Kommunen kräver 750 kronor för mejl
Sundbybergs stad tar ut samma avgift för att lämna ut handlingar digitalt som i papper. Yttrandefrihetsexperten Nils Funcke är kritisk. Kommunen menar att de har lagstöd och att detta är enda sättet att kunna ta betalt. – Vi kan bara räkna utifrån sidantal, säger ansvarig chef.
Sundbybergs stad begär 750 kronor för att mejla ett dokument. Kammarrätten har tidigare sagt att avgifter per sida enbart ska gälla papper. Men kommunen menar att det kräver en arbetsinsats att lämna ut handlingar.
I syfte att granska hur kommunens politiker och ledande tjänstemän spenderar pengar på representation, begärde Vi i Sundbyberg ut listor över transaktioner för två konton. Totalt handlar det om representation för mer än en miljon kronor sedan 1 januari 2016.
En avgift på omkring 750 kronor skulle tas ut, för att skicka listorna per mejl i ett excel-dokument.
Kommunen hänvisar till ordinarie taxa på 50 kronor för de första tio sidorna följt av två kronor per sida utöver detta. ”Det görs ingen skillnad avseende pris om handlingar lämnas ut på papper eller skickas via mejl”, skriver en tjänsteman vid stads ledningskontoret.
Men en sådan avgift finns det inget stöd i lagen för att ta ut för digitala handlingar, visar tidigare rättsfall. Kammarrätten i Stockholm gav Södertörns tingsrätt bakläxa efter att ha krävt närmare 5000 kronor föret t för undersökningsprotokoll.
– Om det är ett dokument som redan finns digitalt, bör myndigheten av serviceskäl inte ta ut någon ersättning för det. Det är lite oklart om de ändå har rätt att göra det, men praxis har utvecklats så att myndigheter inte tar betalt, säger journalisten och yttrandefrihetsexperten Nils Funcke.
Undantag är om kommunen måste skanna in dokument som enbart finns på papper, eller om filerna är så stora att de behöver föras över på ett usb-minne.
Kommunen har samtidigt inte skyldighet att lämna ut handlingar digitalt. Men alternativet är ett besök på stadshuset, vilket skulle innebära en arbetsinsats både för den som begär ut handlingen och för kommunens anställda, påpekar Nils Funcke.
– Myndigheterna bör vara besjälade av att vara så öppna som möjligt gentemot medborgarna och dem de ska tjäna. Inte bara genom att man formellt tillhandahåller uppgifter, utan att man ser till rent praktiskt att öppenheten blir en realitet. Att man tar förfrågningar på allvar och inte försöker skörta upp enskilda, säger han.
Kommunen tolkar avgiftsförordningen på ett annat sätt än kammarrätten. Att ta fram uppgifterna kräver arbete och det har man rätt att kräva betalt för, enligt Kristofer Gisslén, chef för kommunsekretariat och arkiv vid Sundbybergs stad.
Även digitala dokument ska alltså lämnas ut mot en kostnad som motsvarar papperstaxan.
– Det är en tolkning som vi anser oss ha stöd för i lagtexten och i förarbetena. Beroende på vilka uppgifter som tas ut kan det kräva viss handpåläggning i systemet, säger han.
Just i fallet med transaktionslistorna vet han inte vilken arbetsinsats som krävs. Men att räkna fram en summa baserad på exempelvis timavgift skulle inte vara möjligt.
– Det enda sättet vi kan räkna på är utifrån sidantal, säger han.
Att sekretesspröva handlingar innan de lämnas ut, är en arbetsuppgift vars omfattning faktiskt påverkas av antalet sidor i ett digitalt dokument. Detta måste alltid göras, enligt Kristofer Gisslén.
– Vi behöver kolla på varje sida för att se om det krävs en sekretessprövning, säger han.
Kristofer Gisslén har inte läst domen som kammarrätten meddelade våren 2015.
– Jag ska ta och studera den och se vad vi kommer fram till, säger han.
Kommunen meddelar även att handlingar går att ta del av gratis på stadshuset.