La necesidad de adaptar las oficinas al nuevo paradigma

En el transcurso de estos dos o tres últimos meses han proliferado, en distintos medios, artículos, reflexiones, datos de estudios relativos al impacto y perspectivas en relación al teletrabajo. Todos confluyen en una misma sentencia: continuaremos trabajando desde casa. Grupo Efebé, empresa especializada en el diseño, adecuación y mantenimiento de espacios de trabajo, junto a la consultora táctica i&e, acaban de presentar el Barómetro 2021: Teletrabajo y la necesidad de repensar el Espacio Oficina. Un ejercicio orientado a entender cuál va a ser el rol, diseño y especificidades que van a tener las oficinas a partir de ahora. Veamos algunos datos clave:

- El histórico. Antes de la llegada del Covid-19 solo un 33,5% de los empleados de oficina tenía alguna experiencia de teletrabajo; eso sí, una modalidad de teletrabajo más difusa (tipo: por la mañana en la oficina, salir a una visita y después cerrar la jornada por la tarde en casa). En total se podrían contabilizar 0,7 días a la semana. A partir de marzo del 2020 la mayoría de empresas se han visto empujadas a convertir a sus profesionales en teletrabajadores. El resultado: un 72,8% de empleados y directivos teletrabajando un promedio de 2,8 días/semana.

- El balance. Una alta correspondencia entre el sentimiento de satisfacción entre empleado y empleador a la hora de implantar y ejercer el trabajo en remoto, fuera de la oficina. En ambos lados, tiende a ser satisfactorio en un 74 % y 67 %, respectivamente.

- Las expectativas. Un 89 % de los trabajadores, un 73% de directivos creen, que como mínimo, se mantendrán ciertas cuotas de teletrabajo. El 91% de trabajadores de oficina (hayan teletrabajado o no durante el último año) esperan que se dé una consolidación futura de esta modalidad. No obstante, de forma “parcial”, combinando dos/tres días de trabajo desde casa y dos/tres desde la oficina.

- La conclusión. No hay vuelta atrás. Pero surge una gran pregunta: ¿y ahora qué? Veamos primero cual ha sido la experiencia subjetiva. La experiencia de teletrabajo no ha sido totalmente satisfactoria. Solo lo ha sido para un 24% de los teletrabajadores, para el 76% restante ha supuesto una experiencia ambivalente.

El espacio oficina sigue siendo indispensable. Prácticamente nadie renuncia al espacio oficina (88%). Trabajar desde casa ofrece beneficios positivos que van desde evitar el riesgo de contagio propio y de su burbuja familiar, comodidad, ahorro tiempo y dinero en desplazamientos, gastos en restaurantes, en ropa, hasta una mejor organización del tiempo en según qué tipo de tareas.

Pero el teletrabajo también ha supuesto una vertiente negativa: más allá de la pérdida de interacción social, destacan problemas en la productividad y eficiencia en la realización de determinadas tareas. No todos los empleados de oficina han contado con el espacio, la conectividad, ni el aislamiento necesario para poder teletrabajar correctamente. La productividad a menudo se ha mantenido a base de alargar horarios laborales y las llamadas telefónicas, videoconferencias y correos electrónicos se han realizado o atendido muchas veces en horarios intempestivos. Trabajar en casa no ha supuesto necesariamente una mejor conciliación vida privada-vida personal.

Por lo tanto, pasaremos de un modelo laboral basado en la presencialidad a un nuevo modelo mixto; en el que los espacios de trabajo tienen que redefinirse de forma inteligente. Es evidente que no se dejará al empleado decidir unilateralmente, e impulsivamente, cuando va a la oficina y para qué, y cuando decide quedarse en casa. Esta nueva organización del trabajo la tiene que liderar la empresa, pero contando con sus empleados. Junto a sus empleados deberá dirigir, asentar criterios y fortalecer una cultura mixta de trabajo, que sea beneficiosa para ambas partes, en remoto desde fuera; y presencial y en remoto desde la oficina. De entrada, una primera pista: el Barómetro 2021 del Grupo Efebé concluye que el trabajo para pensar de forma individual, concentrado, se perfila como el tipo de tarea más idóneo para realizar fuera de la oficina. (“ir para sentarse frente al ordenador igual que hago en casa, eso no aporta valor”) Solo un 18% de empleados considera útil la oficina para este tipo de trabajo. De otro lado, el networking, trabajo en equipo, la cocreación y las actividades en remoto que requieren realizar videoconferencias formales de calidad (con garantías de conectividad y recursos) y en las condiciones acústicas y de aislamiento adecuadas se perfilan como las tareas que la oficina tendrá que capitalizar. El 82% considera indispensable el espacio oficina para realizar este tipo de tareas. Al respecto, n 63% de los empleados que creen que seguirán teletrabajando anticipan la necesidad de realizar cambios estructurales en las oficinas (más allá de medidas meramente profilácticas).

Queda poco tiempo para la anunciada vuelta a la nueva normalidad y parece que aún no se han producido cambios que respondan a la necesidad de reorganización de esta nueva lógica dual de trabajo que se nos viene encima. Por ahora sólo un 26% de las oficinas ha realizado remodelaciones que no han ido más allá de actuaciones reactivas y provisionales para dar respuesta a la actual situación sanitaria. No se va a acudir a las oficinas a realizar las mismas tareas que se pueden hacer desde casa. Las oficinas a partir de ahora deberán ofrecer a los empleados un espacio readaptado, equipados con recursos que aporten valor añadido. Cada empresa tiene la oportunidad de rediseñar una oficina, atractiva/atrayente. Reformular una oficina inteligente para lograr que sus empleados vean conveniente y más beneficioso ir a la oficina a realizar determinadas tareas de forma más eficiente. De ello depende que el regreso sea más o menos fluido, que suponga más o menos conflicto y que haya menos resistencia a regresar a la oficina. A través de un proceso participativo y de cocreación, cada empresa requerirá definir, de forma ad hoc, sus espacios en función de cómo combinará las cargas y tipología de trabajo con cada uno de sus empleados, en función del grado de presencialidad y trabajo en remoto fuera de la oficina que se acuerde. Con todo, una tarea que va más allá de un simple ejercicio de reestructurar “espacios especializados” a las tareas que se vengan a ejecutar, sin más. El momento abre un escenario de trabajo híbrido y coordinado entre el departamento de RRHH y un equipo e sepa gestionar el proceso participativo y esté especializado en diseño y adecuación de espacios de trabajo, capaz de asentar un nuevo espacio oficina válido de medio y largo plazo.

■ Pasaremos de un modelo laboral presencial a un nuevo modelo mixto donde los espacios tendrán que redefinirse ■