Chef inom regionen ville frisera notan
Går det att få ölen skriven som ”öppen mat” på fakturan? Det undrade en chef på Västra Götalandsregionen inför en personalkväll på restaurang.
Den aktuella avdelningen hos Västra Götalandsregionen har hundratals anställda och finns på flera platser i regionen. På en av avdelningarna planeras ett eftermiddagsoch kvällsarrangemang för att förbättra samarbetet mellan personalen. En chef på avdelningen kontaktade därför en restaurang i centrala Göteborg och bokade 24 personer, från klockan 15.30 en fredagskväll. I ett andra mejl till restaurangen undrade chefen följande:
”Går det att få skrivet på fakturan ’öppen mat’? I o m öl får inte stå på fakturan.” På detta svarade restaurangen att de inte skriver om något på fakturan: ”det som står på kvittot är det som gäller”. Chefen nöjde sig dock inte med detta besked utan återkom med frågan ”kan man välja öl, fast det står läsk på kvittot?” Du har haft en speciell begäran om hur fakturan ska se ut.
– Det ska bara vara läsk på den. Det ska specificeras att vi inte dricker någon alkohol.
Men egentligen är det öl?
– Nej, då missuppfattade vi varandra, jag och restaurangen. Vi ska dricka läsk.
Vad menar du med frågan om man kan välja öl fast det står läsk på kvittot?
– Det var bara en fråga hur de skriver kvittona. Killarna och tjejerna själva måste beställa i baren. Jag ville bara säkerställa att det inte står öl eller sprit på fakturorna. Jag uttryckte mig fel i mejlet till restaurangen.
Formuleringarna till restaurangen är de standardformuleringar som du brukar använda?
– Det brukar stå ’öppen nota’ på fakturorna. Jag ville bara säkerställa att det inte står öl eller vin på dem.
En öppen nota är en slags för-nota till den riktiga notan, som kan ha ett högre belopp.
– Det som ska betalas av kund, och ingå i redovisningen, är ett kvitto, inte en öppen nota, säger hovmästaren på en etablerad Göteborgsrestaurang.
Hon betraktar det som olagligt att föra in en hel beställning, inklusive alkohol, som ’öppen mat’ på en faktura.
– Dessutom blir det omöjligt för oss att se vad vi har sålt, säger hovmästaren.
Vilhelm Rundquist är revisionsdirektör i Västra Götalandsregionen. Om chefstjänstemannens fråga om ’öppen mat’ svarar han:
– Det är ett direkt regelbrott på alla sätt och vis. Rent redovisningsmässigt är det inte ok. Sedan har regionen väldigt tydliga policies att vi dricker inte alkohol på regionens bekostnad.
Inför frågan ”kan man välja öl, fast det står läsk på kvittot?” skrattar revisionsdirektören högt, och säger sedan:
– Det är direkt olämpligt, det säger sig självt. Det är ett bedrägligt beteende som går emot både regelverk och regionens värderingar.
Vilhelm Rundquist konstaterar att en faktura klart och tydligt ska uttrycka vad man faktiskt betalat för.
– Det är olyckligt om man försökt manipulera en faktura. Det väcker många frågor som går bortom ölen, säger Rundquist.