Cómo ser más eficiente con la gestión documental

El ‘legaltech’ ayuda a los despachos a aumentar su rentabilidad y su valor reputacional con la integración de todo el conocimiento interno de la firma.

Según el Consejo General de la Abogacía Española (CGAE), el 70% de los asuntos que llegan a un despacho tratan sobre temas vistos con anterioridad en el propio bufete. A pesar de que ya se ha trabajado anteriormente en ellos, los profesionales dedican entre el 21% y el 40% del tiempo de estudio del asunto a localizar sus propios documentos. Con estos elevados porcentajes, ¿la mitad de las horas de trabajo en un despacho es tiempo perdido?

Cuando se extrapolan estos porcentajes a la facturación de un despacho el problema es claramente visible. Sólo las grandes firmas cuentan con inversión sostenida en innovación dedicada a la gestión del conocimiento; el resto, firmas que facturaron entre 14 y 70 millones de euros en 2021, no gestiona adecuadamente su conocimiento interno. Una sencilla ecuación lleva a determinar que las pérdidas, o eficiencias, pueden cuantificarse en millones de euros. En opinión de Alberto Larrondo, director de mercado legal en Lefebvre, “prescindir del conocimiento de sus profesionales es un lujo que no se puede permitir y menos en un entorno tan competitivo”.

Además, utilizar un modelo interno con legislación derogada o elaborar un informe con normativa sin vigor es “un riesgo económico y reputacional excesivo”.

El germen de la gestión del conocimiento en las firmas profesionales data de finales de los años 90. Más de dos décadas después, y según las conclusiones del Estudio de innovación en el sector jurídico y empresarial, elaborado por Lefebvre, el conocimiento interno ya era considerado un elemento clave del posicionamiento estratégico. De hecho, el 86% de los encuestados entendía que el desarrollo de los sistemas inteligentes para el análisis, gestión y producción de documentos libera tiempo a los despachos para centrarse en tareas de mayor valor añadido para el cliente.

Por su parte, Carlos García-Egocheaga, consejero delegado de Lexsoft Systems, enfatiza que “los únicos motivos” para no incorporar un departamento de gestión del conocimiento son el “coste del personal unido a la dificultad de encontrarlo”. Todos los avances que se hagan para reducir esta dependencia serán bienvenidos, pero siempre hará falta un “humano” que diga si un documento es regular, bueno o extraordinario.

Inteligencia artificial

Los adelantos para reducir la dependencia a la que alude García-Egocheaga se han materializado en nuevas soluciones legaltech. Con la inteligencia artificial como parte del proceso, “aportan claras ventajas competitivas al despacho. Un ejemplo es cuando conseguimos automatizar determinados procesos, como la anonimización o la clasificación de documentos sin ninguna intervención humana”, indica García-Egocheaga. Así se consigue un ahorro “considerable de los costes”, y se pueda dedicar el personal cualificado para “tareas de mayor valor añadido”.

Los expertos confirman un cambio de paradigma que parte de la gestión documental y acaba en la gestión del conocimiento legal. Un ejemplo es Tándem, herramienta de Lefebvre que permite indexar la documentación a texto completo del despacho e integrarla con sus servicios de información jurídica. Gracias al uso de las herramientas de búsqueda avanzada, como la expansión semántica o las sugerencias predictivas de consultas, “habilitamos un gran centro de conocimiento que permite compartir conocimiento sin la necesidad de navegar por estructuras de carpetas o aplicativos donde se encuentran almacenados los miles de documentos”, concluye Alberto Larrondo.