Tres formas en las que la digitalización puede ayudar a las pymes

Los dos últimos años han supuesto todo tipo de retos para las empresas en general. Desde las interrupciones de la cadena de suministro hasta los problemas de liquidez, ha sido un camino difícil, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas, que constituyen el 99,8% del tejido empresarial en España y generan el 64,2% del empleo. Con la pandemia mundial creando situaciones laborales sin precedentes, surgieron preguntas sobre la perdurabilidad de las empresas ya que, en la mayoría de los casos, estas organizaciones trabajaban con otras de tamaño similar que se enfrentaban a problemas parecidos.

Dos años después, la situación sigue siendo turbulenta. En un momento así, es crucial que las pymes controlen los gastos no autorizados y se centren en el ahorro de costes. La solución está en los equipos de compras, que pueden ayudar a crear valor y acelerar el crecimiento del negocio. ¿Cómo pueden hacerlo? Introduciendo o ampliando las soluciones tecnológicas en sus organizaciones, ya que pueden ayudar a acelerar la contabilidad y agilizar las tareas administrativas.

Estas son tres áreas importantes que la tecnología puede ayudar a simplificar:

Gestión presupuestaria

La gestión de presupuestos es una herramienta que permite a los equipos de compras mantener los controles y las barreras de seguridad que necesitan, al tiempo que otorga a sus compradores una mayor autoridad de compra. Las empresas en crecimiento confían en este tipo de tecnología porque ofrece la posibilidad de asignar presupuestos a individuos o equipos y darles la libertad de gastar de forma controlada.

El equipo de compras puede elegir qué importes del presupuesto son visibles para los compradores dentro de la organización, para que puedan tomar decisiones de compra informadas en los canales que son fácilmente rastreables.

Además, en lugar de múltiples pedidos manuales, todo ello puede englobarse en un solo pedido, lo que disminuye el tiempo dedicado a auditar las compras. La

gestión del presupuesto también permite a las empresas utilizar puntos de control como las aprobaciones previas a la compra, todo ello realizado digitalmente para reducir la dependencia de los procesos manuales.

Automatizar las políticas de compra

Al crear algunas normas básicas y una estructura en torno a los requisitos de compra, resulta más fácil para los empleados seguir las normas de la empresa. Y la automatización de las políticas de compra es una forma ideal de equilibrar la autonomía de los empleados con los controles de compra establecidos por la empresa.

Se pueden crear políticas flexibles para identificar los productos o los vendedores preferidos para solicitar la aprobación de los pedidos que superen un límite de gasto específico y, del mismo modo, las empresas pueden optar por restringir los vendedores o bloquear las compras de determinadas categorías.

Esta solución facilita el cumplimiento de las políticas y normas de la organización, al tiempo que da a los empleados la libertad y la autonomía para buscar y comprar los productos que necesitan o prefieren.

Es el caso de uno de los clientes de Amazon Business en España, la compañía Tecnotramit, una de las empresas de servicios para entidades financieras y compañías inmobiliarias más importantes de España y Portugal, especializada en formalización hipotecaria.

En un entorno y una profesión tan rigurosos, donde es preciso controlar detalladamente cada fase del proceso, las compras de empresa no deben ser un obstáculo. Por eso, ante todo, lo que buscaban era sencillez y comodidad, como explica Miguel Arguis, director de Tecnologías de Información de Tecnotramit “queríamos que fuera una herramienta de uso sencillo y que siguiera los patrones de facilidad de gestión tal y como se gestionaban las compras hasta el momento”.

Por otro lado, el equipo de Tecnotramit valora positivamente la visibilidad y control del gasto: “el hecho de poder asignar roles de compras y aprobación ha permitido que los implicados sean conscientes de los gastos que comporta el día a día”.

En un momento así, es crucial que las pymes controlen los gastos no autorizados y se centren en el ahorro de costes

Análisis e información basada en datos

Una vez que las compras se han completado, aprobado y enviado, las empresas pueden hacer un seguimiento de las tendencias y destacar las áreas de mejora a través de los análisis y las perspectivas basadas en datos que proporciona la solución automatizada que utilizan. Esta información ayudará a identificar las categorías de gastos más importantes, los gastos de los artículos preferidos y restringidos, y los gastos de diversas bases de proveedores.

Esta información puede utilizarse para definir mejores políticas de compra para orientar los registros de compras a través de los objetivos de gasto y descubrir formas de reducir los costes. Las empresas pueden ahorrar tiempo en la elaboración de informes recurrentes utilizando informes y cuadros de mando predefinidos.

Según un estudio de Forrester encargado por Amazon Business, más del 70% de las pequeñas empresas del Reino Unido, Alemania y Francia tienen previsto acelerar la transformación hacia lo digital. A medida que las pequeñas empresas dependen más de la tecnología, los procesos tradicionales deben transformarse y adaptarse. Como nos han demostrado los dos últimos años, la digitalización es la necesidad del momento, y la integración de la tecnología en todos los equipos de la empresa es una forma excelente de prosperar y crecer.