¿Y si alargamos la vida útil de una humilde hoja de papel?

Cuarenta años después de que el experto en información Frederick Wilfrid concibiera la idea de la ‘oficina sin papeles’, este concepto sigue siendo un mito. La predicción de que la digitalización acabaría con el uso del papel está aún lejos de cumplirse y, es más, sorprende que, en los tiempos actuales, caracterizados por el uso masivo del correo electrónico, ebooks, redes sociales o almacenes de información digital en la nube, el consumo de papel no deje de crecer año tras año.

Según los últimos datos de la Asociación Española de Fabricantes de Pasta, Papel y Cartón (ASPAPEL), el consumo de papel en nuestro país creció un 5,6 por ciento en 2016 respecto al año anterior, alcanzando las 6.607.300 toneladas. En definitiva, la usabilidad del papel se sigue imponiendo a los dispositivos electrónicos, incluso en los entornos más digitalizados, como el empresarial, donde la impresión de documentos continúa siendo una herramienta indispensable, gracias, especialmente, a su fiabilidad.

Según un estudio de Toshiba, solo en Europa se imprimen 500.000 millones de páginas anuales en equipos de impresión, lo que se traduce en 1.450 millones de páginas al día o más de 50.000 cada segundo en horario laboral. Asimismo, y de acuerdo con este estudio, cada trabajador europeo utiliza una media de más de 10.000 hojas de papel al año, unas 35 al día.

No son menos sorprendentes los resultados de este análisis en lo que se refiere al uso que se da a los documentos. De hecho, el 45 por ciento de estas 50.000 páginas impresas al segundo, 23.225 para ser exactos, acaban en la papelera tras unas horas de uso, lo cual lleva a preguntarnos, inevitablemente, qué ahorros de costes y beneficios para el medio ambiente podemos conseguir, si reducimos la impresión de documentos temporales.

En este sentido, cada vez más organizaciones se preocupan por conciliar crecimiento y competitividad con un decidido compromiso en favor del desarrollo social y la protección del medio ambiente. De hecho, este último se ha convertido en pilar fundamental de la Responsabilidad Social Corporativa y numerosas empresas cuentan ya con certificados medioambientales que obligan a implementar acciones medibles cada año para seguir renovándolo.

El ahorro de papel desempeña un rol importante en este compromiso medioambiental. Un ejemplo de esta afirmación podría ser Dinamarca, país que pretende ser el primero en

prescindir de las monedas y los billetes en circulación en 2030. Para ello, desde 2016, el país nórdico prohíbe pagar en metálico en restaurantes, gasolineras o tiendas de moda, de modo que el 87 por ciento de las transacciones ya se realiza con tarjetas de crédito.

En el caso de nuestro país, la administración pública es también una de las grandes impulsoras del ahorro de papel mediante la ventanilla única digital, que permite el registro y envío instantáneo de documentos digitalizados. A modo de ejemplo práctico, algunas instituciones ya ahorran al ciudadano la compulsa de fotocopias, admitiendo, en su lugar, un documento escaneado.

En este sentido, uno de los hitos más importantes se producirá en octubre de este año, fecha prevista en el Plan de Acción de Transformación del Ministerio de Hacienda, para abandonar el papel y realizar todos los trámites de forma digital y que servirá de base para el resto de carteras ministeriales. Proyectos como los citados demuestran que el sistema está evolucionando, aunque no olvidemos que los grandes cambios suelen ser lentos y más aún en el ámbito institucional.

En el caso de la empresa privada, la estrategia ‘papel cero’ se basa en gran parte en una eficiente gestión documental a través de la tecnología. El problema reside en que, más allá de sensibilizar a los empleados para reducir el uso de papel al que están acostumbrados, en la mayoría de los casos desconocen qué estrategias o tecnologías pueden implementar para conseguir un ahorro real, lo que conduce a que al final se limiten a acciones como, por ejemplo, la compensación de emisiones de CO2 mediante proyectos de reforestación. En definitiva, acciones que no se traducen en un descenso del consumo de papel.

Ahora mismo, ya existe una tecnología capaz de acabar con el desperdicio indiscriminado del papel dentro de las organizaciones y alargar la vida de una hoja de papel. Se trata de una solución de borrado del contenido impreso aplicando calor y que se traduce en que una hoja impresa puede ser reutilizada una y otra vez.

Esta “re-impresión” está en línea con la conocida regla de las ‘4R de la ecología’ -reducir, reutilizar, reciclar y recuperar-, con el fin de disminuir la producción de residuos y contribuir con ello a la protección y conservación del medio ambiente. De hecho, si reutilizáramos tan solo el 80 por ciento de las más de 23.000 páginas impresas cada segundo y desechadas el mismo día -más de 195.000 millones de páginas al añoahorraríamos 1.200 millones de euros y se evitaría la emisión de 77 millones de toneladas de CO2.

Es evidente que para que tecnologías como la de borrado del papel o la de gestión documental se generalicen es necesario un cambio en la forma de imprimir de los usuarios y en su concienciación respecto al ahorro y el beneficio medioambiental que posibilita. De cara al futuro, seamos optimistas, las nuevas generaciones tienen una necesidad de papel mucho menor que la del resto de usuarios, por su predilección por lo digital y una mayor sensibilización medioambiental, pero ahora, la empresa y sus recursos humanos representan el gran reto para lograr un cambio de ciclo, en el que la reutilización sea una práctica habitual, un objetivo al que nos conducirá la tecnología.