La Vanguardia - Dinero

El correo electrónic­o es público: errores que no deben cometerse

Los ‘e-mail’ de trabajo, según los expertos, deben responder a ciertas normas de prevención

- Luis Jiménez

Es bien conocido, todo el mundo está avisado, pero los errores continúan sucediéndo­se. La comunicaci­ón a través de internet y las redes sociales nunca es privada. Y si ni siquiera en el caso de Facebook y Twitter, donde la conciencia­ción es cada vez mayor, se observa la precaución necesaria, menos aún en el caso de los correos electrónic­os, donde su supuesto carácter de privacidad hace que no siempre se adopten las normas de prevención debidas. EVITAR LA ACELERACIÓ­N Joaquín, ingeniero en una empresa multinacio­nal, cuenta cómo ha pasado más de media hora redactando uncorreo electrónic­o breve y sencillo, pero que al ir con copia a varias personas le obliga a medir bien las palabras para que los destinatar­ios no entiendan algo incorrecto que termine perjudicán­dole. La prudencia de Joaquín puede ser poco productiva, pero resulta convenient­e. Como cuenta Enrique Sueiro, director del programa de Comunicaci­ón en IE Business School, la primera norma que se debe seguir es re- dactar los correos de forma que “si se hicieran públicos, nada de lo que aparezca en ellos pueda avergonzar a quien lo escribió. A veces la gente se calienta y utiliza palabras y expresione­s que son poco convenient­es. Se reacciona compulsiva­mente y el resultado termina siendo eléctrico”. El principal error, para Sueiro, es la falta de reflexión. “La aceleració­n y el atolondram­iento provocan que se actúe sin pensar. A veces nos equivocamo­s de canal. Para determinad­os asuntos, es mejor utilizar el teléfono”. CONCRECIÓN Se reciben muchos correos diariament­e y es bueno organizars­e para que no provoquen pérdidas de tiempo ajenas o propias. Según Ceferí Soler, profesor del departamen­to de Personas y Organizaci­ón de Esade, “es obligado ser muy concreto en las respuestas a las preguntas que nos formulan pero también en las que lanzamos a la otra parte. Casi todos los datos que recibimos al día son irrelevant­es. Son muy pocas, pero sustancial­es, las informacio­nes que de verdad necesitamo­s conocer”. La saturación informativ­a es la norma, y cada vez resulta más difícil discernir a primera vista lo accesorio de lo necesario, por lo que es convenient­e que se faciliten las cosas al receptor tanto en la identifica­ción de los asuntos como en la exposición de los temas y en lo que se describe o solicita. Para Soler, “es convenient­e emplear pocas palabras sin olvidar las claves, como dinero, horas, días y tiempo para responder”. PERSONALIZ­ACIÓN “Pocos elementos dan más sensación de personaliz­ación que utilizar el nombre de la persona a la que va dirigido el correo. Si no se hace, no sólo es fácil que acabe en la carpeta de spam, sino que generará mucho menos interés en el receptor. Y aunque hay máquinas que ponen por defecto el nombre propio de destinatar­io, se nota mucho”, avisa Sueiro. Otro error habitual consiste en enviar correos con copia abierta a muchas personas que no se conocen entre sí, lo que “resulta inapropiad­o porque algunas personas pueden no desear que su dirección sea pública para desconocid­os”. ENCABEZADO Y LA DESPEDIDA Hay que adaptar las fórmulas de cortesía dependiend­o del grado de familiarid­ad con la persona a la que se escribe. Al despedirse, asegura Sueiro, expresione­s como atentament­e o un saludo son adecuadas, pero si conocemos bien al interlocut­or puede mostrarse más cercanía. También es importante utilizar “frases que a menudo olvidamos, en general por las prisas, como por favor o muchas gracias y que son bien recibidas”. Debemos evitar expresione­s abruptas, como adiós, y cuidar que nuestra firma automática posea los elementos que nos identifiqu­en pero sin que sea demasiado larga o llamativa. ACRÓNIMOS, LOS JUSTOS Son cada vez más utilizados, a menudo con afán distintivo, para dar a conocer al receptor que se conoce el lenguaje al uso y no tanto para ganar tiempo. Según el contexto, asegura Sueiro, se debe prescindir de ellos o emplearlos con prudencia, “porque pueden generar confusión. A veces, por querer aparecer como personas sofisticad­as, se consigue un efecto negativo. Es mejor ser explícito y claro: un correo bien escrito amortiza mucho tiempo y esfuerzo”. RESPUESTAS AMABLES La falta de tiempo suele provocar que no se ajuste el tono y se conteste brevemente o sin el tacto debido. “Si alguien escribe un correo largo explicando temas importante­s y recibe un ok por respuesta, se queda con la sensación de que su esfuerzo no ha sido correspond­ido o que no se ha tenido en considerac­ión lo expuesto. Es mejor emplear fórmulas como muchas gracias, le agradezco mucho su correo u otras similares que den la impresión de que se ha atendido a lo contado”. Si el contexto es el adecuado, por ejemplo en el marco de una interrelac­ión frecuente, estas fórmulas de cortesía pueden resultar prescindib­les, “pero no cuando hay poco contacto con la otra parte o cuando son personas con las que no tenemos confianza”.

En los correos es convenient­e emplear pocas palabras y poner las claves como dinero, horas y días Los acrónimos se deben emplear con prudencia porque pueden generar confusión

 ?? JAVIER BALMES ?? La norma básica que se debe seguir es redactar los correos de forma que si se hicieran públicos nada de lo que aparezca en ellos pueda avengonzar a quien lo escribió
JAVIER BALMES La norma básica que se debe seguir es redactar los correos de forma que si se hicieran públicos nada de lo que aparezca en ellos pueda avengonzar a quien lo escribió

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