“Gestionamos el tiempo de manera eficaz”
Entrevista a Carlos Ger, director general de Global Planning Solutions (GPS)
El objetivo de toda empresa es poder gestionar sus recursos de la manera más eficiente y poder ofrecer el mejor servicio al mínimo coste posible. Para ello, la gestión del tiempo se ha convertido, con los años, en uno de los factores más importantes a tener en cuenta. Aplicaciones como Bold WorkPlanner de Global Planning Solutions (GPS), empresa ubicada en Barcelona, marcan un punto de inflexión.
¿Cuáles son los beneficios que se derivan de una correcta gestión del tiempo?
Una gestión del tiempo ineficiente alberga un coste social económico y de ineficiencia muy grande, porque afecta al corazón de la cobertura de servicios de la organización. Los resultados experimentados en diversas organizaciones en donde hemos implantado Bold WorkPlanner es contundente en cuanto a la mejora de la eficiencia. Conseguimos una reducción de hasta un 80% en tareas manuales sin valor añadido en proceso de planificación y procesos ligados a Gestión de Recursos Humanos, y alcanzamos objetivos de mejora notable en conciliación de la vida laboral y familiar. Todo ello es inabordable planificando con Excel o soluciones no especializadas.
Concretamente, ¿en qué consiste una correcta gestión del tiempo?
Para nosotros es cumplir el objetivo de encontrar el equilibrio entre los intereses de la empresa y las necesidades de las personas. Mucho más que un control de presencia, es no sólo mirar pasado y presente, sino utilizar la planificación como oportunidad para gestionar el futuro optimizando el nivel de servicio, mejorando la conciliación entre la vida laboral y familiar a la vez que respetando criterios organizativos y legales.
¿Las ventajas son mayores para la empresa que para el trabajador?
En absoluto. La filosofía de trabajo que tenemos en GPS –y por la que nos decidimos a emprender este viaje– es planificar teniendo en cuenta la necesidad de la empresa, pero, sobre todo, la de las personas. Con nuestra
app es más fácil que el trabajador pueda expresar sus necesidades y es más fácil para la empresa adaptarse si le es posible. Esto redunda en una mayor satisfacción e identificación del trabajador con la empresa y una reducción del absentismo laboral.
¿En qué consiste la app que acaban de presentar, la Bold App?
La Bold APP permite a los empleados gestionar sus calendarios, permisos, tareas e intercambios. Desde el móvil podrán ver su calendario –horario, asignación a puestos de trabajos, actividades, permisos...–. Pueden saber el estado de sus permisos solicitados y solicitar permisos desde el móvil. Pueden recibir notificaciones en el móvil cuando sus gestores aprueban o deniegan permisos y ante cualquier modificación en su planning. Pueden consultar sus contadores como días de vacaciones pendientes, horas de compensación... También pueden solicitar intercambios de turnos con otros trabajadores. En definitiva pueden llevar el departamento de Recursos Humanos en su bolsillo.
¿Cómo es la acogida de esta app por parte de los trabajadores?
Muy buena. Sería impensable que personas de según qué edad o nivel de usuario informático bajo entraran en un portátil y accediesen a una web. En cambio prácticamente casi todo el mundo tiene smartphone y usa apps de mensajería instantánea de forma natural. Es un elemento normalizado en prácticamente todas las generaciones y niveles. Aparte, poder gestionar tu planificación y permisos "desde el sofá" con el móvil es muy bien valorado por los trabajadores.