La gran sobrecarga de reuniones merece una purga
TIEMPO PERDIDO Los patrones de la pandemia incrementan la citas que no aportan nada.
Uno de los problemas de los propósitos de Año Nuevo es que los jefes también los tienen. ¿Cuántos trabajadores se conectan con recelo a sus ordenadores portátiles a principios de año? Sin embargo, un objetivo anunciado esta semana por Shopify, la plataforma canadiense de comercio electrónico, pareció suscitar una respuesta entusiasta: una purga de reuniones.
Kaz Nejatian, su director de operaciones, tuiteó la nueva norma: “Las reuniones son un virus. Hoy, hemos enviado una solución a este problema en @Shopify. Para empezar 2023, vamos a cancelar todas las que incluyan a más de dos personas. Vamos a devolver a la gente su tiempo de creador. Las empresas son para los constructores, no para los gestores”. También prohibió las reuniones los miércoles y dictaminó que las de 50 o más integrantes solo podrían celebrarse entre las 11:00 y las 17:00 horas de los jueves. En un comunicado al personal, Nejatian explicó: “Shopify planea eliminar casi 10.000 eventos, lo que equivale a unas 76.500 horas de reuniones”.
A la gente le encantan los trucos de productividad y sobre todo los que se aplican a las reuniones. Hace unos años, Jeff Bezos causó revuelo con su regla de las dos pizzas, según la cual a las reuniones solo debía asistir el número de personas que pudieran comerse dos pizzas. El fundador de Amazon también prohibió PowerPoint e insistió en empezar todas las reuniones en silencio para que los asistentes pudieran leer un memorándum preparatorio con el orden del día, porque estaba harto de que los ejecutivos mal preparados se tiraran faroles.
El sacrificio de las reuniones también es popular. Al fin y al cabo, nadie sale de la escuela esperando labrarse una carrera yendo de la cita de las 10:00 de la mañana a la de las 11:00. Para muchos trabajadores de cuello blanco, se pierden demasiados días en este tipo de eventos sin sentido, lo que les desvía de su agenda (si es que hay una) y les obliga a tener que pasar las noches o los fines de semana poniéndose al día con su trabajo real. Un consultor empresarial realizó un inventario en una multinacional de productos de consumo y descubrió que los directores y los cargos superiores de toda la empresa (una población de unas 500 personas), “pasaban colectivamente más de 57.000 horas al año en reuniones recurrentes. Eso equivale a seis años y medio”.
Eso era antes de la pandemia. El trabajo a distancia ha disparado aún más el volumen de trabajo. El año pasado, Microsoft explicó que en el caso del usuario medio de Teams, el número de reuniones por semana había aumentado un 153% a nivel mundial desde que se impusieron los confinamientos. “La presión es evidente”, afirma la empresa tecnológica. “En una semana media, el 42% de los participantes realizan varias tareas a la vez durante las reuniones enviando correos electrónicos, leyendo e-mails entrantes, trabajando en archivos ajenos al asunto del día o visitando webs”.
Invitaciones por cortesía
El año pasado hablé con empleados de empresas que participaban en la prueba de la semana laboral de cuatro días, que ofrece al personal el 100% del sueldo a cambio del 80% de la semana laboral sin que se produzca una reducción del rendimiento. Para muchos, el ahorro evidente en eficiencia estaba en las reuniones. Un director artístico de