¡Simplifique y aumente beneficios!
Tratamiento de choque para eliminar complejidades en TIC, funciones y procesos, un camino para hacer sostenible su empresa
Con un presupuesto clásico se acaban perpetuando los costes básicos, hay que ir al presupuesto base cero La idea de simplificación implica sobre todo reforzar la parte del negocio en la empresa
El panorama que se les ofrece a las empresas en la poscrisis es muy diferente al que tenían en los años anteriores. De hecho, durante la crisis, la caída de ingresos ya ha forzado rebajas drásticas en las estructuras. Y ello ha hinchado las listas del paro. Sin embargo, además de las plantillas, en las estructuras de los años del boom creció mucho también la complejidad en procesos y tecnología. Muchas empresas hoy se ahogan en una tecnología desmesurada. Por ejemplo, en la información, ¿cuántos indicadores de alto coste de implantación y mantenimiento, son de veras útiles a la dirección? He aquí una propuesta radical. “Los que no lo son se deben desimplantar. Y para ello, la organización debe tener un simplificador, alguien que sea un primera espada, capaz de eliminar todo lo que no sea esencial en la empresa, sin tocar paredes maestras para no hundir la casa”, comenta Ricard Puigferrat, autor de un método que denomina back to basics management, cuyo objetivo es simplificar la complejidad para mejorar el beneficio.
“La idea de simplificación implica reforzar la parte del negocio en la empresa. ¡Menos gente en el ERP (sistema de planificación de recursos) y más en el negocio! ¡Ah! y prioridad al cash”.
Dentro de las simplificaciones hay una que para él es clave: “En los sistemas integrados, hay que eliminar los parches y volver al manual de trabajo del fabricante”. Y explica que “es habitual que el director de departamento diga que el ERP ha de hacer todo lo que él quiere. Los consultores elaboran aplicaciones a medida y van más allá de lo que el fabricante previó. Estos parches pueden acarrear muchos problemas cuando se tiene que cambiar la versión del ERP, por ejemplo. Hay que volver a los procesos estándar que fija el fabricante”.
Pero no toda la simplificación tiene que venir de las TIC. En el campo financiero también se ha generado mucha complejidad. Como ejemplo, explica el caso del sistema activity based costing (ABC), para imputar cada céntimo de coste. “En la práctica, el coste de llevarlo a cabo es, a veces, superior al beneficio que obtienes por su resultado. Eso es algo que hay que desimplantar, ya que se liberará trabajo en todos los departamentos”. Y prosigue, “las personas en la empresa han de pensar en el negocio. Si piensan en otras cosas, producto de la complejidad, incluso frenan el crecimiento. Ahí existe un problema que solventar”.
Y lo ilustra con un ejemplo comparativo. Una fábrica de televisores de plasma tiene mucha complejidad operativa, pero se ha simplificado a tope y trabaja con dos componentes de coste: material y tiempo de mano de obra directa. En otra fábrica, de productos químicos –de operativa sencilla–, se trabaja con ocho componentes. “Precisa un tratamiento back to basics, ya que pierde eficiencia en todas las áreas”, apunta.
Otro aspecto clave en su método es el del presupuesto. “Muchas empresas dedican los tres últimos meses del año a hacer el presupuesto y tensionan a la gente. Habitualmente, se aplican índices sobre las magnitudes del año anterior y se acaban perpetuando los costes básicos. Se debe apostar por el presupuesto base cero. Y empezar cada año de nuevo”. ¿Por qué no se hace? Pues “porque hay que enfrentarse al comité de dirección de la compañía. Se le incomoda porque se le fuerza a justificar los gastos paso a paso cada vez que se hace. Sin duda, por ello, quien mejor puede entender la figura clave del simplificador es el empresario, en quien no hay contradicción posible entre interés particular y empresarial. Debe entender que si no se aborda desde este ángulo, su compañía no será sostenible y que debe empezar a cambiar, apostando por esta línea”.
Por último, resume cómo influye la complejidad. “Genera fun- ciones superfluas; da negocio innecesario a terceros; aumenta inversiones en las TIC que no son necesarias para la gestión y desvía la atención del negocio, produciendo coste de oportunidad”. Y concluye, “estamos a tiempo, y tenemos una excelente oportunidad de preparar nuestras empresas para que puedan afrontar con éxito cualquier circunstancia económica en el futuro”.