Kontoret kan göra ditt arbete sämre
Plötsligt kommer ett telefonsamtal som du måste ta enskilt. Tar det en halv minut att hitta ett tomt rum har du en arbetsmiljö som sinkar dig. Forskaren Aram Seddigh har listat fem måsten på ett kontor för att inte lägga krokben för de anställda.
Hälften av den arbetsföra befolkningen i landet går till ett kontor varje dag. Vilket som är det bästa kontoret är omtvistat – och om den fysiska miljön är dåligt planerad kan den göra oss sämre på vårt jobb.
Forskningen visar att vi föredrar eget arbetsrum, men att de flesta av oss förr eller senare hamnar i ett öppet kontorslandskap i takt med att verksamheten växer.
Aram Seddigh är legitimerad psykolog med en bakgrund som forskare vid stressforskningsinstitutet och handelshögskolan där han studerat produktivitet, hälsa och trivsel hos medarbetare kopplat till olika parametrar i kontorsmiljön. I dag arbetar han som arbetsplatsstrateg i privata sektorn.
– I öppna kontorslandskap finns mycket som distraherar och stör koncentrationen. Tittar man i forskningen är det det sista vi vill sitta i, särskilt om man inte har någonstans att ta vägen när du behöver fokusera. Vi gör alltså mer fel och arbetar långsammare under sådana villkor, säger han.
När Aram Seddigh bestämde sig för att gå igenom befintligt forskning på området för att hitta gemensamma faktorer bakom den optimala kontorsmiljön fick han ge upp.
– Du kan påstå i princip vad du vill när du dyker ner i de studier jag har gått igenom. I många fall jämförs äpplen och päron, eller ett surt äpple med ett sött.
I en kommande bok har han i stället analyserat resultaten från rådande forskning, utifrån aspekter som krävs för att skapa en god arbetsmiljö. kontorsexpert och arbetsplatsstrateg En sådan faktor är tillgång till tomma tysta rum för avskilda samtal.
– Om det tar 30 sekunder för att förflytta sig till en ny yta och koppla upp sig uppfattas ytan som mer otillgänglig. Jag brukar prata om närhetsprincipen: Det är viktigt att det finns obokbara rum på ett kontor som är tillgängliga för olika behov när de uppstår.
Steg ett är dock att skapa kontoret på en tillräckligt stor yta där det finns utrymme för alla funktioner som behövs. Detta oavsett om det handlar om egna rum eller kontorslandskap. Enligt Aram Seddigh är det vanligt att arbetsgivaren tar till i underkant för vissa ytor och i överkant för andra.
– En av de stora missarna är att man underdimensionerar ytan när man bedömer antalet medarbetare som kommer att vara närvarande samtidigt och behöver sitta vid ett skrivbord.
Ett utbud av olika arbetsplatsytor för olika syften är en annan avgörande faktor för att medarbetarna ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett effektivt sätt.
– I dag finns många vackra och estetiska kontorsmiljöer, men man behöver utgå från verksamhetens behov när man dimensionerar vilka typer av ytor som behövs. För vissa verksamheter kan behovet av mötesrum vara stort och i andra kan medarbetarna ha större behov av ergonomiska platser.
Steg tre i Arams Seddighs guide till ett väl inrett kontor är planera ytorna för att underlätta samarbeten.
– Här handlar det om att identifiera vilka personer, enheter och avdelningar som behöver ha större samverkan än andra, och då planera hur de ska sitta i förhållande till varandra, säger han.
” Det är viktigt att det finns obokbara rum på ett kontor som är tillgängliga för olika behov när de uppstår Aram Seddigh
Seddighs fjärde punkt handlar om att det ska vara lätt att göra rätt för medarbetarna.
– Arbetsmiljön ska trigga rätt beteenden och det är viktigt att man systematiskt arbetar bort hinder i den fysiska, digitala och organisatoriska arbetsmiljön. Exempelvis gör en kontorsmiljö som är överblickbar att man vet vilka ytor som är tillgängliga och inte.
Den sista principen att ta hänsyn till är att skapa delaktighet bland medarbetarna.
– Delaktighet är ett viktigt verktyg för att förstå verksamhetens behov. Genom att bjuda in medarbetarna till dialog så får arbetsplatsstrategen möjlighet att adressera de behov verksamheten har.