Evita que un mal proveedor te genere una gran crisis
PELIGROS QUE DEBES CONTROLAR CON UNAS SENCILLAS PAUTAS DE SUPERVISIÓN EN LA CADENA DE SUMINISTRO
La negligencia del proveedor es tu negligencia. Un error o falta de ética en cualquier eslabón de tu cadena de suministros puede poner la marca contra las cuerdas de la opinión pública, el mercado o la Justicia. Te explicamos cómo controlar y supervisar a tus proveedores, y evitar una crisis de reputación. –
La emisión de unas estremecedoras imágenes de animales grabadas en una granja cuestionó hace algún tiempo a una de las primeras marcas españolas de embutidos. La explosión de la batería de unas terminales móviles costó decenas de millones de pérdidas a un fabricante surcoreano. Las condiciones laborales denunciadas por una huelga del personal de seguridad en el aeropuerto de Barcelona levantaron un gran debate sobre las políticas de subcontratas públicas… ¡Y la lista podría ser interminable!
La llamada pena del telediario asegura que los nombres que protagonizaron estos hechos quedaran en la memoria de la opinión pública. En todos los casos, la crisis no derivó tanto por la acción o decisión directa de la empresa como por la falta de control y supervisión de su cadena de proveedores.
“Cómo puedo supervisar todo aquello que queda fuera de mi control pero necesito para evitar que una mala praxis del proveedor me influya”, pregunta de forma retórica Jordi Roca, responsable del departamento Mercantil, M&A y Compliance del bufete de abogados Jausas: “Sin duda la forma más efectiva de combatirla es con la prevención”.
APRUEBA UNA POLÍTICA DE COMPRAS
Cada vez más empresas subcontratan las áreas más diversas de trabajo, desde componentes de fabricación a la logística, gestión de recursos humanos o programas de innovación. En gran medida, el valor de una empresa depende de su cadena de proveedores, por lo que el departamento de Compras tiene un valor cada vez más estratégico.
De modo orientativo, se dice que el 70% de los ingresos de los fabricantes son controlados desde Compras; el porcentaje caería hasta un igualmente relevante 55% en el caso de empresas de servicios. “Nadie en la empresa, ni siquiera Recursos Humanos, controla tanto presupuesto. Por tanto, una mala gestión de la política de compras es crítica para la empresa”, explica Iván Martín, director Worldwide de la Norma de Aerce (Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos).
En la práctica se trata de que exista una política de compras, que además sea conocida y respetada por toda la organización, incluido el jefe. “Esto evita prácticas comunes como que el director se dirija a Compras y diga: ‘tengo un cliente que me está comprando tanto y quiere venderme esto’. Y automáticamente se le encargue sin hacer una evaluación”, explica Martín. Cuando el proceso de compra está ligado a un sistema de evaluación objetiva, el responsable puede contestar a su jefe: “Encantado de recibirle, pero antes le voy a pasar los cuestionarios de homologación. Es una for-
La ‘pena del telediario’ hace que un error de un proveedor pueda perjudicar la reputación y la imagen de la empresa
ma muy elegante de quitarte injerencias de otros departamentos; si cumple no hay problema, pero si no es así, sabe que hasta que no cubre las expectativas de la empresa esa opción está cerrada”.
SELECCIÓN Y HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
¿A qué empresa puedo hacer ese pedido? El control del proveedor comienza incluso antes de saber su nombre: en el proceso de contratación. Un aspecto de la gestión empresarial que ha evolucionado muchísimo gracias a las técnicas de corporate compliance. Según la Asociación Mundial de Compliance, “es necesario contar con procedimientos y buenas prácticas para identificar y clasificar riesgos operativos y legales, y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos”.
El compliance, según Roca, ha establecido el concurso de proveedores como un procedimiento habitual: “Hoy pocas compañías deciden a quién contratar si no han visto un mínimo de tres propuestas, y para valorarlas se establece una serie de condiciones, entre las que nosotros recomendamos incluir que el proveedor tenga un programa de compliance vigente con sus propios proveedores, incluyendo un código ético y de buenas prácticas”.
Es necesario contar con un procedimiento y buenas prácticas para evitar riesgos procedentes de los proveedores
Martín lo explica desde el punto de vista del ejecutivo de compras: “Si quieres tener una trazabilidad en la cadena de suministro, debes saber qué requisitos tiene que cumplir el potencial proveedor para cada suministro que contratas. En esta evaluación han de estar presentes tanto los aspectos técnicos como otras documentaciones, por ejemplo, certificaciones y sellos de calidad”.
EXIGE CERTIFICACIONES
Certificaciones de gestión mediambiental, de origen de materias primas, de riesgos laborales… “Hay normativas que permiten tener en origen un control del proveedor sin necesidad de que esté supeditado a tu análisis directo –explica Martín–. Son estos organismos, en muchos casos internacionales, los que velan por la veracidad de lo que el proveedor dice y la corrección de lo que hace”.
CLÁUSULAS CONTRACTUALES DE CONTROL
Jordi Roca recomienda “establecer al proveedor cláusulas obligacionales que le comprometan a actuar de una determinada forma”. Desde protección de datos, a seguridad informática o control de alimentos, la casuística aquí es extensa y, en muchas ocasiones, marcada por el sector en el que se opera, pero lo importante es que haya por contrato una cláusula declarativa de que “se actúa con una buena praxis y se va a mantener”.
Este tipo de cláusulas se sumaría a una más básica sobre el “deber de información en el caso de que se produzca algún cambio importante que pueda tener un impacto en la prestación del servicio, el aprovisionamiento de una materia prima o cualquier otro punto en la relación con el proveedor”, según Jordi Roca.
EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR Alejandro Hernanz,
Para director de Negocio de la consultora de compras Avanti Lean, una evaluación eficiente debe considerar muchos puntos, “desde la comprobación de la información que nos han facilitado a la flexibilidad que el proveedor muestra. Por ejemplo, para cubrir una rotura de stock no prevista, ¿debo esperar hasta el reparto semanal de los jueves o va a poder surtirme antes”.
La recomendación de Avanti Lean es disponer de herramientas informáticas que “ayuden a ser eficiente en el control del proveedor, registrando todo lo importante”. Es básico identificar qué KPIs o indicadores son importantes en la relación con cada uno de ellos para incluirlos en este software. Datos que además son vitales a la hora de negociar y renovar contratos: “Aportan información real y precisa de todas las incidencias, que por otros medios es difícil disponer”.
VUELVE A EVALUAR TODOS LOS AÑOS
“No se firma un acuerdo con el proveedor y ahí muere la acción de control”, explica Iván Martín. “Tengo que poder evaluarlo año a año en función de una segunda baremación. El objetivo es saber si puede seguir formando parte de mi red de proveedores, debe mejorar algunos aspectos o salir de mi cadena de suministro”. Es importante entender que no se trata tanto de un proceso de mejora continuada como de evaluación cuantitativa del servicio. Además de esta auditoría pactada entre cliente y proveedor, Hernanz recomienda hacer “visitas sorpresa para comprobar que todo discurre según las condiciones pactadas”.
CÓDIGO ÉTICO INTERNO
Menos conocida, desde Jausas se propone otra medida de control adicional. Del mismo modo que la empresa cuenta con un código ético interno para empleados (que por ejemplo compromete a alertar en el supuesto de una mala praxis por parte de un proveedor), puede establecerse una medida similar con los empleados del proveedor.
Es una técnica solo empleada hoy por grandes empresas de alimentación o automoción, pero válidos también en servicios esenciales como los de limpieza o seguridad. El objetivo es acceder a
Pocas grandes compañías deciden hoy con quién contratar si no han evaluado al menos a tres posibles proveedores