“bitse de gitsek”

Çalışma hayatının olmazsa olmazlarından toplantılar, iletişimi sağlamanın yanı sıra karar almak, politika belirlemek, yeni yöntemleri tartışmak, gelişmeleri değerlendirmek, kararların riskini paylaşmak, sorunları analiz etmek, bilgi alışverişinde bulunmak, ikna etmek, güdülemek, eşgüdüm sağlamak, bakış açılarını tartışmak, çatışmaları uzlaştırmak, geribildirim sağlamak, değişimleri teşvik etmek vb. amaçlarla yapılıyor.

İlk ve orta kademe çalışanların genelde “yine mi toplantı, bu toplantı da nereden çıktı, sürekli toplantı yapmaktan çalışmaya vakit bulamıyoruz” şeklinde şikayetlerde bulunduğu sıklıkta düzenlenen toplantılar, çalışanların “bitse de gitsek” türünde serzenişlerine neden olabiliyor.

Çalışanlar örgüt içindeki kademeleri yükseldikçe daha çok toplantıya katılıyorlar, öyle ki üst düzey bir yönetici zamanının çok büyük bir bölümünü toplantı yapmakla geçirebiliyor. Günümüz rekabet koşullarında örgütlere rekabet üstünlüğü sağlayan en önemli unsurun ‘hız’ olduğu göz önünde bulundurulduğunda, bir yöneticinin de en önemli silahı ‘zaman’ oluyor. Bu nedenle toplantılarda verimliliği sağlamak, diğer bir deyişle, sonuçlarla bu sonucu elde etmek için harcanan zaman arasındaki ilişkiyi doğru kurgulamak işletmenin başarısında büyük önem arz ediyor.

Toplantılar işlevleri bakımından çeşitli şekilde adlandırılabilirler ancak bu kitapta örgüt içinde gerçekleştirilen toplantılar ele alınıyor. Toplantılarla ilgili ortak sorunları analiz ederek başlayan yazar, hangi durumlarda toplantı yapılmamasının daha uygun olacağını ve toplantıların vazgeçilmezliğinin nedenlerini inceliyor. Kitabın ikinci bölümünde toplantı türlerini detaylı biçimde anlatan

Asuman Özdemir, toplantıları işlevleri açısından bilgi verici toplantılar, eğitim toplantıları, karar alma toplantıları, sorun çözme toplantıları ve emir toplantıları olarak tasnif ederken, zaman açısından toplantıları ise günlük yoklama toplantıları, haftalık taktik toplantıları, aylık strateji toplantıları ve dönem değerlendirme toplantıları olarak dörde ayırıyor. Üçüncü bölümde grup dinamiği ve ekip çalışmasını detaylı biçimde anlattıktan sonra çoklu oylama, beyin fırtınası, nominal grup tekniği, balık kılçığı, Pareto analizi, sıra dizini 5N1K, altı şapka düşünme tekniği, olumlu sorgulama tekniği, açık alan teknolojisi ve rol oynama tekniği gibi toplantılarda karar alma, sorun çözme ve eylem planı geliştirme tekniklerini ele alıyor. Bu bölümde ayrıca bazı teknikler için örnek olaylara yer veriyor.

Dördüncü bölümde bireysel kararların kolektif karara aktarılması konusunu açıklayan yazar, beşinci bölümde verimli bir toplantının yapılandırılmasını anlatıyor. Bu yapılandırmayı toplantı öncesi, toplantı sırası ve toplantı sonrası olarak üçe ayırırken kitabın son bölümde önerilerde bulunuyor.

VERİMLİ TOPLANTILAR İÇİN TOPLANTI YÖNETİMİ, ASUMAN ÖZDEMİR, NOBEL KİTAP, 141 S.