Manual básico de efectividad

Una de las medidas que lleva a que las reuniones sean más eficientes es preguntarse si resulta necesario convocar cada una de ellas. En realidad, hay una gran variedad de fórmulas para lograr el mismo objetivo evitando que la gente pierda el tiempo. Conviene preguntarse previamente si una reunión determinada implica un flujo de información y de conversación bidireccional; si eliminará o creará obstáculos; si estarán todos los que han de tomar decisiones relevantes; o cuáles serían las consecuencias si no se celebrara ese encuentro. Estos son algunos consejos ‘de manual' para ganar en eficacia:

⬤ Las reuniones deben solicitarse con al menos 24 horas de anticipación, con una agenda planificada creada que permita a los asistentes prepararse en consecuencia para maximizar la oportunidad.

⬤ Para asegurarse de que las reuniones sean útiles para el personal y no consuman la mayor parte de su jornada laboral hay que prepararlas adecuadamente, clarificando su propósito de la misma.

⬤ Es necesario establecer objetivos claros; conviene saber qué se quiere y con qué información han de salir todos los asistentes.

⬤ Conviene evitar aquellas reuniones que no tengan una agenda clara, y también las que no cumplan estrictamente el horario de comienzo y de final. Resultan innecesarias aquellas que finalmente no cumplen con el propósito original al ser convocadas.

⬤ Debe tener en cuenta que las reuniones son para tomar decisiones estratégicas y no sólo para discutir problemas operativos del día a día. En el entorno de cualquier compañía, las reuniones sirven para comunicar, administrar y decidir.

⬤ Puede probar el truco de 'la puntualidad de los trenes suizos': establezca una duración muy precisa para sus reuniones del tipo 'de 10,12 horas a 10,36 horas'. Esta precisión sirve como aviso y predispone a los asistentes a aprovechar el tiempo.

⬤ Conviene tomar notas sobre lo que se habla y se decide. Eso permite que las inexactitudes y las inconsistencias puedan ser detectadas inmediatamente.