Daha hızlı ve verimli ekonomi için e-dönüşüm şart

Kâğıt fatura döneminin yavaş yavaş geride kalması anlamına gelen e-fatura geçişi ile birlikte e-defter, e-kayıt, e-arşiv ve e-bilet uygulamaları da süreç içerisinde aktif hale gelmeye başlıyor. Tüm bu geçişler tamamlandığında Türkiye'de mali sistem tamamen dijital ortamda yönetilmeye, kontrol edilmeye başlanacak. Daha şeffaf ve daha hızlı bir kontrol süreci devlet gelirlerinin artmasını sağlarken aynı zamanda işletmelere de ciddi anlamda verimlilik kazandıracak. Küreselleşen dünya aynı zamanda iş birimlerinin çok daha hızlı ve verimli olmasını öngörüyor. Günümüzde işletmelerin daha hızlı, çevik, verimli ve dolayısıyla karlı hale gelmesinin yolu da dijitalleşmeden geçiyor. Kurum içerisinde kağıttan kurtulmak ve iş süreçlerini dijital platformlarda çözmek, hesap verme, rapor hazırlama, iletişim gibi konularda işinize hız verirken işletmenin durumunu canlı olarak takip edebilmek, anında bilgi sahibi olabilmek ve karmaşadan kurtulmak iş liderlerinin karar alma süreçlerini çok daha hızlandırıyor ve isabetli hale getiriyor.

Kurumların iş süreçlerini tamamen dijital platforma taşımaları aslında çok yeni bir gündem değil. Bilgisayarların kurumlar içerisinde ilk var oldukları ve hızla büyüdükleri yerlerin finans ve muhasebe bölümleri olduğu göz önüne alınırsa, bunun tüketici elektroniği örneklerinde olduğu gibi yeni bir talep oluşturma yönteminden ziyade, var olan yoğun talebin yarattığı sonuç olduğunu görürüz. Şirketler rakamlarla uğraşmaktan, raporlar hazırlamaktan, istikameti görmeye çalışmaktan o kadar çok yoruldular ki, finans ve muhasebe işlemlerinde farklı araçlar kullanmak için her zaman ayıracak bütçeleri ve fazladan elemanları rahatça oldu.

1960’lardan itibaren ortaya çıkan data hatları ve üçüncü parti aracılar ile faturaların daha hızlı iletilmesi, saklanması ve satın alma işlemlerinin hızlandırılması için çalışmalar yapılmaya başlandı. Kağıtsız ofislere geçmek, daha güvenilir bir ticaret altyapısı kurmak için ilk sistemler bundan 40 yıl önce ortaya çıkmaya başladı. Ortak bir standart olmadığı için elektronik faturalaşmanın ilk denemeleri çok başarılı olamadı. 1990’lara geldiğimizde ise artık internetin yaygınlaşması ile birlikte doküman alışverişi konusunda farklı standartlar ortaya çıkmaya başladı. Daha kullanıcı dostu arabirimler üzerinden iletilen bu dosyalar sayesinde işletmeler arasındaki belge değişimleri çok daha kolay yapılabilir hale geldi.

e-Fatura’da AB lider

e-Fatura dönüşümünde birçok ülkede farklı çözümler ve uygulamalar hızla gelişiyor. Bu konudaki en yavaş kalanlardan biri Amerika Birleşik Devletleri. Birçok ülkede devlet politikası olarak yaşanan bir geçiş süreci varken ABD’de e-fatura geçişine yönelik bir kanun teklifi ya da zorunluluk bulunmuyor. Öte yandan ABD Hazinesi tarafından yapılan araştırmaya göre e-fatura geçişinden sonra devletin mali kontrol süreçlerinde yüzde 50’ye yakın bir tasarruf sağlanabiliyor ve bu da toplam 450 milyon dolarlık bir kaynak demek.

e-Fatura konusunda liderliği ise AB ülkeleri çekiyor. Bir dizi regülasyon sayesinde Avrupa Birliği ülkelerinde e-fatura geçişleri zorunlu hale getirilmiş durumda. Daha da önemlisi İsveç, Norveç, İspanya ve Danimarka gibi ülkelerde kamu işletmelerinin de e-faturaya geçmeleri zorunlu hale getirildi. Hal böyle olunca, bu ülkelerde kamuya fatura kesen işletmelerin de e-faturaya geçmeleri bir zorunluluk oldu. Farklı ülkelerdeki farklı uygulamalar da aslında bir başka sorunu beraberinde getiriyor. Regülasyonların farklı olması, e-fatura süreçlerinde karşılıklı uyumsuzluklar uluslararası şirketlerde ve yazılım geliştiriciler- de bir dizi karmaşanın yaşanmasına yol açtı. Önümüzdeki dönemde regülasyon düzenleyicilerin bu sorunları ortak bir zeminde aşmaları gerekecek.

Türkiye’de dijital dönüşüm

Dijital dönüşüm artık herkes için kaçınılmaz ve bunu isteğe bağlı hale getirmek devletlere büyük zaman kaybettiriyor. Bundan birkaç sene önce tüm dünyada e-fatura kullanımı yüzde 5 seviyesinde idi. AB ülkelerinde ise durum biraz daha iyi. Öte yandan Türkiye’de e-fatura kullanımı binde 5 seviyelerine ancak yaklaşıyor. Bu sebeple e-fatura başta olmak üzere e-defter, e-kayıt ve e-arşiv dönüşümlerini hızlı ve doğru bir şekilde tamamlamak çok önemli. Geçtiğimiz sene Türkiye’de 10 binin üzerinde mükellefin e-faturaya geçmesinden sonra bu sene sonuna kadar 10 milyon TL’nin üzerindeki vergi mükelleflerinin de e-faturaya geçmeleri zorunlu kılındı. Böylece 2016 yılı başından itibaren 30 bini aşkın mükellef e-fatura kullanmaya başlayacak.

Kâğıt fatura döneminin yavaş yavaş geride kalması anlamına gelen e-fatura geçişi ile birlikte e-defter, e-kayıt, e-arşiv ve e-bilet uygulamaları da süreç içerisinde aktif hale gelmeye başlıyor. Tüm bu geçişler tamamlandığında Türkiye mali sistem tamamen dijital ortamda yönetilmeye, kontrol edilmeye başlanacak. Daha şeffaf ve daha hızlı bir kontrol süreci devlet gelirlerinin artmasını sağlarken aynı zamanda işletmelere de ciddi anlamda verimlilik kazandıracak.

e-Fatura geçişi ile birlikte yalnızca kâğıt faturaların basımı, kesilmesi ve ilgili firmaya gönderilmesi süreçlerinin tamamen ortadan kalkması ile birlikte 3 milyar TL’nin üzerinde tasarruf elde edilmesi bekleniyor. Kapsamın genişletilmesi ile birlikte tasarruf miktarı çok daha artmış olacak.

Mali dijitalleşmenin anahtarı bulut

Dijitalleşme aynı zamanda kurumlar açısından güvenlik sorunlarını da ortadan kaldırmış olacak. Faturaları ve tüm mali kayıtları kâğıt ortamında uzun süre saklamak ve daha sonra yapılabilecek her türlü denetimde rahatça beyan edebilmek zorunda olan işletmeler için dijitalleşme büyük kolaylık sağlıyor. Maliye bakanlığının e-dönüşüm süreçlerinin tamamında bulut teknolojilerini kullanma konusunda serbestlik vermiş olması, işletmelerin kayıt sorumluluklarını üçüncü parti servis sağlayıcılara yükleyebilmelerine olanak tanıdı. Hizmet sağlayıcı kurumların güvenli altyapısı üzerinde tutulacak olan bu kayıtlar sayesinde kurumlar kendi veri merkezlerine yatırım yapma, bunların altyapısını ve güvenliğini sağlama derdinden kurtulmuş oldular.

Bulut teknolojisi sayesinde kurumlar servis aldıkları bu sanal sunuculara kendi işletmeleri içindeymiş gibi erişebiliyor ve varlıklarını saklayabiliyorlar. Maliyetlerini büyük ölçüde azaltan bu uygulama önümüzdeki dönemde çok daha hızlı bir şekilde yaygınlaşacak. Özellikle e-faturanın diğer işletmelere de yayılması ve aynı zamanda e-defter, e-kayıt, e-arşiv süreçleri ile birlikte; bulut servis sağlayıcılara, veri merkezlerine ve bunlar için teknoloji geliştirenlere olan ihtiyaç da giderek artmış olacak.