¿Tiene el Power Point los días contados?
Los detractores aseguran que aburre y no transmite el mensaje; los defensores dicen que la clave está en saber usar la herramienta
Jeff Bezos, fundador Amazon, ha prohibido el PowerPoint en las reuniones de sus despachos. Compañías como Apple aconsejan a sus empleados no abusar de ese programa en sus juntas. Profesores universitarios reniegan del recurrente pase de diapositivas y proyección de datos y frases en una pantalla durante las clases al considerarlo aburrido y poco eficaz. Abogan por recuperar la pizarra y la tiza.
Es lo que hicieron un grupo de físicos estadounidenses, sorprendidos por el resultado: las ideas en esa reunión florecieron como nunca. Y en Suiza se presentó hace años el partido político Anti-PowerPoint. No pedían su desaparición, pero sí abolir el uso sistemático y obligado que se hace de ese programa en empresas, congresos y universidades. Así que cabe preguntarse: ¿Tiene el PowerPoint los días contados?
Luis Alberto Iglesias, consultor de la empresa El Arte de Presentar y Cándido Blasco, fundador de Comunicae, coinciden en la respuesta. Ambos consideran, basándose en su experiencia, que al PowerPoint le queda vida para rato, al menos en España. La clave y también el problema, afirman estos dos expertos en comunicación y presentaciones, está en el uso que se haga de ese programa de Microsoft usado a diario desde hace dos décadas por millones de personas en todo el mundo.
Cándido Blasco afirma, al referirse a medidas como las anunciadas por Amazon o Apple, que sólo entiende esa política de empresa si la misma se limita a las reuniones cotidianas del día a día. “En esos encuentros se puede prescindir del PowerPoint, pero en mi opinión es un error renegar de esa herramienta cuando se trata de presentar nuevos proyectos o exposiciones de ideas de negocio para someterlas a debate. En esos casos siguen y continuarán teniendo mucha importancia las exposiciones gráficas con la ayuda de una pantalla”.
Para Luis Alberto Iglesias esas empresas que rechazan de una forma tan frontal del PowerPoint deberían hacer otra reflexión antes de adoptar esa medida tan drástica. “Igual el fondo del problema es que carecen de personal preparado para comunicar ideas y hacer presentaciones, sin que sea relevante el hecho de que tengan a mano a no un soporte para proyectar imágenes, datos o textos”. Este consultor de la empresa El Arte de Presentar añade que poner el foco de la culpa en este programa cuando fracasa una propuesta de negocio o presentación de una idea es lo mismo que “señalar a los tenedores como culpables de la obesidad”.
Iglesias sí que admite, sin embargo, que el PowerPoint “nos ha convertido en más perezosos”. Y eso ocurre porque en España hay poca cultura y preparación en el difícil arte de presentar.
“Nadie enseña esa asignatura en las universidades y muchas exposiciones o presentaciones se programan sin seguir ningún método, fiándolo todo a un programa informático al que además se saca mucho menos rendimiento del que realmente tiene esa herramienta”.
Es el caso de esas personas que se limitan, en congresos y reuniones de empresa, a pasar diapositivas y leer los textos que se proyectan, sin aportar nada nuevo a lo que ya sale en la pantalla.
Cuando el PowerPoint roba todo el protagonismo al presentador, cuya intervención se limita a repetir lo que aparece en la pantalla –alternado con diapositivas a veces sin ninguna continuidad y gráficos con cifras imposibles de leer a partir de la quinta fila– sólo se consigue que la audiencia se aburra y se duerma. Aquí radica el principal argumento de esas empresas, conferenciantes, investigadores y profesores de universidad que empiezan a renegar de esta tradicional herramienta para las presentaciones.
Los ideólogos del partido político suizo creado con el único objetivo de acabar con el PowerPoint (en ese país cualquiera puede optar a unas elecciones por muy descabellado que sea su programa) pretendían que su reivindicación tuviese eco mundial. Los impulsores de esa iniciativa consideran que las presentaciones se han convertido en una mecánica sucesión de imágenes y, a veces, de efectos visuales que no hacen otra cosa que dejar hipnotizado al público, sin darle ninguna opción a interactuar con el presentador, que se limita a repetir lo proyectado en la pantalla.
Los físicos de EE.UU. que decidieron sustituir el PowerPoint por una tradicional pizarra –fue durante una investigación sobre el Gran Colisionador de Hadrones– comprobaron que el cambio de la pantalla por la tiza ayudó a la interacción. El debate, las preguntas y los interrogantes se planteaban durante la presentación y no una vez acabada la exposición del orador. “El uso de las diapositivas era como una camisa de fuerza que impedía la discusión”, dijo tras el experimento Andrew Askew, profesor Física en la Universidad Estatal de Florida.
En Amazon su fundador ha recuperado los discursos escritos en sus reuniones internas. Jeff Bezos asegura que la estrategia ha funcionado y que las exposiciones de ideas, si son buenas, no necesitan de ningún soporte. Así que para este empresario la proyección de diapositivas y datos en una pantalla no es más que una pérdida de tiempo.
Una tesis simular sostuvo en su día Bent Meier Sorensen, profesor de Filosofía y Negocios de la Copenhagen Business School. Este docente comprobó que los alumnos seguían con más atención lo que decía cuando recuperó la pizarra y la tiza. Participaban mucho más y, además, los profesores tenían que prepararse mejor sus clases al no poder delegar parte de su discurso a una pantalla. Meier confesó haber dado su paso y recomendado a sus colegas que dejarán también de usar ese programa de presentaciones (cuando no fuese estrictamente necesario proyectar vídeos o imágenes) tras conocer que un brigada de las fuerzas armadas de EE.UU. (Herbert MacMaster) prohibiera el PowerPoint en sus reuniones al considerarlo muy poco útil para la toma de decisiones.
Luis Alberto Iglesias y Cándido Blasco no niegan que en determinados casos pueda prescin-
dirse del PowerPoint o limitar al mínimo su uso. Lo que no comparten es que la mala prensa que empieza a ganarse ese programa informático sea achacado únicamente a la herramienta.
“Los verdaderos culpables son los protagonistas de esas nefastas presentaciones, que se embarcan en esa experiencia sin prepararse antes ni seguir ningún método. Es como el músico que toca de oido”, reitera Luis Alberto Iglesias. Y otra buena parte de responsabilidad en este asunto recae, según este experto en el arte de presentar, “en las propias empresas que organizan esas presentaciones y exigen a trabajadores una labor o competencias para las que no están preparados. Así que a esas personas sólo les queda una salida: aprender sobre la marcha”.
Cándido Blasco afirma, por su parte, que un PowerPoint bien hecho y orientado “ayuda a que el receptor de ese mensaje comprenda mejor la idea y la retenga. Lo que es mucho más difícil de conseguir con un discurso hablado sin ningún soporte”. El error más común es delegarlo todo a ese programa o abusar, por sistema del mismo. Como dice Luis Alberto Iglesias “a veces resulta muy positivo apagar el PowerPoint para que salte la idea”. Esto resulta muy positivo cuando se quieren transmitir mensajes muy directos y concretos. “En cada discurso hay que esforzarse por lanzar cuatro o cinco frases faro. Son las que tienen que iluminar el foco de la presentación. Para eso hay que prepararse bien las exposiciones. Si se consigue, las ideas serán recordadas, sin que importe el hecho de contar o no con el apoyo de una pantalla”.
Todo depende, en resumen, de lo que se quiera comunicar. Y este programa seguirá siendo imprescindible, añade este consultor en el arte de presentar, si queremos, por ejemplo, concienciar a la audiencia sobre un desastre ambiental o el drama del tráfico. En esos casos una imagen y un vídeo son más eficaces, a la hora de comunicar una idea, que el mejor de los discursos.
Cándido Blasco recalca que en presentaciones no presenciales (con el cliente conectado al discurso) el PowerPoint siempre será imprescindible y no cree que vaya a prescindirse tampoco de ese programa, u otros similares que hay en el mercado, en presentaciones corporativas, propuestas de negocio a potenciales inversores e incluso reuniones internas de empresas cuando haya que explicar al personal nuevos proyectos o productos.
El gran éxito del PowerPoint como herramienta preferida para las presentaciones radica en su veteranía. Es un programa fácil de usar, que ha ido mejorando con el paso de los años en prestaciones tecnológicas y que se ha convertido en algo cotidiano en muchas empresas. Pero esa familiaridad ha contribuido también, afirma Luis Alberto Iglesias, “a la proliferación de malos presentadores, oradores que creen haber cumplido con su cometido con un simple cortar y pegar del material que después proyectan en la pantalla”.
El mercado ofrece en estos momentos otros programas similares al PowerPoint pensados también para presentaciones. Algunos incluyen efectos de vídeo, otros son más dinámicos en el paso de diapositivas, otros permiten conectarse a internet sin detener la presentación...Prestaciones que pueden facilitar las cosas, pero que pueden resultar igual o más aburridos que el PowerPoint si detrás de esas herramientas no hay un buen orador.
Lo último en el arte de los discursos son las charlas TED. Se llaman así por sus siglas en inglés de Technology, Entertainment, Design y fueron creadas con el fin de difundir ideas innovadoras a través de internet que buscan mejorar este mundo o concienciar sobre temas concretos. Aquí los oradores, suelen ser personas importantes e influyentes, se lo juegan todo en un discurso. Sin florituras. Es la prueba más moderna de que se puede comunicar sin PowerPoint ni otros soportes externos. De lo que se trata es de transmitir bien el mensaje y conseguir en pocos minutos que la idea que se quiere exponer llegue a la persona que se conecta a uno de esos vídeos.
La empresa recupera el discurso, sin ningún soporte, para la propuesta de ideas
Profesores constatan que la pizarra y la tiza siguen siendo eficaces para captar la atención
Los oradores son cada vez más perezosos al delegar por sistema su discurso a una pantalla
El material gráfico será siempre clave cuando la imagen habla más que el propio discurso