Destruir o conservar la documentación contable
Con ocasión del cierre contable de cada ejercicio económico suele repetirse la misma pregunta, ¿hasta qué año podemos destruir la documentación contable (facturas, extractos, nóminas, recibos, libros auxiliares de contabilidad, declaraciones de impuestos...), así como cualquier otro soporte documental de los apuntes contables? Si bien la respuesta a la misma nunca ha sido sencilla, las últimas modificaciones normativas en el ámbito tributario han venido a generar una mayor confusión a través de la introducción de nuevos límites temporales.
En primer lugar, a efectos estrictamente fiscales, podríamos establecer un primer horizonte temporal en base a la prescripción de las infracciones tributarias de cuatro años. Sin embargo, ya hace muchos años que en nuestro país el delito fiscal prescribe un año más tarde que la infracción tributaria de naturaleza administrativa, por lo tanto, podría ser conveniente conservar la documentación contable durante cinco años, computados desde la finalización del plazo reglamentario para la presentación de la autoliquidación del impuesto, por si fuese necesario utilizar dicha documentación como elemento de defensa en un proceso penal seguido contra la sociedad y/o sus administradores, sin perjuicio del delito fiscal agravado (art. 305 bis del Código Penal), el cual no prescribe hasta transcurridos diez años desde su comisión.
En cuanto a estos plazos fiscales, cabe recordar que, por ejemplo, todas aquellas facturas o documentos acreditativos del precio de adquisición de un elemento del activo fijo sometido a amortización, deberán conservarse durante toda la vida útil del mismo y los cuatro años siguientes, ya que de lo contrario difícilmente podría probarse el importe del gasto por amortización, así como su precio de adquisición en caso de venta del mismo. Asimismo, es importante recordar que el propio Código de Comercio en su artículo 30 establece la obligación de conservar toda la documentación y justifi- cantes concernientes al negocio durante seis años a contar desde el último asiento realizado.
En consecuencia, obviando cuestiones penales, llegaríamos a la conclusión de que cualquier empresario diligente debe conservar la totalidad de la documentación relativa a su negocio durante un plazo mínimo de seis años. Ahora bien, como consecuencia del permanente alargamiento del derecho a la compensación de las bases imponibles negativas (de los cinco años iniciales hasta el infinito en la actualidad), en el Impuesto sobre Sociedades y del derecho a la aplicación de las deducciones en la cuota (de los 5 años iniciales hasta los 18 actuales), el legislador ha introducido instrumentos legales que permiten a la inspección la comprobación de dichos créditos fiscales incluso más allá de la fecha de prescripción del periodo impositivo de su generación y declaración.
Tras un periodo de abundante jurisprudencia, no siempre coincidente, la Ley 34/2015, de modificación parcial de la LGT, (en vigor desde el 12 de octubre de 2015), ha pretendido introducir una mayor seguridad jurídica
Cualquier empresario diligente debe conservar la totalidad de la documentación relativa a su negocio durante un mínimo de seis años”
El derecho de la inspección a comprobar la situación tributaria de los contribuyentes no prescribe jamás salvo excepciones concretas”
para todos los operadores tributarios. Dicha norma señala que, en términos generales, el derecho de la inspección a comprobar la situación tributaria de los contribuyentes no prescribe jamás, salvo en el caso de las bases imponibles negativas y de las deducciones pendientes de aplicar en la cuota del Impuesto sobre Sociedades, para las cuales se limita la potestad comprobadora a los diez años siguientes al de su generación. Por lo tanto, las empresas deberán conservar duran- te diez años los soportes documentales que avalen la magnitud de dichos créditos fiscales, ya que de lo contrario, la inspección de Tributos podría no aceptar su aplicación en la liquidación de un periodo no prescrito a pesar de que el periodo de su generación si lo estuviese.
Transcurrido el periodo de diez años, la empresa sólo estará obligada a exhibir la liquidación y la contabilidad, así como a demostrar que la misma ha sido durante dicho plazo depositada en el Registro Mercantil, subsistiendo dudas acerca de qué debemos entender por “exhibición de la contabilidad”. ¿Se refiere a las Cuentas Anuales o también a los libros de contabilidad que sólo son objeto de legalización ante el Registro Mercantil y no de depósito? ¿Por qué obliga a conservar y exhibir la liquidación del Impuesto si la Ley General Tributaria reconoce expresamente el derecho a no aportar documento alguno que ya hubiese sido presentado con anterioridad?