Hacia un modelo colaborativo pyme-asesor
Unode los conceptos más utilizados en los últimos tiempos es el de digitalizar la empresa, algo que la mayoría de pymes identifica sólo con la tecnología, al considerar que la transformación tecnológica se convierte en digitalización. Y nada más lejos de la realidad. La digitalización no es sólo un proceso de transformación tecnológica; la tecnología es un medio que permite ayudar a la digitalización de la empresa, pero que trasciende a la propia tecnología y va más allá. La digitalización se basa en la transformación de procesos y, sobre todo, de procesos-personas en las operaciones de cualquier empresa, todo ello acompañado de la tecnología adecuada para adaptar dichos proces os. Perola tecnología pers e no es el driver quede be motivar un cambio en los procesos y las operaciones, sino a la inversa.
MODELO COLABORATIVO
Abordemos un aspecto trascendental en el proceso de transformación y digitalización de una empresa y, especialmente, de una pyme: el cambio de modelo transaccional de las relaciones entre la pyme y los consultores o asesores que necesita para desarrollar las operaciones y cumplimientos regulados con éxito, ya sean financieros, contables, fiscales o laborales. La digitalización de estos procesos evoluciona desde modelos transaccionales uno a uno o bidireccionales y gestionados a través de canales convencionales –reunión física, teléfono, e-mail– a un modelo colaborativo con una relación omnicanal, lo que, simplificando el concepto, podríamos entender como un modelo de gestión de procesos y operativa basado en la colaboración on line –todos los partícipes pueden acceder a información compartida– y múltiples canales, siendo el uso desde un dispositivo móvil y un ordenador portátil los más habituales, con tendencia hacia el uso exclusivo del primero –especialmente el smartphone– en un futuro inmediato.
Este modelo colaborativo se basa en el rol que juegan todos los intervinientes, siendo el asesor fiscal-contable el eje vertebrador de la gestión operativa que una pyme necesita para operar sus necesidades financiero-contables y las fiscales. La clave en este modelo se fundamenta en el análisis que debe hacer la pyme sobre sus procesos operativos, centrados en tiempo de proceso, calidad del dato y resultado. ¿Cuánto tiempo dedico a contabilizar bancos? ¿Cuánto a introducir y contabilizar mis facturas? ¿Con qué facilidad, rapidez o inmediatez puedo obtener los datos y análisis de mi cierre trimestral? ¿Con qué facilidad o rapidez puedo compartir esa información con mi asesor fiscal-financiero-contable?
Las mismas preguntas se hace el asesor, quien, seguramente con más asiduidad de la deseada, debe gestionar las operaciones que subyacen en este modelo de forma manual y usando los canales tradicionales, con mucho papel de por medio, muchos accesos manuales a las cuentas bancarias de sus clientes y mucha descarga-carga de información.
El objeto de la transformación digital en estos procesos está presente en nuestro mercado. El siguiente paso debe ser la clasificación de cada uno de los procesos para analizar de qué forma pueden tanto pymes como asesores ser más eficientes, entendiendo la eficiencia como la posibilidad de ganar tiempo de proceso para dedicarlo a otra actividad de más valor –podemos incluir actividades personales o familiares, que forman parte de nuestro mejor propósito; ganar eficiencia en la empresa permite dedicarse a lo que realmente importa en la vida–. Dicho tiempo se obtendrá, básicamente y ahora sí, aplicando la tecnología adecuada a los procesos susceptibles de mejorar en eficiencia. Algunos son claros: la recopilación de los movimientos bancarios y la contabilización automática de los mismos, la gestión documental compartida en un entorno web –nube– o la gestión y contabilización de facturas son procesos que, adaptados a un modelo colaborativo, generarán la eficiencia deseada en la pyme y su asesor.
SOCIABILIZACIÓN EMPRESARIAL
EL NUEVO MODELO SE BASA EN LA COLABORACIÓN ‘ON LINE’ Y POR MÚLTIPLES CANALES
Seguramente los procesos operativos actuales –tradicionales– son válidos y generan un nivel de incertidumbre bajo, ya que controlamos en todo momento la información en soporte físico. El cambio hacia un modelo de gestión más digital en estos procesos genera una lógica inseguridad y la necesidad de adaptar personas y operativa, pero, superadas esas circunstancias, aumentará la calidad del dato, la seguridad y, sobre todo, la percepción de que los intervinientes comparten la misma información en lugar de poseerla. Este es uno de los aspectos fundamentales de la digitalización: el incremento del nivel de sociabilización empresarial.