Lär dig att ta en sak i taget.
Byt multitasking mot monotasking.
Kommer du ofta på dig själv med att tvångsmässigt kolla mobilen i tid och otid? Är du en av dem som hoppar mellan mejl, sociala medier och rapportskrivande? Har du alltid minst tio olika flikar öppna i din webbläsare? Känner du igen dig finns det stor risk för att ditt multitas kande har gått för långt.
Även om multitaskandet kan få dig att känna dig som en produktivitetsgud, är verklig heten det motsatta. Det finns inte mycket vetenskapligt stöd för att den som har många bollar i luften skulle få mer gjort än den som fokuserar på en sak i taget. Är du en kronisk multitasker är det hög tid att bryta mönstret och bli en monotasker. 1 Förstå hur multitasking försämrar din förmåga. Tyvärr är det så att vårt arbetsminne är begränsat. Du har säkerligen märkt hur svårt det är att fokusera på ett telefonsamtal samtidigt som du uppdaterar dig om vad dina vänner gör på Facebook.
Professor Michael Posner vid universitetet i Oregon menar att vi människor inte kan pre stera på topp om vi försöker ta oss an fler än en uppgift i taget. Visst, det är inte omöjligt att bidra på ett möte samtidigt som du svarar på mejlen, men enligt Posner kommer detta att leda till att du presterar på 50 procent av din förmåga i båda uppgifterna. Står du inför uppgifter som inte är så värst krävande så är det väl ingen fara, men förväntas du vara på topp rekommenderar Posner att du tar en uppgift i taget.
2 Kartlägg dina distraktioner. Nu för tiden är vår arbetsplats full av distraktioner. Den genomsnittliga kontorsarbeta ren kollar sin mejl 50 gånger per dag. Dessutom tar det i snitt elva minuter innan vi blir avbrutna i vårt arbete. Att det sedan kan ta upp till 20 minuter att hitta fokus igen, gör det knappast lättare för den som önskar bli mer produktiv. För den som alltid arbetat i öppna kontorslandskap och som har mejlen som sitt viktigaste arbetsverktyg är det givetvis svårt att se hur ofta han eller hon faktiskt tvingas avbryta sitt arbete. För att
bli medveten om vad som måste förändras krävs en kartläggning. Distraktioner kan delas in i sådant vi inte kan kontrollera – som kolleger som vill interagera – och sådant som vi faktiskt kan kontrol lera. Till den sistnämnda kategorin hör alla typer av push-notiser, sociala medier och givetvis mejlen.
3 Avlägsna så många distraktioner som möjligt. När du fått en bild av vad som stör dig under arbetet är det dags att ta bort det. Vägen till monotasking är ingen gåta, men kräver att du vågar göra dig okontaktbar. Det är givetvis enklast att börja med de distraktioner som du själv kan kontrollera. Det vanligaste inom kategorin är som sagt push-notiser, något som du lätt kan slå av genom att börja använda telefonens stör ej-läge. Vill du ta det hela till nästa nivå så kan du till och med schemalägga tid när du vill att stör ej-läget ska vara igång.
En annan distraktion som många uppger är idéer och tankar som dyker upp, som man känner att man måste kolla upp på en gång. Att inte agera på sådana tankar är långt ifrån enkelt, men det går! Knepet är att alltid ha ett anteckningsblock bredvid dig när du jobbar. Så fort något dyker upp ska du skriva ner det i blocket och ta tag i det när du jobbat klart med uppgiften du håller på med just nu. Du kommer att bli förvånad över hur snabbt tanken försvinner från ditt medvetande så fort du skrivit ner den. Slutligen gäller det att hålla alla typer av kontorschattar stängda när du vill arbeta fokuserat. Många arbetsplatser har en kultur av att man alltid ska vara nåbar, så här gäller det att gå i bräschen för ett nytt förhåll ningssätt. Efter en tid kommer alla att tacka dig!
4 Definiera tid för arbete och paus. Det finns en anledning till att lektioner på universitet och högskolor sällan är mer än 45 minuter långa: Få orkar hålla energin uppe längre än så. Att vara en monotasker innebär inte att du aldrig någonsin får flippa mellan sajter och program igen. Det du däremot måste lära dig är att börja arbeta i tydliga arbets pass där du är helt dedikerad till en uppgift. Arbetspassen kan vara så korta som 20 minuter men bör inte vara längre än 60 minuter. Allt du behöver är en klocka eller timer som du ställer på den tid som funkar bäst för dig. När klockan ringer kan du unna dig fem minuters paus. Det är inga problem om pausen tillbringas framför datorn, men rekom mendationen är att gå upp och röra sig lite innan det är dags för nästa pass.
5 Skapa små, dagliga belöningar. Att träna sig att bli en monotasker är att träna på uppskjuten behovs tillfredsställelse. Problemet är just att multitasking många gånger är riktigt belönande, men bara på kort sikt. När vi multitaskar får vi ofta känslan av att vara produktiva, vilket ju i sig är väldigt belönande. Dessutom kan multitasking fungera som en kort flykt från de jobbiga uppgifter vi verkligen måste ta tag i – även det är rätt så belönande. Du kan se multitaskande lite som att snooza. Att trycka på snooze-knappen är direkt belönande då det låter oss sova lite till, men den långsiktiga konsekvensen är i många fall att vi blir sena och tvingas genomlida en stressig morgon. Du som tillämpat tips nummer fyra kan utnyttja dina femmi nuterspauser helt till alla de mer lustfyllda aktiviteter som du skjutit på under ditt dedikerade arbetspass. Du ska se att skrollandet på Instagram känns betydligt roligare när du gör det för att du vill, och inte för att du bara vill ha lite verklighetsflykt.
6 Dela upp dina arbetsdagar. Studier där man använt Eeg-teknik för att mäta aktivitet i hjärnan visar att vår vakenhet under dagen skiftar på ett rätt så förutsägbart sätt. Det verkar som att de flesta av oss är som mest alerta några timmar efter att vi har vaknat, och att de flesta upplever en dipp strax efter lunch. Den så kallade lunchdippen har faktiskt inte så mycket med mat att göra, utan är en del av vår naturliga vakenhetscykel. Precis som när det gäller distraktioner så kan det vara bra att kartlägga hur ens egen vakenhetscykel ser ut. När du har koll på den kan du sedan planera in när på dagen som du ska ta dig an olika typer av uppgifter. Rekommendationen är att förlägga mer komplexa uppgifter till förmiddagen och att ägna eftermiddagen åt mer rutinbaserade uppgifter.
Alexander Rozental är psykolog och forskare vid Stockholms universitet. I hans och Lina Wennerstens bok Dansa på deadline (Natur & Kultur 2014) kan du läsa mer om hur du kan få gjort saker i tid. På dailybitsof.com har Alexander fler kurser på temat.