El re­to de ex­ter­na­li­zar la ad­mi­nis­tra­ción de per­so­nal

Pue­de su­po­ner una opor­tu­ni­dad pa­ra ayu­dar a su per­so­nal a con­ver­tir­se en ex­per­tos de RRHH ale­ján­do­se de las ta­reas más te­dio­sas y li­be­ran­do tiem­po pa­ra cen­trar­se en el apor­te es­tra­té­gi­co que real­men­te ne­ce­si­ta la em­pre­sa

El Economista - Sanidad - - OPINIÓN - Juan Je­sús Pa­la­cios Di­rec­tor de desa­rro­llo de ne­go­cio de ADP Ibe­ria

La elec­ción de una so­lu­ción pa­ra la ex­ter­na­li­za­ción de nó­mi­nas y ad­mi­nis­tra­ción de per­so­nal es una eta­pa im­por­tan­te en la evo­lu­ción de cual­quier em­pre­sa. Las or­ga­ni­za­cio­nes y sus res­pon­sa­bles de­ben ase­gu­rar­se de te­ner la in­for­ma­ción co­rrec­ta y el ase­so­ra­mien­to ade­cua­do con el ob­je­ti­vo de ele­gir la me­jor op­ción de ex­ter­na­li­za­ción pa­ra ellos y su ne­go­cio. Pe­ro ac­tual­men­te exis­ten mu­chos mie­dos a la ho­ra de dar es­te pa­so; mie­dos in­fun­da­dos y que no son del to­do reales. En es­te ar­tícu­lo voy a in­ten­tar ex­pli­car los mi­tos que ro­dean a es­ta si­tua­ción y los di­fe­ren­tes be­ne­fi­cios que ofre­ce la ex­ter­na­li­za­ción.

El au­men­to de la efi­cien­cia y la ex­pe­rien­cia que la ex­ter­na­li­za­ción de la ad­mi­nis­tra­ción de per­so­nal y nó­mi­nas pue­de pro­por­cio­nar a una em­pre­sa es la ra­zón prin­ci­pal por la que ca­da vez más las or­ga­ni­za­cio­nes bus­can ex­ter­na­li­zar sus so­lu­cio­nes de re­cur­sos hu­ma­nos y nó­mi­nas. Sin em­bar­go, a me­di­da que el mer­ca­do de la ex­ter­na­li­za­ción evo­lu­cio­na, la ele­va­da can­ti­dad de pro­vee­do­res y sis­te­mas pue­de lle­var a con­fu­sión.

Es­ta­mos acos­tum­bra­dos a oír de­cir a los res­pon­sa­bles de RRHH que nun­ca se han plan­tea­do ex­ter­na­li­zar la ges­tión por­que tra­di­cio­nal­men­te se ha he­cho in­ter­na­men­te o por­que sim­ple­men­te no han te­ni­do tiem­po pa­ra va­lo­rar­lo. En otras, no son cons­cien­tes de la ren­ta­bi­li­dad que ob­ten­drían si una em­pre­sas ex­ter­na lo ges­tio­na­se, ya que ni co­no­cen a cien­cia cier­ta el cos­te in­terno que les su­po­ne -se­gún un es­tu­dio rea­li­za­do en 2012 por PwC so­bre el cos­te to­tal de pro­pie­dad ( TCO) só­lo el 37 por cien­to del cos­te de ges­tión de nó­mi­nas y ad­mi­nis­tra­ción de per­so­nal es vi­si­ble-.

Por otro la­do, no es ra­ro pen­sar que si se con­tra­ta al­go de ma­ne­ra ex­ter­na va a su­po­ner un re­cor­te de plan­ti­lla in­ter­na. Pe­ro na­da más le­jos de la reali­dad; pue­de su­po­ner una opor­tu­ni­dad pa­ra ayu­dar a su per­so­nal a con­ver­tir­se en ex­per­tos de RRHH ale­ján­do­se de las ta­reas más te­dio­sas y li­be­ran­do tiem­po pa­ra cen­trar­se en el apor­te es­tra­té­gi­co que real­men­te ne­ce­si­ta la em­pre­sa.

Es­te ti­po de mie­dos o in­cer­ti­dum­bres son ló­gi­cas, pe­ro tam­bién es ne­ce­sa­rio que las em­pre­sas se den cuen­ta que, gra­cias a las so­lu­cio­nes tec­no­ló­gi­cas que exis­ten en la ac­tua­li­dad, el he­cho de ce­der la ges­tión a una em­pre­sa ex­ter­na pue­de apor­ta mu­chas ven­ta­jas y se­gu­ri­dad. Así, exis­te el te­mor de que se po­dría per­der el con­trol de in­for­ma­ción sen­si­ble si se

de­ci­de ex­ter­na­li­zar, pe­ro la reali­dad in­di­ca que exis­ten so­lu­cio­nes que ofre­cen un sis­te­ma aún más se­gu­ro pa­ra los da­tos que el ac­tual, per­mi­tien­do que el con­trol per­ma­nez­ca en ma­nos del clien­te.

Exis­te otro as­pec­to que in­flu­ye en es­ta to­ma de de­ci­sión; las pre­sio­nes del mer­ca­do de tra­ba­jo ac­tual pue­den pro­vo­car que los be­ne­fi­cios a cor­to pla­zo de la ex­ter­na­li­za­ción se con­vier­tan en el úni­co en­fo­que. La ca­pa­ci­dad pa­ra re­du­cir los cos­tes in­ter­nos a la vez que se con­tra­ta un re­cur­so ex­per­to ex­terno, es, por su­pues­to, una ra­zón cla­ve. Sin em­bar­go, la es­tra­te­gia de ex­ter­na­li­za­ción de­be­ría ser plan­tea­da a lar­go pla­zo, ya que a me­di­da que evo­lu­cio­na la em­pre­sa, tam­bién lo ha­ce su so­cio ex­terno.

Las em­pre­sas de­be­rían te­ner pre­sen­te un as­pec­to más a la ho­ra de ex­ter­na­li­zar: la es­tan­da­ri­za­ción de los in­di­ca­do­res de ren­di­mien­to cla­ve ( KPI) y da­tos fia­bles y cohe­ren­tes pa­ra eva­luar las ope­ra­cio­nes. Se­gún un es­tu­dio glo­bal que hi­ci­mos en ADP en 2014 so­bre la Ges­tión del Ca­pi­tal Hu­mano, el 37 por cien­to de las em­pre­sas ges­tio­nan sus da­tos a tra­vés de Ex­cel o ba­ses de da­tos si­mi­la­res, y no con­ci­ben las ven­ta­jas de con­tar con to­dos los da­tos en un só­lo sis­te­ma ac­ce­si­ble, no só­lo pa­ra RRHH, sino tam­bién pa­ra los di­rec­ti­vos y los em­plea­dos. Es­te ser­vi­cio pue­de ser con­tra­ta­do ex­ter­na­men­te, no só­lo en­fo­cán­do­se en el pre­cio con el ob­je­ti­vo de re­du­cir cos­tes, sino en los re­sul­ta­dos y la ren­ta­bi­li­dad, y así fa­vo­re­cer una re­la­ción a lar­go pla­zo en­tre la em­pre­sa y el pro­vee­dor.

Por úl­ti­mo, en cual­quier pla­ni­fi­ca­ción em­pre­sa­rial to­dos los de­par­ta­men­tos se en­cuen­tran ba­jo una pre­sión cons­tan­te pa­ra con­tri­buir al aho­rro ge­ne­ral de la em­pre­sa y en­con­trar for­mas de re­du­cir cos­tes; y el de Re­cur­sos Hu­ma­nos tam­bién jue­ga un pa­pel re­le­van­te en es­te sen­ti­do. La ex­ter­na­li­za­ción pue­de pa­re­cer un me­dio efi­caz y ten­ta­dor pa­ra lo­grar di­cho ob­je­ti­vo. Sin em­bar­go, cen­trar­se tan so­lo en el cos­te su­po­ne li­mi­tar­se a ver úni­ca­men­te una pe­que­ña par­te de la ima­gen glo­bal. Las or­ga­ni­za­cio­nes ac­tua­les bus­can un en­fo­que es­tra­té­gi­co pa­ra sus pro­ce­sos de nó­mi­na, sien­do sus prin­ci­pa­les ra­zo­nes pa­ra ex­ter­na­li­zar el au­men­tar la efi­ca­cia, re­du­cir los gas­tos es­truc­tu­ra­les y fo­men­tar la con­ti­nui­dad em­pre­sa­rial re­du­cien­do el ries­go y la res­pon­sa­bi­li­dad. Mien­tras que el aho­rro de cos­tes so­lía uti­li­zar­se co­mo mo­ti­va­ción prin­ci­pal pa­ra re­cu­rrir a la ex­ter­na­li­za­ción, los com­pra­do­res ac­tua­les es­tán mo­ti­va­dos por otros pro­ble­mas tam­bién co­mo la es­ca­la­bi­li­dad, la fal­ta de ex­pe­rien­cia in­ter­na, la ne­ce­si­dad de una ma­yor es­tan­da­ri­za­ción y la me­jo­ra de la in­te­gra­ción de las prác­ti­cas de RRHH. Es im­por­tan­te re­cor­dar que aun­que el cos­te sea un fac­tor im­por­tan­te, nun­ca de­be­ría ser el úni­co.

El te­ji­do em­pre­sa­rial es­tá cam­bian­do y con él la ges­tión de los dis­tin­tos de­par­ta­men­tos. Es el mo­men­to de op­ti­mi­zar los ac­ti­vos y va­lo­rar la ex­ter­na­li­za­ción de cier­tas ac­ti­vi­da­des pa­ra per­mi­tir que, en es­te ca­so, los res­pon­sa­bles de Re­cur­sos Hu­ma­nos pue­dan ofre­cer un va­lor más es­tra­té­gi­co y eli­mi­nar la car­ga ad­mi­nis­tra­ti­va. Nues­tra es­tra­te­gia en ADP es con­ver­tir a los em­plea­dos en un ac­ti­vo más hu­mano y ob­te­ner el me­jor ren­di­mien­to de ca­da uno de ellos en las ac­ti­vi­da­des en las que pue­dan aña­dir más va­lor. Y con la ex­ter­na­li­za­ción se pue­de con­se­guir di­cho ob­je­ti­vo.

El 37% de las em­pre­sas ges­tio­nan sus da­tos a tra­vés de Ex­cel o ba­ses de da­tos si­mi­la­res, y no con­ci­ben las ven­ta­jas de con­tar con to­dos los da­tos en un so­lo sis­te­ma ac­ce­si­ble, no só­lo pa­ra RRHH, sino pa­ra los di­rec­ti­vos y los em­plea­dos

Juan Je­sús Pa­la­cios Di­rec­tor de desa­rro­llo de ne­go­cio de ADP Ibe­ria

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