Skoon oudit in gedrang

Mosselbaai-munisipaliteit mag waarskynlik 'n sewende, agtereenvolgende skoon oudit kwyt wees weens die onlangse, genoodsaakde oorskakeling vanaf ‘n Excel-sagtewareweergawe van finansiële verslagdoening, na ‘n CaseWare rekenaarprogram.

CaseWare is baie meer stabiel en bied verskeie in-jaar rapporteringsvoordele.

Weens die Munisipale Standaard Klassifikasie van Rekeninge, ook bekend as mSCOA, het die grootboekrekeninge van Mosselbaai vermeerder vanaf minder as 10 000 grootboekrekeninge, na sowat 90 000. Wat die situasie meer kompleks maak, is dat die klassifikasie van een na sewedimensioneel verander het.

Besonder baie herklassifikasie van uitgawes moes gedoen word; dit vereis regstellingsjoernale op die finansiële statemodel wat terugwerkend geposteer moes word om die vorige twee jare se syfers aan te pas. In kort; die lêer het gewoon té groot geraak om met die Excel-rekenaarprogram, wat tot verlede jaar nog gebruik is, voort te gaan, aldus die munisipale bestuurder, adv Thys Giliomee.

Al dié veranderinge het groot druk op die interne kapasiteit van die munisipaliteit geplaas. Anders as meeste ander munisipaliteite, maak Mosselbaai tradisioneel nie van konsultante gebruik om die finansiële state op te stel nie.

Spertyd

Die munisipaliteit het gevolglik nie die finansiële state teen die spertyd - 31 Augustus - vir indiening gereed gehad nie. Artikel 126(1) van die Munisipale Finaniële-bestuurswet vereis dat munisipaliteite se jaarlikse finansiële state binne twee maande na jaareinde by die Ouditeur-Generaal vir ouditering ingedien moet word.

Hoewel die proefbalans op die finansiële stelsel volgens adv Giliomee in balans was, het die verkeerde hantering van regstellende joernale in CaseWare veroorsaak dat die CaseWare balanstaat uit balans was. Die oorsaak van die fout is eers om 22:10 op 31 Augustus besef.

Die joernale moes toe weer van vooraf voorberei word. Die joernale wat voorheen meer as ‘n dag se werk was, kon nie in minder as twee ure oorgedoen word nie. Dit, asook die feit dat slegs een persoon per keer op CaseWare aan die state kon werk, het net te min tyd gelaat om alles reg te stel.

In die verlede, toe van die Excel-program gebruik gemaak is, kon meer as een beampte tegelyk aan die state werk.

Risiko

Volgens adv Thys Giliomee was daar net té veel risiko’s om die state teen die spertyd op 31 Augustus in te dien.

“Ek besef dat Mosselbaai-munisipaliteit waarskynlik van ‘n sewende opeenvolgende skoon oudit gediskwalifiseer mag word. Hoewel hartseer, is dit veel belangriker om die munisipaliteit se ongekwalifiseerde ouditstatus te beskerm. Die verskil tussen die 'n skoon oudit en ongekwalifiseerde oudit is in wese dat, met ‘n skoon oudit, ook aan al die wetlike vereistes voldoen is, onder meer dat die state op die sperdatum ingedien is.

Akkuraat vs betyds

Die doel van finansiële state is om ‘n redelike weergawe te gee van die finansiële stand en finansiële bedrywighede van die munisipaliteit en dit is daarom belangriker om die state as akkuraat geklassifiseer te kry, as om dit as betyds geklassifiseer te kry.

Advokaat Giliomee het erkenning gegee vir die lang ure wat die klein groepie individuele beamptes ingesit het om die state nietemin korrek en betyds te lewer. Die span was in twee skofte ingedeel wat die vir vyf dae onverpoos in 12-uur skofte – deurnag gewerk en mekaar afgelos het.

“Die betrokke personeel het besondere lang ure gewerk om die state op 12 September in te dien. “Die oudit van die finansiële state word ook uitgestel en dus word die ouditopinie, bestuursverslag en jaarverslag uitgestel.”

Kontrolemaatreëls

Die Uitvoerende Burgemeester, Raadsheer Harry Levendal het tydens die pas-afgelope maandelikse raadsvergadering bevestig dat verskeie kontrolemaatreëls in plek gestel is om ‘n herhaling te voorkom, onder meer dat jaarliks aan die volgende sperdatums voldoen moet word:

• Dat die huidige aksieplan met doelwitdatums en spertye voor einde Mei van elke jaar hersien word;

• Dat ‘n templaat wat aan die nuwe GENERAL RECOGNISED ACCOUNTING PRACTICE (GRAP) standpunte voldoen voor 30 Junie jaarliks opgestel en afgeteken moet word;

• Dat die munisipalitiet se proefbalans finaal moet wees teen nie later nie as die einde van die eerste week in Augustus; en laastens,

• Dat ‘n volledige stel konsepstate aan die Interne ouditkomitee voorgehou word teen nie later nie as die einde van die derde week van Augustus

Hierdie sperdatums sal vervolgens in die prestasiemetingskontrak van werknemers vervat en gemonitor word.

Die hoofsweep van die ANC, raadslid Jovan Bruinders het gevra dat opposisiepartye ook insette moet kan lewer in enige ondersoeke, en dit betreur dat dit mag voorkom asof die munisipaliteit se trotse tradisie in gedrang gebring mag word.

Raadsheer Levendal het egter daarop gewys dat alle munisipaliteite wat ingevolge riglyne die sagtewareskuif gemaak het, in dieselfde penarie is. "Dit is nie net die raad nie, maar die personeel wat uiters hard gewerk het om die situasie te verhoed, wat uiters teleurgesteld is."

Sien vrystelling deur DA kiesafdelingshoof aanlyn.