E-post og do­ku­ment

Ordning & Reda i hemmet - - In­ne­håll -

Ibland ver­kar det som om du har en mil­jon e-post och fi­ler att hål­la re­da på. E-post är för­mod­li­gen det mest an­vän­da pro­gram­met på din da­tor el­ler ap­pen på din mo­bil, men det som skul­le va­ra tids­be­spa­ran­de kan gans­ka lätt bli en tids­tjuv.

TA TILL­BA­KA KON­TROLLEN

För att ta till­ba­ka kon­trollen över din e-post ska du be­hand­la den som van­lig post. Bro­schy­rer och re­klam kas­tas, post som krä­ver hand­ling, så­som en fak­tu­ra, läggs i upp­gifts­ar­kivet och brev och pa­ket öpp­nas, lä­ses och för­va­ras ef­ter be­hov. Du kan gö­ra sam­ma sak med din e-post.

Be­stäm dig först för vis­sa ti­der då du ska lä­sa e-post, kanske två gång­er om da­gen. Ra­de­ra skräp­post i din in­korg ut­an att öpp­na dem. Om du se­na­re i vec­kan in­ser att du be­hö­ver nå­got av det du har ta­git bort kan du häm­ta det från pap­pers­kor­gen igen. Töm pap­pers­kor­gen en gång el­ler två gång­er i må­na­den, på ett visst da­tum. Så snart du har mins­kat in­ne­hål­let i in­kor­gen och ba­ra har re­le­van­ta e-post­med­de­lan­den kvar kan du bör­ja lä­sa.

BE­AR­BE­TA

Att be­ar­be­ta e-post in­ne­bär att sva­ra el­ler or­ga­ni­se­ra med­de­lan­den för fram­ti­da be­hand­ling. Om du kan sva­ra på ett med­de­lan­de på två mi­nu­ter el­ler mind­re, gör det di­rekt. Sen ar­ki­ve­rar du det. För att be­ar­be­ta e-post­med­de­lan­den som tar läng­re tid mås­te du tän­ka ige­nom sa­ker som hur vik­tigt det är, hur snabbt det kom­mer gå och vad du be­hö­ver gö­ra för att kun­na prio­ri­te­ra.

De sis­ta e-post­med­de­lan­de­na är de som krä­ver ar­be­te från and­ra el­ler som in­te kan be­sva­ras in­nan en an­nan upp­gift är klar. För att ren­sa bort dem ur in­kor­gen, lägg dem i en mapp döpt till ”Av­vak­ta”. Du kan ock­så se­pa­re­ra dem ge­nom att an­vän­da map­par döp­ta till ”Krä­ver åt­gärd” och ”Vän­tar på svar”. Kon­trol­le­ra des­sa map­par som en ru­tin­mäs­sig del av e-post­be­ar­bet­ning­en för att se om de kan be­hand­las nu.

AR­KI­VE­RING

E-post­med­de­lan­den i in­kor­gen kan gö­ra dig trött och dis­t­ra­he­rad, så an­vänd ett mapp­sy­stem för att han­te­ra dem. Håll ka­te­go­ri­er­na bre­da, pre­cis som hem­ma­ar­kivet (se si­dor­na 92-94), och ge var­je mapp ett namn som be­rät­tar vad den in­ne­hål­ler. Map­par­na kan ka­te­go­ri­se­ras en­ligt föl­jan­de:

Krä­ver åt­gärd Svar, Följ upp, Kol­la – kom ihåg att kon­trol le­ra des­sa map­par re­gel­bun­det ef­ter­som de krä­ver åt­gär­der.

Pro­jekt­sta­die Av­vak­ta, För­fal­ler, Klar, Fram­tid – åter­i­gen,  kol­la des­sa map­par re­gel­bun­det ef­ter­som de kan krä­va åt­gär­der.

Te­ma Kvit­ton, An­mäl­ning­ar, Re­sor. 

Kon­takt­namn (Ef­ter­namn först med bin­de­streck till för nam­net) Chur­chill-wins­ton.

Pro­jekt­typ Or­ga­ni­se­ring, un­der­ka­te­go­ri­er: Or­g_­skåp, och  Sam­lar­ob­jekt.

BE­GRÄN­SA ORD­AN­VÄND­NING­EN

För många e-post­med­de­lan­den sli­ter ut al­la, så an­vänd det ba­ra när det be­hövs. Om du var tvung­en att ko­pi­e­ra och stämp­la allt du skul­le skic­ka, skul­le du gö­ra det då? Skäm­toch tack­med­de­lan­de­na är onö­di­ga. Skic­ka in­te dem och sva­ra in­te på dem.

An­vänd så få ord som möj­ligt Skriv i te­le­gram­stil när du  kom­mu­ni­ce­rar in­for­mellt med ”de van­li­ga”. Till ex­em­pel: ”Fick med­de­lan­det, sva­rar se­na­re.” El­ler: ”Bar­nen är sju­ka. Går in­te ikväll, ses om en må­nad.” Det finns gi­vet­vis till­fäl­len då det­ta in­te pas­sar men an­vänd det när du kan.

I ett nöt­skal För­sök att gö­ra e-post­med­de­lan­det möj­ligt att  ”för­hands­grans­ka” så att mot­ta­ga­ren in­te be­hö­ver öpp­na el­ler sva­ra på det. Tänk på äm­nes­fäl­tet som en ru­brik, om du kan. Då be­hö­ver mot­ta­ga­ren in­te öpp­na det. Till ex­em­pel: ”Muf­fin­sen lyc­ka­de, vi fick $ 4000!” Om du be­hö­ver sä­ga nå­got mer, in­tro­du­ce­ra en noll-scroll-re­gel, allt på en skärm. Skic­ka läng­re tex­ter som bi­la­gor som mot­ta­ga­rna kan åter­vän­da till se­na­re.

Det förs­ta först Bör­ja ditt med­de­lan­de med det du vill att  lä­sa­ren att ve­ta; ”Ti­den att an­mä­la sig till bok­mäs­san är idag, finns fort­fa­ran­de plats på tis­dag och tors­dag.”

Åter­an­vänd text du skic­kar re­gel­bun­det In­te al­la e-post med­de­lan­den mås­te ska­pas från grun­den. Det är ok att åter­an­vän­da in­ne­hål­let i iden­tis­ka med­de­lan­den som skic­kas till oli­ka mot­ta­ga­re. En per­son som skic­kar e-post­med­de­lan­det ”Väl­kom­men till nya med­lem­mar” var­je vec­ka be­hö­ver ba­ra läg­ga till ett ele­ment för att per­so­ni­fi­e­ra var­je med­de­lan­de.

HAN­TE­RA DO­KU­MENT

På den gam­la go­da ti­den, in­nan e-post fanns, ha­de man ba­ra pap­pers­do­ku­ment. Nu är vi un­der kon­stant tryck för att bli ”pap­pers­lö­sa”. Där­för be­hö­ver vi hit­ta ett sä­kert, väl­or­ga­ni­se­rat och till­gäng­ligt sätt att lag­ra och han­te­ra vik­tig in­for­ma­ti­on. An­vänd des­sa tips för att or­ga­ni­se­ra och han­te­ra di­na per­son­li­ga do­ku­ment och map­par.

Sor­te­ra ef­ter ÅÅÅÅMMDD Om du är för­äl­dra­re­pre­sen tant på sko­lan för din tred­je klas­sa­re och du mås­te skic­ka med­de­lan­den till för­äl­drar­na kan du en mapp till med­de­lan­de­na och ar­ki­ve­ra dem i da­tum­ord­ning, till ex­em­pel: ”Med­de­lan­de till för­äl­drar den 7 feb­ru­a­ri”, ”Med­de­lan­de till

för­äl­drar­na 14 feb­ru­a­ri” och så vi­da­re. Gör det till en va­na att ge året fy­ra siff­ror, må­na­den två och da­tu­met två, som ”Med­de­lan­de till för­äl­drar 2018- 07- 02.” När du in­klu­de­rar da­tu­met spa­rar da­torn do­ku­ment med sam­ma namn i kro­no­lo­gisk ord­ning. Då gör den gör job­bet åt dig. An­vänd in­te en­tals­siff­ror­na ut­an 0:an fö­re ut­an skriv 01, 02 och så vi­da­re. Om in­te, spa­rar ma­ski­nen do­ku­men­ten i ord­ning­en 1, 10, 11, 2, 20, 3 etc. i stäl­let för 01, 02, 03, 10, 11, 20.

In­klu­de­ra ver­sions­num­mer i do­ku­ment­nam­net

In­klu­de­ra ver­sions­num­mer när du skri­ver ut­kast. Om med­de­lan­det till för­äl­drar­na krä­ver fler god­kän­nan­den in­nan det skic­kas mås­te det fin­nas ett sys­tem för att hål­la re­da på den se­nas­te ver­si­o­nen så att in­te fel ver­si­on skic­kas. Om lä­ra­ren tit­tar över med­de­lan­det och gör änd­ring­ar ska den nya ver­si­o­nen by­ta namn ge­nom att man läg­ger till ”v02” i do­ku­ment­nam­net. Om det lä­ses av nå­gon an­nan som mås­te god­kän­na, gör änd­ring­ar­na och byt namn till ”v03”. Den­na me­tod vi­sar di­rekt vil­ket do­ku­ment som är det sis­ta.

Ar­ki­ve­ra di­na map­par Do­ku­ment mar­ke­ra­de tyd­ligt med  hjälp av tip­sen ovan lag­ras i map­par, un­ge­fär som om du ha­de dem i ett van­ligt re­gis­ter. Du kan bör­ja med en bred ka­te­go­ri och kal­la map­pen ”Or­ga­ni­sa­ti­on”. Men inom kort kom­mer map­pen va­ra fylld med ett brett ut­bud av in­for­ma­tion som ba­ra är vagt för­knip­pa­de med äm­net. Där­för bör du i map­pen ”Or­ga­ni­se­ring” gö­ra map­par som gör det en­kelt att hit­ta vad du be­hö­ver: ORGANISERING_CHECKLISTOR, Or­ga­ni­se­ring­_­gör-det-själv-idéer, ORGANISERING_ Ex­per­tråd. Inom des­sa map­par kan du in­klu­de­ra fler un­der­ka­te­go­ri­er för att hjäl­pa dig att hit­ta di­na do­ku­ment snabbt och en­kelt.

Newspapers in Swedish

Newspapers from Sweden

© PressReader. All rights reserved.