Etik ve Uyum Programları Nasıl Etkili Olur?

Etkili bir etik ve uyum programı ulaşmayı planladığı ölçülebilir hedeflere ulaşabilmiş olan bir programdır . Bir etik ve uyum programı etkili olarak uygulandığında başarısının ölçütü olarak programın kendisinin belirlediği hedeflere hangi kapsamda ulaştığ

ETİK VE UYUM: Etkili bir etik ve uyum programı ulaşmayı planladığı ölçülebilir hedeflere ulaşabilmiş olan programdır. Bir etik ve uyum programı etkili olarak uygulandığında başarısının ölçütü olarak programın kendisinin belirlediği hedeflere hangi kapsamda ulaştığı da büyük bir öneme sahiptir.

Günümüzün küresel dünyasında artık şirketlerin etik ve uyum programları olmadan büyümeleri ve kendi sektörlerinde başarılı aktörlerden olmaları imkansız olarak görülüyor. Şirketlerin paydaşları ile ilişkisinde kendilerine yol gösteren ilke ve değerler olarak tanımlayabileceğiniz iş etiği, şirket kültürünün ayrılmaz bir parçası haline geldi. Bir şirketin tüm fonksiyonlarında olduğu gibi verilere dayalı bilimsel yöntemlerle idare edilmesi gereken, raporlanan, sürekli bir gelişim içinde olan, şirketin yazılı kültürünün temel taşı haline gelmiş bir iş idaresi sistemi olan iş etiği artık günümüz ekonomisinin ayrılmaz bir parçası. Bu doğrultuda iş etiği yönetiminin önemli bir parçası olan; mevzuatta bulunan yasalar, uluslararası bağlayıcı sözleşmeler, etik ilkeler ve şirket içi standartlar gibi kurallara uygunluğun sağlanması için düzenlenen politikalar ve prosedürler bütünü olarak tanımlayacağımız etik ve uyum programlarının önemi çok daha fazla artıyor.

Etik ve uyum programlar, etik ve uyum yönetimi, yazılı etik ilkeler ile politika ve prosedürler, eğitim ve iletişim, etik ve uyum programını izleme ve uygulama olarak sınıflandırabileceğimiz, birbiri ile bağlantılı ve birinin bile yetersiz olması şirketin zarar görebileceği unsurlara dayanmaktadır.

Peki etik ve uyum programlarının etkili olup olmadıkları nasıl belirlenecektir? Onun için ilk önce etkililik nedir? Bu kavramın tanımı yapılmalıdır. Etkililik, örgütlerin, gerçekleştirdikleri faaliyetlerin sonucunda amaçlara ulaşma derecesini belirleyen bir performans boyutudur.1 Matematiksel değerlerle ifade edilen çıktılardan farklı bir anlam taşımaktadır.

Genel etkililik ölçütleri dört ana 1. Amacın gerçekleşmesi başlık altında özetlenebilir:

2. Kaynak elde etme

3. Sağlıklı örgüt sistemleri kurma 4. Tüm önemli ve kilit paydaşların doyumunun sağlanması2

Etkililik daha çok örgütün amaçladığı sonuçlara ulaşma düzeyi ve derecesini ifade etmektedir. Sonuç niceliksel değerlerden farklı bir anlam taşımaktadır. Niteliksel olarak sonucun düzeyi ve derecesi daha büyük öneme sahiptir. Örnek olarak bir işletmenin bilgi işlem merkezinde hazırlanan programların sayısı çıktıyı belirler, ancak bu programlar içinde uygulanabilir nitelikte olanlar ve gereksinimlere cevap verenler sonuçtur.

Etkili bir etik ve uyum programı ise ulaşmayı planladığı ölçülebilir hedeflere ulaşabilmiş olan bir programdır. Bir etik ve uyum programı etkili olarak uygulandığında başarısının ölçütü olarak programın kendisinin belirlediği hedeflere hangi kapsamda ulaştığı da büyük bir öneme sahiptir. Etik ve Uyum programının etkisini ölçmek için aşağıdaki 5 soruya 1) Etik ve uyum programının hedefmutlaka cevap verilmelidir. lerinin tanımları nelerdir? 2) Programın hedeflerine ulaşma seviyeleri nasıl ölçülmelidir?

3) Etik ve uyum programın hedeflerine ulaşılmış mıdır?

4) Etik ve uyum programı sayesinde etik ve uyum programının ihlalleri azalmış mıdır?

5) Hedeflere ulaşılma programın etkisi açısından ne anlama gelmektedir? Etkili bir uyum ve etik programını ta

Etkililik daha çok örgütün amaçladığı sonuçlara ulaşma düzeyi ve derecesini ifade etmektedir. Sonuç niceliksel değerlerden farklı bir anlam taşımaktadır. Niteliksel olarak sonucun düzeyi ve derecesi daha büyük öneme sahiptir.

nımlama, modelleme, ölçme ve tespit etmek oldukça zorlu ve dikkatli bir analiz sürecini gerektirir. Bu doğrultuda etik ve uyum programının etkili olmasını engelleyen faktörleri belirlemek ve bunların üzerinde programı analiz etmenin büyük faydası olacaktır. Etik ve uyum programının dinamik olması gerektiği ve kendisini devamlı olarak değerlendirerek başarılı olacağını asla unutulmamalıdır

Çoğu zaman şirketlerde etik ve uyum programının yetersiz olmasının hiç olmamasından daha iyi olduğuna inanılmaktadır. Fakat unutulmaması gerekir ki etik ve uyum programındaki bazı eksiklikler tüm programın çökmesine sebep olabilecektir.

ABD mevzuatında yer alan Federal YÖNTEM

Ceza Kılavuzlarında (Federal Sentences Guidelines) Etik ve Uyum programın etkinliliğini denetlemek için 7 özelliğin bulunması gerekmektedir. Bu özellikler aslında tüm Etik ve uyum programlarının etkililiği konusunda kılavuz olabilecektir.

1. Yazılı Politikalar, prosedürler ve kontrollerin belirlenmesi

2. Etkili etik ve uyum gözetiminin uygulanması

3. Etik olmayan kişilere yetki verilmesini önlemek için gerekli özenin gösterilmesi

4. Çalışanlarla etik ve uyum programları hakkında iletişim kurulması ve onların eğitilmesi

5. Etik ve uyum programlarının etkililik yönünden izlenmesi ve denetlenmesi

6. İhlallere tutarlı cezai yaptırımlar ve disiplin yaptırımlarının uygulanması

7. Olaylara tepki verilmesi ve gelecekteki olayları önlemek için tedbirler alınması

Bu açıdan bakarak etkili bir etik ve uyum programının 7 temel öğeye sahip olduğu görülmektedir. Kısaca bu öğeler:

Yönetim

Yazılı etik ilkeleri, politikalar ve prosedürler.

Eğitim ve Öğretim

İletişim ve Bildirim

Denetim ve İzleme

Disiplin Eylemi

Düzeltme ve Geliştirme

Kurumlar ilk önce yürürlükte bulunan etik ve uyum programının özelliklerine göre etkiliğini ölçmek için hangi yöntemleri kullanması gerektiğini belirlemelidir. Her kurumun kendi sektörüne, büyüklüğüne ve bölgesine göre kendisine özel farklı bir etik ve uyum programı olması gerektiğinden yöntemin belirlenmesi ayrıca önem kazanmaktadır. Daha sonra da yapılan değerlendirmelere göre etik ve uyum programının yönetiminde, eğitiminde, iletişiminde, denetiminde, izlenmesinde ve uygulanmasında kullanılacak teknikler tanımlanmalıdır.

Daha sonra kurum, değerlendirme tekniklerinin uygulanması sonucu ortaya çıkan verileri toplayarak etik ve uyum programını hem niteliksel hem de niceliksel olarak değerlendirmeli ve standartların karşılanıp karşılanmadığını tespit etmelidir. Bu değerlendirme yöntemleri daha sonraki yıllarda uygulanabilecek ve kıyas yapılmasına yarayacak tekrarlanabilir ve objektif süreçler olmalıdır. Kurumlar ayrıca hangi konuların değerlendirilmekte olduğunu da tespit etmelidir. Özellikle “Etik ve uyum programı etkili midir?”, “Program, etik ve uyum programı ihlallerini azaltmış mıdır?”, “Kurum içerisinde etik ve uyum programının farkındalığı artmış mıdır?” gibi sorulara nesnel ve ölçülebilir bir şekilde cevap verilebilmesi için yöntemlerin açık olarak belirlenmesi gerekmektedir.

Daha sonra kurum, değerlendirme ve tespit yöntemlerinin uygulanması sonucunda ortaya çıkan nesnel ve ölçülebilir cevaplar ile programın etkililiği ile ilgili sonuca varabilecektir. Bu doğrultuda etik ve uyum programı eldeki sonuçlara göre geliştirebilecek veya yeniden tasarlanabilecektir. Etik ve uyum programının yapısına uygun olan yöntemler ile kurumlar kendi programlarının etkisini değerlendirebilecektir. Bu doğrultuda etik ve uyum programının içinde yer alan tüm süreçler ( inceleme, bildirim, iç soruşturmalar, eskalasyon vb) otomatik bir hale getirilmeli ve süreçlerin her ayrıntısı belirlenmelidir. Etik ve uyum programı ile ilgili tüm belge, kayıt, politika ve prosedürler her türlü yönetim bilgileri kolaylıkla erişilebilecek bir havuzda toplanmalıdır. Yine tüm etik ve uyum programı dokümantasyonun ve faaliyetlerinin kolaylıkla izlenebildiği ve ilgili mevzuatın da yer aldığı bir merkez toplama noktası olması gerekmektedir. Bu merkez ayrıca etik ve uyumun kanıtlanması birimi olarak da işlev görmelidir. Böylelikle kurumun her türlü denetim, araştırma, onay incelemesi vb konularında uyumu sağladığı kanıtı kolaylıkla ortaya koyması sağlanmalıdır.

Her kurumun kendi sektörüne, büyüklüğüne ve bölgesine göre kendisine özel farklı bir etik ve uyum programı olması gerektiğinden yöntemin belirlenmesi ayrıca önem kazanmaktadır