La tecnología marca las diferencias frente al desafío normativo del control de horarios

Las soluciones innovadoras son claves para responder al reto del registro obligatorio del fichaje, que el Gobierno quiere ahora que sea siempre digital

Ya han pasado cinco años desde que el fichaje se instauró obligatorio en todas las empresas (cumplió el pasado 12 de marzo), y todavía un porcentaje bastante significativo de ellas no lo tienen implementado. Se estima que un 30% de las corporaciones de nuestro país continúan sin llevar a cabo un registro de la jornada laboral de sus trabajadores tal y como manda la ley. Un dato que ya revelaba en 2022 el informe «Registro Horario en España», de la compañía Kenjo (especializada en la digitalización del área de Recursos Humanos). Un porcentaje similar estiman también empresas y expertos del sector consultados por ABC y que se dedican a desarrollar y ofrecer innovadoras soluciones para realizar el control horario.

Las nuevas tecnologías van a ser vitales para afrontar este desafío normativo, porque además el Gobierno quiere dar una vuelta de tuerca a la regulación del fichaje en las empresas: quiere que sea digital (es decir, prescindir de los registros en papel) y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo. Esa es la propuesta que el Ejecutivo ha puesto sobre la mesa a los interlocutores sociales en el marco de la negociación para reducir la jornada laboral de 40 a 37,5 horas semanales.

Solo hay que echar un vistazo a los datos que facilita la Inspección de Trabajo para comprobar que el control horario es una asignatura pendiente para muchas corporaciones. Desde 2019, cuando entró en vigor la obligación de fichar, hasta el pasado año han aumentado un 32% las actuaciones que este organismo ha realizado para vigilar el cumplimiento en lo que se denomina ‘tiempo de trabajo’, un concepto en el que siempre «se mira el registro horario» porque de ahí se derivan otras cuestiones como la realización de horas extraordinarias, los descansos, vacaciones... apuntan desde lnspección de Trabajo. Pues bien, en este lustro las infracciones por incumplir cuestiones derivadas del ‘tiempo de trabajo’ casi se han triplicado y en consecuencia también las sanciones.

Infracciones

El año pasado de las 35.501 intervenciones que realizó este organismo por esta cuestión, se detectaron 14.292 infracciones y las sanciones ascendiendo a un importe total de 15,5 millones de euros. Lo más destacado de 2023 es que « se han detectado un 45% más de infracciones que en 2022 en materia de registro de jornada laboral», afirma Daniel López, director de la Unidad de Negocio HCM Iberia & Mid Market Spain de Cegid, una multinacional que proveé software de gestión empresarial en la nube.

Bien por falta de recursos económicos, o de información o de asesoramiento, o bien por que resulta muy difícil fichar en determinadas actividades con horarios hiperflexibles o donde se trabaja por objetivos o proyectos, lo cierto es que el control horario no termina de calar en las empresas. Y todas están obligadas a ello: desde una startup con dos empleados a una multinacional con miles, siempre que operen en España. Afecta a todos los sectores profesionales incluso para empleados ‘móviles’ (transportistas) como comerciales, agentes inmobiliarios, trabajadores temporales o con contratos a jornada parcial o que desempeñen el trabajo a distancia o «cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa», dice la guía sobre el registro de jornada, que ha publicado el Ministerio de Trabajo.

Este documento se realizó para resolver muchas consultas que plantearon las empresas y ofrece una serie de criterios pero sólo a título informativo. Por ejemplo, da por válido tanto el soporte de papel como telemático para el control horario. Y dice que debe ser «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador».

Donde está recogida la obligación de fichar en las empresas y de guardar esos registros durante cuatro años es en el Real Decreto-ley 8/2019, pero no dice qué sistema utilizar para hacerlo. Por tanto, hay empresas que todavía siguen utilizando soportes de papel (el libro de firmas de toda la vida). Otras han implementado avanzadas aplicaciones digitales (en app móvil o portales web) en las que incluso un trabajador puede solicitar un cambio de turno, las vacaciones o una libranza, e incluso justificar una ausencia por una visita médica. También hay empresas que utilizan el fichaje con tarjeta o introducen un código numérico. Y a veces es una combinación de varias de estas tecnologías.

Biometría

Lo que ya está en declive es el control horario biométrico, es decir fichar con la huella dactilar, el iris, la retina, la cara o la voz, ya que tanto la Unión Europea como la Agencia Española de Pro

EN UN LUSTRO Las actuaciones de Inspección de Trabajo sobre el registro horario han aumentado un 32%

tección de Datos (AEPD) han establecido unas elevadas exigencias a la hora de utilizar estos sistemas, aunque no están prohibidos. «Lo que rige es minimizar el uso de datos personales. Si puedes conseguir lo que dice una norma con sistemas que no utilicen datos personales, pues utilizas esos sistemas. Realmente no está prohibido el control biométrico, pero es muy complicado usarlo porque es necesario establecer una serie de controles de protección de esos datos que resultan muy difíciles de cumplir » , explica Margarita Fernández, socia del departamento Laboral de Baker McKenzie.

Siempre digital

Ahora Trabajo quiere revisar la regulación sobre el control horario apelando a una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) de 2019. En esta se fijaba que el fichaje tenía que realizarse a través de «un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador». Así que el pasado mes de febrero el secretario de Estado de Trabajo, Joaquín Pérez Rey, anunciaba que «tenemos que tender a digitalizar el registro horario y que sus asientos no sean manipulables, que no se pueda alterar ni por el empresario ni otro sujeto. Y tenemos que tender también a que el registro sea accesible de forma remota por la Inspección de Trabajo». Hoy día tiene que estar disponible para este organismo, para el trabajador y para sus representantes sindicales. Es decir, que los registros en papel para fichar están acabados. «Es una forma de registro fácilmente manipulable además difícil de custodiar», lo justificaba el propio Pérez Rey, que tampoco avanzó como será el registro digital ni explicó cómo va a poder interoperar con la Inspección de Trabajo.

Sanciones

Esta reforma además abordará otra cuestión: la « necesidad de reforzar el aparato sancionador en materia de tiempo de trabajo para que sea eficaz y suficientemente disuasorio de las conductas que ponen en peligro el cumplimiento íntegro de las normas