“El notario no es un obstáculo para la constitución de sociedades”
María Teresa Barea
Desde noviembre, la gran mayoría de procesos notariales están abiertos a realizarse de forma online. Este cambio supone un gran avance para la ciudadanía y los emprendedores y autónomos, que no están en la obligación de tener que acudir al notario ante cualquier cambio en la naturaleza de su sociedad. María Teresa Barea, es notaria, decana del Colegio Notarial de Andalucía y portavoz de Consejo General del Notariado. En este último registro hablamos con ella para conocer como está afectando este cambio a los autónomos y emprendedores.
¿Cómo ha impactado la digitalización en los procesos notariales?
Inicialmente, nuestra sede electrónica estaba orientada hacia la interrelación entre los notarios y nuestra colaboración con entidades como Hacienda, Diputaciones, Ayuntamientos y Catastro. Gradualmente, esta sede electrónica ha crecido hasta convertirse en una red absolutamente segura para el intercambio de información con todas esas Administraciones, lo cual también beneficia al ciudadano al simplificar procesos como la liquidación de impuestos o el cambio de titularidades.
El último avance que hemos realizado implica abrir esta sede electrónica, que hasta ahora estaba más enfocada hacia la Administración, también hacia el ciudadano y las empresas. Esta apertura permite a los ciudadanos y las empresas acceder a ella y realizar trámites o gestiones que anteriormente solo podían hacerse de manera presencial.
¿Es posible hacer cualquier trámite online?
No, en la normativa misma se especifica un listado de los actos que pueden otorgarse online. Por ejemplo, un poder especial. Imagina que has heredado una finca en Galicia y tu familia planea venderla, pero necesitan tu firma como vendedor. Sin embargo, vives y trabajas en Madrid y no puedes desplazarte hasta allí. En esta situación, tendrías dos opciones.
Una posibilidad es otorgar un poder acudiendo físicamente a un notario en tu lugar de residencia, y luego ese notario lo remitiría online al notario correspondiente en Galicia. Esta práctica, que ya era posible y se utiliza con frecuencia, permite que entre notarios nos enviemos la escritura en cuestión de segundos.
¿Qué trámites no se pueden hacer?
El testamento. Este es un acto especialmente delicado que involucra cuestiones sensibles y debe realizarse presencialmente. Otro ejemplo es el poder general, en el cual autorizas a una persona para actuar en todos los aspectos de tu vida patrimonial, y también debe realizarse presencialmente.
Los actos bilaterales, como una compraventa, en los que intervienen dos partes con intereses opuestos, también deben realizarse de forma presencial.
¿Tienen cifras disponibles?
Desde el 9 de noviembre, cuando entró en vigor la ley 11/2023, hasta el 20 de marzo, hemos registrado 2.358.741 protocolos electrónicos. Además, se han expedido 73.031 copias autorizadas en este período. En cuanto a las autorizaciones por videoconferencia, hemos hecho 919. Estos números reflejan el creciente uso de los servicios electrónicos y la adaptación a las nuevas tecnologías en el ámbito notarial.
¿Este cambio genera una mutación
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en el papel del notario?
La función central del notario permanece inalterada. Las responsabilidades legales del notario, como el juicio de identidad, discernimiento y control de legalidad, así como la redacción y adecuación del instrumento, son idénticas, ya sea en persona o a través de medios digitales. La seguridad del proceso, incluida la identificación, conservación documental y secreto del protocolo, tampoco se ve comprometida, ya que la plataforma ofrece la máxima seguridad jurídica posible. Todo eso no cambia, la tarea se desarrolla de la misma manera, ya sea en el despacho del notario con todas las partes presentes o a través de una pantalla en los casos permitidos.
En cuanto a la celeridad, los medios tecnológicos también contribuyen a acelerar los procesos, pero en la versión presencial, la intervención del notario no representa un obstáculo. Por ejemplo, constituir una sociedad ante notario se puede hacer en 24 horas o menos. Cualquier demora en el proceso no se debe a la intervención notarial, sino a otros factores externos.
¿Esta digitalización puede contribuir a una reducción en las tarifas notariales?
El medio digital es neutral en cuanto a los aranceles. La función del notario es la misma, ya sea que se desarrolle de forma presencial u en línea, por lo tanto, el medio utilizado para la operación no afecta los costos arancelarios. ¿Dónde radica entonces el ahorro de costos? Principalmente, viene del ahorro de tiempo, ya que, como se dice comúnmente, el tiempo es dinero. Este ahorro es especialmente relevante en el ámbito profesional, donde el tiempo perdido puede representar pérdidas económicas significativas para emprendedores y profesionales.
El segundo ahorro proviene del costo y la molestia asociados con los desplazamientos físicos. Por ejemplo, para un camionero que está en la carretera, detenerse durante una mañana para realizar una gestión podría significar una pérdida de ingresos considerable. Con la posibilidad de realizar trámites en línea, se elimina la necesidad de estos desplazamientos, lo que representa un ahorro en tiempo y dinero.
¿Que beneficios pueden tener los autónomos y pequeños empresarios con este cambio?
Según datos de 2023, aproximadamente el 75% de las empresas constituidas en ese año corresponden a pymes, con capitales de constitución generalmente mínimos, rondando los 3.000 a 4.000 euros. Esta realidad socioeconómica se refleja especialmente en el ámbito local, donde las empresas suelen ser de corte familiar y desarrollan su actividad en un entorno cercano.Es cierto que las empresas de menor tamaño, debido a su ámbito local y su estructura familiar, pueden no tener tantos problemas en acudir a una notaría. Sin embargo, la vía online puede resultar más interesante para los autónomos individuales.
Presencialidad: “Los actos en los que intervienen partes con intereses opuestos se harán presencialmente”
Beneficios: “La vía ‘online’ puede resultar más beneficiosa para los autónomos individuales”