­tei­te se jaar­lik­se fi­nan­si­ë­le sta­te bin­ne twee maan­de na jaar­ein­de by die Ou­di­teur-Ge­ne­raal vir ou­di­te­ring in­ge­dien moet word.

Hoe­wel die proef­ba­lans op die fi­nan­si­ë­le stel­sel vol­gens adv Gi­li­o­mee in ba­lans was, het die ver­keer­de han­te­ring van reg­stel­len­de joer­na­le in Ca­seWa­re ver­oor­saak dat die Ca­seWa­re ba­lan­s­taat uit ba­lans was. Die oor­saak van die fout is eers om 22:10 op 31 Au­gus­tus be­sef.

Die joer­na­le moes toe weer van voor­af voor­be­rei word. Die joer­na­le wat voor­heen meer as ‘n dag se werk was, kon nie in min­der as twee ure oor­ge­doen word nie. Dit, as­ook die feit dat slegs een per­soon per keer op Ca­seWa­re aan die sta­te kon werk, het net te min tyd ge­laat om al­les reg te stel.

In die ver­le­de, toe van die Ex­cel-pro­gram ge­bruik ge­maak is, kon meer as een be­amp­te te­ge­lyk aan die sta­te werk.

Ri­si­ko

Vol­gens adv T­hys Gi­li­o­mee was daar net té veel ri­si­ko’s om die sta­te teen die s­per­tyd op 31 Au­gus­tus in te dien.

“Ek be­sef dat Mos­sel­baai-mu­ni­si­pa­li­teit waar­skyn­lik van ‘n se­wen­de op­een­vol­gen­de s­koon ou­dit ge­dis­kwa­li­fi­seer mag word. Hoe­wel hart­seer, is dit veel be­lang­ri­ker om die mu­ni­si­pa­li­teit se on­ge­kwa­li­fi­seer­de ou­dit­sta­tus te be­skerm. Die ver­skil tus­sen die 'n s­koon ou­dit en on­ge­kwa­li­fi­seer­de ou­dit is in we­se dat, met ‘n s­koon ou­dit, ook aan al die wet­li­ke ver­eis­tes vol­doen is, on­der meer dat die sta­te op die sper­da­tum in­ge­dien is.

Ak­ku­raat vs be­tyds

Die doel van fi­nan­si­ë­le sta­te is om ‘n re­de­li­ke weer­ga­we te gee van die fi­nan­si­ë­le stand en fi­nan­si­ë­le be­dry­wig­he­de van die mu­ni­si­pa­li­teit en dit is daar­om be­lang­ri­ker om die sta­te as ak­ku­raat ge­klas­si­fi­seer te kry, as om dit as be­tyds ge­klas­si­fi­seer te kry.

Ad­vo­kaat Gi­li­o­mee het er­ken­ning ge­gee vir die lang ure wat die klein groe­pie in­di­vi­du­e­le be­amp­tes in­ge­sit het om die sta­te nie­te­min kor­rek en be­tyds te le­wer. Die span was in twee skof­te in­ge­deel wat die vir vyf dae on­ver­poos in 12-uur skof­te – deur­nag ge­werk en me­kaar af­ge­los het.

“Die be­trok­ke per­so­neel het be­son­de­re lang ure ge­werk om die sta­te op 12 Sep­tem­ber in te dien. “Die ou­dit van die fi­nan­si­ë­le sta­te word ook uit­ge­stel en dus word die ou­dito­pi­nie, be­stuurs­ver­slag en jaar­ver­slag uit­ge­stel.”

Kon­tro­le­maat­re­ëls

Die Uit­voe­ren­de Bur­ge­mees­ter, Raads­heer Har­ry Le­ven­dal het ty­dens die pas-af­ge­lo­pe maan­de­lik­se raads­ver­ga­de­ring be­ves­tig dat ver­skeie kon­tro­le­maat­re­ëls in plek ge­stel is om ‘n her­ha­ling te voor­kom, on­der meer dat jaar­liks aan die vol­gen­de sper­da­tums vol­doen moet word:

• Dat die hui­di­ge ak­sie­plan met doel­wit­da­tums en sper­tye voor ein­de Mei van el­ke jaar her­sien word;

• Dat ‘n tem­plaat wat aan die nu­we GE­NE­RAL RECOGNISED ACCOUNTING PRACTICE (GRAP) stand­pun­te vol­doen voor 30 Ju­nie jaar­liks op­ge­stel en af­ge­te­ken moet word;

• Dat die mu­ni­si­pa­li­tiet se proef­ba­lans fi­naal moet wees teen nie la­ter nie as die ein­de van die eer­ste week in Au­gus­tus; en laas­tens,

• Dat ‘n vol­le­di­ge stel kon­sep­sta­te aan die In­ter­ne ou­dit­ko­mi­tee voor­ge­hou word teen nie la­ter nie as die ein­de van die der­de week van Au­gus­tus

Hier­die sper­da­tums sal ver­vol­gens in die pres­ta­sie­me­tings­kon­trak van werk­ne­mers ver­vat en ge­mo­ni­tor word.

Die hoof­sweep van die ANC, raads­lid Jo­van Bruin­ders het ge­vra dat op­po­si­sie­par­tye ook in­set­te moet kan le­wer in e­ni­ge on­der­soe­ke, en dit be­treur dat dit mag voor­kom as­of die mu­ni­si­pa­li­teit se trot­se tra­di­sie in ge­drang ge­bring mag word.

Raads­heer Le­ven­dal het eg­ter daar­op ge­wys dat al­le mu­ni­si­pa­li­tei­te wat in­ge­vol­ge rig­ly­ne die sag­te­wa­re­skuif ge­maak het, in die­self­de pe­na­rie is. "Dit is nie net die raad nie, maar die per­so­neel wat ui­ters hard ge­werk het om die si­tu­a­sie te ver­hoed, wat ui­ters te­leur­ge­steld is."

Sien vry­stel­ling deur DA kies­af­de­lings­hoof aan­lyn.

Newspapers in Afrikaans

Newspapers from South Africa

© PressReader. All rights reserved.