Yönetici asistanı CEO’nun sağ koludur

Zelda la Grange, Lauren Jiloty, Ann Hiatt. Sırasıyla Nelson Mandela, Bill Gates ve Eric Schmidt’in yönetici asistanları. Zelda la Grange, 20’li yaşlarında Mandela’nın yanında ürkek bir daktilo olarak başladığı sekreterlikten, yıllar içinde dediği dedik, Mandela’nın sırdaşı ve sağ koluna evrilmiş. Lauren Jiloty, New York Senatörüyken Hillary Clinton’un asistanlığını yapmış daha sonra özel sektöre geçerek Bill & Melinda Gates Foundation ve Microsoft’ta administratif işleri idare etmiştir. Ann Hiatt, Google öncesinde, Yahoo’nun CEO’su Marissa Mayer’in ondan önce de Amazon’un CEO’su Jeff Bezos’un yönetici asistanlığını yapmış.

Zelda, Lauren ve Ann seviyesine gelen yönetici asistanları kariyerlerinde en üst seviyeye ulaşmış profesyoneller. Onlar yöneticilerinin ardındaki gizli güç. CEO’ların işlerinin tıkırında gitmesini özverili çalışmalarıyla gece-gündüz, ufak detay, fazla mesai, özel hayat demeden mümkün kılıyorlar. Görünmeden yöneticinin takvimini, ilişkilerini hatta şirketlerini yöneticiyle beraber idare ederek, yöneticilerinin önlerine çıkan problemleri çözer, yöneticinin yükünü hafifletip stratejik konulara konsantre olması için imkan yaratırlar. Yöneticilerini çok iyi tanıyıp onun ihtiyaçlarını, beklentilerini, tepkilerini ve hangi durumda ne yapacağını öngörüp ona göre planlama yaparlar. Adeta yöneticinin bir yansımasıdır asistanı. Onun gibi düşünüp karşısına çıkan durumlarda yöneticisinin hangi kararları alacağını bilip ona göre karar alırlar. Bu gibi bir yansıma 24 saat 7 gün mesai anlamına gelir. Yönetici asistanının işini gerçekten sevmesi ve yaşamını işe adaması şarttır.

Öyleki milyar dolarlık şirketlerin liderlerinin yönetici asistanı olmak sadakat, tutku, ödün, disiplin ve sıkı çalışma gerektirir, öncelikle bu pozisyonlara gelmek ve orada hayatta kalmak ve de başarı göstermek için. Birçok asistan role duydukları bağlılıktan dolayı, kişisel yaşamlarından ödün verirler, ailelerine, eşlerine, kendilerine zaman ayırmada zorluk yaşarlar. Ancak büyük bir misyona hizmet ettiklerini ve de liderin administratif işlerinin pürüzsüz yürütülmesinin ancak bu bağlılıkla yerine getirilebileceğinin bilincindedirler. İşleri yaşamlarını tamamen kaplar. Executive PA dergisine verdiği röportajda, Virgin Grubu’nun CEO’su Richard Branson’un 30 yılı aşkın yönetici asistanlığını yapmış olan Penni Pike, sözleşmeler üzerine çalışıyorsak, iş sabah 6’dan ertesi gün sabaha karşı 2’ye kadar sürebilirdi… Richard gibi biri için çalışıyorsan, iş her zaman önce gelir, demiştir.

Zamanı Yakalayan Ofisler

Ben geçtiğimiz hafta sonu Storytel’de Şebnem Toker’in Zamanı Yakalayan Ofisler adındaki sesli kitabını bir oturuşta dinledim. Şebnem Toker, başarılı bir üst düzey yönetici asistanı. 10 yıldır Doğan Holding Yönetim Kurulu Başkanı Asistanı olarak görev yapmakta. 2020 yılında basılmış olan kitap bir yönetici asistanının gelecek nesil meslektaşlarına armağan ettiği bir rehber niteliğinde. Ne zamandır bir profesyonelin mesleğini bu denli yalın, sistematik ve detaya inen bir şekilde yazdığına rastlamadığını fark ettim. Hele de bir Türk profesyonelin böyle bir kitap yazması beni daha da mutlu etti.

Önce kendi mesleki yolculuğunu anlatıyor Toker. Neden ve nasıl yönetici asistanı olmuş? Önüne çıkan beklenmedik fırsatları nasıl değerlendirmiş ve çok sevdiği mesleğini nasıl edinmiş? Yönetici asistanlığını meslek olarak seçmeden kişinin kendini iyi tanıyıp ve bu öz farkındalık doğrultusunda mesleğin kendisine uygun olup olmadığını test edip karar vermeleri gerektiğinin altını çiziyor. Birçok meslekte olduğu gibi, sevilmeden yapılmayacak bir iş yönetici asistanlığı ancak işini çok sevenler başarılı olabilir…

Mesleğine dair bilgileri blogunda paylaşan, yönetici asistanlığı ve büro yönetimi üzerine üniversite okuyan öğrencilerle atölye çalışmaları yapan Toker bu kitapta mesleğinin inceliklerini neredeyse ‘iş işte öğrenilir’ sözüne paralel detaylara inerek paylaşmış. Kitabında bir yönetici asistanının yöneticisinin en değerli kaynağı, destekçisi, problem çözeni ve sırdaşı olduğunu birçok örnekle gösteriyor Toker. Ayrıca, dijital çağ ile yönetici asistanının genişleyen görev kapsamını ve yapılması gerekenleri bir bir listeliyor.

Mesleğin adının konulması üzerine farklı polemikler döner: Sekreter mi, yönetici asistanı mı, idari asistan mı? Hangisi işi daha iyi tanımlar? Dijital çağa ayak uydurma doğrultusunda yönetici asistanı mesleğin yeni adı mıdır? Sekreter mesleği küçümseyen bir stereotip midir? Toker’e göre, tüm bu ünvan kargaşasını bir kenara bırakıp kişinin işi nasıl yaptığına konsantre olması gerekir. Yöneticiler asistanlarını donanımı, bilgisi, deneyimi ve kendilerini en iyi şekilde temsil etmeleri için işe alırlar. Başarılı bir yöneticiyle çalışmak isteyen kişi birinci sınıf bir yönetici asistanı olmak zorundadır. Doğru konumlandırıldığında ve inisiyatif almasına izin verildiğinde, asistan yöneticinin liderlik rolünü ve yönetim ekibinin güçlü yanlarını destekleyen örgütsel becerileriyle işletmenin verimliliğini arttıran çok önemli bir çalışandır. Zaman planlamak, fotokopi çekmek, e-postalara cevap yazmak gibi işleri yürüten yönetici asistanı yöneticinin liderlik yapmasına, strateji geliştirmesine, şirketi ileriye taşıyacak politikalar oluşturmasına olanak sağlar. Bu sayede yönetici, enerjisini, düşüncesini doğrudan üretime yoğunlaştırır.

Priceline.com’un kurucu ortağı Jeff Hoffman şöyle der: Tüm CEO’ların görevi kurumlarının iyi yağlanmış bir makina gibi çalışmasıdır. Ben ancak yanımda gerçek bir partner olarak gördüğüm, kokpitte kopilot rolü gören yönetici asistanım ile beraber çalışınca bu görevi başarıyla yapar hale geldim. Yetenekli bir yönetici asistanı işe almak bir yöneticinin vereceği en önemli kararlardandır.

Asistan yöneticinin yansımasıdır. Asistan yönetici ofisinde kapıyı açan ilk kişidir. Asistanın giyimi, görüntüsü, duruşu, ses tonu ve konuşma tarzı hep yöneticiyi yansıtır, paralel olarak kurumun ve yöneticinin itibarını da yansıtır.

Hem yönetici asistan adaylarının hem de yöneticilerin Şebnem Toker’in kitabında bulacakları çok şey var, okumalarını tavsiye ederim.