Тен­ден­ція e-docs: як не за­ли­ши­ти­ся по­за грою?

Yurydychna Gazeta - - АНАЛІТИКА | ІТ-ТЕХНОЛОГІЇ -

Кон­ку­рен­то­зда­тність – одна з основ­них умов успі­шно­го роз­ви­тку бі­зне­су, що ди­ктує не­об­хі­дність впро­ва­дже­н­ня пе­ре­до­вих те­хно­ло­гій. Не­хту­ва­н­ня IT-ін­но­ва­ці­я­ми мо­же при­зве­сти до то­го, що бі­знес не ли­ше за­ли­шить ве­ли­ку аре­ну про­від­них грав­ців, а й вза­га­лі пі­де з рин­ку, оскіль­ки більш спри­тні кон­ку­рен­ти, які за­сто­со­ву­ють у сво­їй ді­яль­но­сті ін­но­ва­цій­ні IT-під­хо­ди, ви­ті­снять або по­гли­нуть не­кон­ку­рен­то­спро­мо­жний бі­знес.

Та­ким чи­ном, бі­знес має три­ма­ти ру­ку на пуль­сі тих IT-ін­но­ва­цій, які з’яв­ля­ю­ться у сфе­рі йо­го ді­яль­но­сті, щоб в один чу­до­вий мо­мент не ли­ше не втра­ти­ти сво­їх основ­них клі­єн­тів і не опи­ни­ти­ся по­за грою, але й про­дов­жи­ти рин­ко­ву екс­пан­сію.

Тер­мін paperless («без­па­пе­ро­вий офіс») впер­ше про­зву­чав у 1970 р. Сьо­го­дні це сло­во на­бу­ває все біль­шої по­пу­ляр­но­сті та зна­чу­що­сті у сві­ті, оскіль­ки IT-те­хно­ло­гії про­су­ну­ли­ся у на­прям­ку вті­ле­н­ня у жи­т­тя «без­па­пе­ро­во­го офі­су» і зро­би­ли йо­го ре­аль­ним для ор­га­ні­за­цій будь-яко­го сту­пе­ня адмі­ні­стра­тив­ної та бі­знес-про­це­су­аль­ної скла­дно­сті. Сьо­го­дні мо­жна від­зна­чи­ти тен­ден­цію paperless та ав­то­ма­ти­за­ції бі­знес-про­це­сів, яка стає все більш акту­аль­ною для всіх на­прям­ків бі­зне­су в Укра­ї­ні. На­сам­пе­ред, та­ка тен­ден­ція про­ди­кто­ва­на з бо­ку дер­жа­ви шля­хом прийня­т­тя від­по­від­них ре­гу­лю­ю­чих актів.

У дру­гій по­ло­ви­ні 2017 р. бу­ло ду­же по­мі­тно, що ре­гу­ля­тор у бан- ків­ській сфе­рі – На­ціо­наль­ний банк Укра­ї­ни – по­ста­вив пе­ред со­бою ме­ту пе­ре­ве­сти у без­па­пе­ро­вий ви­гляд біль­шу ча­сти­ну па­пе­ро­вої ро­бо­ти, яка вла­сти­ва бан­кам. Так, по­ста­но­ва Прав­лі­н­ня НБУ №78 «Про за­твер­дже­н­ня По­ло­же­н­ня про за­сто­су­ва­н­ня еле­ктрон­но­го під­пи­су в бан­ків­ській си­сте­мі Укра­ї­ни», яка на­бу­ла чин­но­сті 17.08.2017 р., на­да­ла мо­жли­вість укра­їн­ським бан­кам пе­ре­йти на еле­ктрон­ний до­ку­мен­то­обіг зі сво­ї­ми клі­єн­та­ми. Окрім то­го, По­ло­же­н­ня №78 зо­бов'яза­ло бан­ки роз­ро­би­ти вну­трі­шні до­ку­мен­ти, що ре­гу­лю­ють ро­бо­ту з еле­ктрон­ни­ми до­ку­мен­та­ми, під­пи­са­ни­ми еле­ктрон­ним під­пи­сом. Та­ким чи­ном, бан­ки по­вин­ні га­ран­ту­ва­ти клі­єн­там мо­жли­вість вза­є­мо­ді­я­ти з ни­ми в еле­ктрон­но­му ви­гля­ді.

Та­кож клі­єн­там, які вже ма­ють ра­хун­ки в бан­ку, бу­ло на­да­но пра­во на від­кри­т­тя та­ких ра­хун­ків у цьо­му бан­ку без осо­би­стої при­су­тно­сті шля­хом по­да­н­ня до­ку­мен­тів в еле­ктрон­но­му ви­гля­ді. По­ста­но­ва №106 «Про за­твер­дже­н­ня змін до де­яких нор­ма­тив­но-пра­во­вих актів На­ціо­наль­но­го бан­ку Укра­ї­ни» від 20.10.2017 р. пе­ред­ба­чає, що якщо клі­єнт вже має в бан­ку ра­ху­нок, цей клі­єнт іден­ти­фі­ко­ва­ний і ве­ри­фі­ко­ва­ний бан­ком, сфор­мо­ва­на справа з юри­ди­чно­го оформ­ле­н­ня ра­хун­ку, то від­кри­т­тя но­во­го ра­хун­ку мо­же здій­сню­ва­ти­ся бан­ком на під­ста­ві по­да­них клі­єн­том за до­по­мо­гою за­со­бів ін­фор­ма­цій­них, те­ле­ко­му­ні­ка­цій­них, ін­фор­ма­цій­но-те­ле­ко­му­ні­ка­цій­них си­стем до­ку­мен­тів в еле­ктрон­ній фор­мі, ви­зна­че­них Ін­стру­кці­єю «Про по­ря­док від­кри­т­тя, ви­ко­ри­ста­н­ня і за­кри­т­тя ра­хун­ків у на­ціо­наль­ній та іно­зем­ній ва­лю­тах». Та­ким чи­ном, бан­ки по­вин­ні спро­сти­ти свої вза­є­мо­від­но­си­ни з клі­єн­та­ми шля­хом ви­ко­ри­ста­н­ня еле­ктрон­но­го до­ку­мен­то­обі­гу.

Ще одним під­твер­дже­н­ням тен­ден­ції paperless, яка сьо­го­дні про­сте­жу­є­ться в Укра­ї­ні, є по­я­ва так зва­но­го еле­ктрон­но­го су­ду. У гру­дні ми­ну­ло­го ро­ку роз­по­ча­ла­ся но­ва су­до­ва ре­фор­ма (пе­ред­ба­че­на За­ко­ном Укра­ї­ни №2147-VIII від 03.10.2017 р. «Про вне­се­н­ня змін до Го­спо­дар­сько­го про­це­су­аль­но­го ко­де­ксу Укра­ї­ни, Ци­віль­но­го про­це­су­аль­но­го ко­де­ксу Укра­ї­ни, Ко­де­ксу адмі­ні­стра­тив­но­го су­до­чин­ства Укра­ї­ни та ін­ших за­ко­но­дав­чих актів»), що пе­ред­ба­чає ство­ре­н­ня та фун­кціо­ну­ва­н­ня в на­шій кра­ї­ні Єди­ної су­до­вої ін­фор­ма­цій­но­те­ле­ко­му­ні­ка­цій­ної си­сте­ми (да­лі –

ЕСІТС), яка яв­ля­ти­ме со­бою так зва­ний «еле­ктрон­ний суд».

За про­гно­за­ми дер­жор­га­ну, який від­по­від­ає за ство­ре­н­ня ЕСІТС, оста­н­ня по­вин­на за­пра­цю­ва­ти вже на по­ча­тку 2019 р. Однак бі­знес вже сьо­го­дні по­ви­нен го­ту­ва­ти­ся до ро­бо­ти з еле­ктрон­ним су­дом. Річ у тім, що су­до­ві рі­ше­н­ня та ін­ші про­це­су­аль­ні до­ку­мен­ти бу­дуть від­прав­ля­ти­ся уча­сни­кам су­до­во­го про­це­су на їхні офі­цій­ні еле­ктрон­ні адре­си в ЕСІТС. Адво­ка­ти, но­та­рі­у­си, при­ва­тні ви­ко­нав­ці, ар­бі­тра­жні ке­ру­ю­чі, су­до­ві екс­пер­ти, дер­жор­га­ни, ор­га­ни мі­сце­во­го са­мов­ря­ду­ва­н­ня та суб'єкти го­спо­да­рю­ва­н­ня дер­жав­но­го і ко­му­наль­но­го се­кто­рів еко­но­мі­ки обов’яз­ко­во по­вин­ні бу­дуть за­ре­є­стру­ва­ти офі­цій­ні еле­ктрон­ні адре­си в ЕСІТС. Ін­ші осо­би змо­жуть це зро­би­ти у до­бро­віль­но­му по­ряд­ку.

При цьо­му пе­ред­ба­че­но обов'яз­ко­ву ре­є­стра­цію в ЕСІТС у день над­хо­дже­н­ня по­зов­них та ін­ших за­яв, скарг та ін­ших пе­ред­ба­че­них за­ко­ном про­це­су­аль­них до­ку­мен­тів, які по­да­ю­ться до су­ду. Та­кож За­кон мі­стить ви­зна­че­н­ня «еле­ктрон­них до­ка­зів» та ре­гла­мен­тує по­ря­док їх по­да­н­ня в суд. Як ба­чи­мо, ро­бо­та укра­їн­ських су­дів пе­ре­тво­рю­є­ться в пов­ні­стю еле­ктрон­ну. Зви­чай­но, сто­ро­ни змо­жуть по­да­ва­ти до­ку­мен­ти до су­ду в па­пе­ро­во­му ви­гля­ді, але суд бу­де пе­ре­во­ди­ти ці до­ку­мен­ти в еле­ктрон­ний ви­гляд. Та­ким чи­ном, зни­кне пи­та­н­ня ба­га­тьох ком­па­ній про те, яке став­ле­н­ня ма­ють су­ди до еле­ктрон­но­го до­ку­мен­то­обі­гу? Ві­дни­ні су­ди пе­ре­хо­дять на еле­ктрон­ний до­ку­мен­то­обіг.

Важливо від­зна­чи­ти, що тен­ден­ція paperless на­дає мо­жли­вість

бі­зне­су еко­но­ми­ти зна­чні ко­шти, які сьо­го­дні ви­тра­ча­ю­ться на друк і до­став­ку до­ку­мен­тів, а та­кож еко­но­ми­ти час спів­ро­бі­тни­ків на узго­дже­н­ня та під­пи­са­н­ня до­ку­мен­тів. От­же, ком­па­нії вже сьо­го­дні по­вин­ні звер­ну­ти ува­гу на цю тен­ден­цію і не пропу­сти­ти мо­мент.

Роз­гля­не­мо ре­аль­ні бо­ну­си, що впли­ва­ють на успі­шність ро­бо­ти юри­ди­чної фір­ми, яка впро­ва­ди­ла за­зна­че­ну ін­но­ва­цію.

Усу­ва­є­ться не­об­хі­дність у фі­зи­чно­му схо­ви­щі до­ку­мен­тів. Для отри­ма­н­ня до­сту­пу до фі­зи­чної ша­фи з до­ку­мен­та­ми вам по­трі­бно фа­кти­чно сто­я­ти пе­ред нею. Ви­ко­ри­сто­ву­ю­чи е-до­ку­мен­то­обіг, ви мо­же­те отри­му­ва­ти фай­ли, да­ні та ін­фор­ма­цію он­лайн з будь-яко­го мі­сця, якщо у вас є су­мі­сний при­стрій і пра­во до­сту­пу. Е-до­ку­мен­то­обіг – це один з най­біль­ших кро­ків у на­прям­ку «без­па­пе­ро­во­го офі­су».

• За­без­пе­чу­є­ться ав­то­ма­ти­чний за­хист вла­сних да­них від втра­ти або кра­діж­ки в ме­жах ре­зерв­но­го до­сту­пно­го се­ре­до­ви­ща. Ре­а­лії ди­кту­ють не­об­хі­дність за­без­пе­че­н­ня збе­рі­га­н­ня да­них бі­зне­су та клі­єн­та най­більш без­пе­чним спосо­бом. Для пов­но­го спо­кою збе­рі­га­н­ня до­ку­мен­тів та ін­ших да­них у си­сте­мі е-до­ку­мен­то­обі­гу на­ба­га­то без­пе­чні­ше, ніж у ка­бі­не­ті, до яко­го лю­ди мо­жуть ма­ти до­ступ, без на- ле­жно­го до­три­ма­н­ня ко­мер­цій­ної та­єм­ни­ці.

• Га­ран­ту­є­ться за­хист фай­лів від еко­ло­гі­чних ка­та­строф (по­же­жа, по­вінь то­що). Мі­ні­мі­за­ція ри­зи­ків, пов'яза­них з по­ді­бни­ми сти­хій­ни­ми ли­ха­ми, є ва­жли­вим еле­мен­том управ­лі­н­ня ор­га­ні­за­ці­єю та си­сте­мою вну­трі­шньо­го кон­тро­лю. Збе­рі­га­н­ня фай­лів у під­ва­лі або ар­хів­но­му бло­ці мо­же при­зве­сти до то­го, що ва­ша кон­фі­ден­цій­на до­ку­мен­та­ція по­стра­ждає від по­же­жі чи по­ве­ні. Для по­шко­дже­н­ня фай­лів не по­трі­бно ве­ли­кої кіль­ко­сті во­ди, на­віть во­ло­гість або кон­ден­са­ція мо­жуть сер­йо­зно по­шко­ди­ти до­ку­мен­та­цію. Оби­ра­ю­чи е-си­сте­му, ви бу­де­те кра­ще при­сто­со­ва­ні для за­хи­сту ва­ших фай­лів по­тен­цій­них лих, а та­кож змо­же­те за­без­пе­чи­ти під­трим­ку без­пе­рерв­но­сті бі­зне­с­про­це­сів юри­ди­чної фір­ми.

• Е-до­ку­мен­то­обіг ви­сту­пить як пре­вен­тив­ний ме­ха­нізм ду­блю­ва­н­ня фун­кціо­наль­них та «па­пе­ро­вих» еле­мен­тів. Впро­ва­див­ши цю но­ва­цію, ви мо­же­те збе­рі­га­ти в одно­му мі­сці всі да­ні про сво­го клі­єн­та і до­ку­мен­ти, які ма­ють до ньо­го від­но­ше­н­ня. Ін­фор­ма­ція про остан­ні по­дії сто­сов­но кон­кре­тно­го клі­єн­та бу­де до­сту­пна для пра­кти­ки і не пропу­ще­на, вклю­ча­ю­чи до­ку­мен­ти у спра­вах, за­пи­си ча­су, бі­лін­го­ві, юри­ди­чні та клі­єнт­ські ра­хун­ки, що під­ви­щить ефе­ктив­ність та про­ду­ктив­ність ро­бо­ти.

• Ви впро­ва­ди­те прин­ци­пи гра­мо­тно­го тайм-ме­не­джмен­ту. Еко­но­мія ча­су та під­ви­ще­н­ня ефе­ктив­но­сті апрі­о­рі га­ран­ту­ю­ться си­сте­мою е-до­ку­мен­то­обі­гу, адже це йо­го не­о­дмін­на ча­сти­на. Ва­ші ци­фро­ві до­ку­мен­ти мо­жна бу­де збе­рі­га­ти, за­ван­та­жу­ва­ти, ін­де­ксу­ва­ти й шу­ка­ти на­ба­га­то швид­ше, ніж па­пе­ро­ві. Ця си­сте­ма на­справ­ді ін­но­ва­цій­на.

• Це чу­до­ва мо­жли­вість пов­но­цін­ної спів­пра­ці в он­лайн-ре­жи­мі. Ви змо­же­те пра­цю­ва­ти без­по­се­ре­дньо че­рез ме­ре­жу Ін­тер­нет, обмі­ню­ю­чись да­ни­ми, без не­об­хі­дно­сті збе­рі­га­н­ня па­пе­ро­вих ко­пій всіх до­ку­мен­тів. Це по­зба­вить вас від ба­га­то­том­них за­плу­та­них па­пок па­пе­ру, що за­ха­ра­щу­ють офіс. Ро­бо­та в ін­те­р­актив­но­му се­ре­до­ви­щі з ко­ле­га­ми та клі­єн­та­ми, які ви­ко­ри­сто­ву­ють е-до­ку­мен­ти, при­ско­рює про­цес за­вер­ше­н­ня будь-якої спра­ви, га­ран­ту­ю­чи, що сто­ро­ни пра­цю­ють з одні­єю і ті­єю ж вер­сі­єю та ні­ко­ли не втра­тять остан­ню.

• У вас з'яв­ля­є­ться мо­жли­вість не­о­бме­же­но­го збе­рі­га­н­ня та мас­шта­бо­ва­но­сті. Адже «без­па­пе­ро­вий офіс » мо­же бу­ти та­ким ма­лень­ким або ве­ли­ким, як ви за­ба­жа­є­те. Склад­ський про­стір біль­ше не є про­бле­мою, оскіль­ки схо­ви­ще стає не­о­бме­же­ним у ме­жах ва­шої си­сте- ми. Крім то­го, він до­сить гну­чкий, щоб мас­шта­бу­ва­ти­ся від­по­від­но до по­треб ва­шо­го бі­зне­су.

• Ви ма­є­те мо­жли­вість про­ве­де­н­ня без­па­пе­ро­вих збо­рів. На­да­н­ня до­сту­пу до е-до­ку­мен­тів озна­чає, що не­має по­тре­би роз­дру­ко­ву­ва­ти до­ку­мен­ти та фай­ли, а та­кож тур­бу­ва­ти­ся про те, щоб за­ли­ши­ти їх в офі­сі.

• Слі­ду­ю­чи сві­то­вим тен­ден­ці­ям у ме­жах си­сте­ми ком­пла­єнс, ми не мо­же­мо не зга­да­ти про еко­ло­гі­чний бо­нус. Ви­ко­ри­сто­ву­ю­чи си­сте­му е-до­ку­мен­то­обі­гу, ви збе­ре­же­те па­пір, де­ре­ва і бу­де­те зна­хо­ди­ти­ся в рам­ках ви­со­ко­ро­з­ви­не­ної еко­ло­гі­чної по­лі­ти­ки, ви­ко­ри­сто­ву­ю­чи най­ефе­ктив­ні­ший до­свід (най­кра­щі пра­кти­ки). Тоб­то най­більш оче­ви­дною і ва­жли­вою пе­ре­ва­гою «без­па­пе­ро­во­го офі­су» є ско­ро­че­н­ня спо­жи­ва­н­ня па­пе­ру. Що­ра­зу, ко­ли ви від­прав­ля­є­те до­ку­мент в еле­ктрон­но­му ви­гля­ді, за­мість ви­ко­ри­ста­н­ня па­пе­ру, ви ро­би­те світ більш еко­ло­гі­чно стій­ким.

Це да­ле­ко не пов­ний пе­ре­лік бо­ну­сів, які на­дає paperless та е-до­ку­мен­то­обіг як ін­но­ва­ція, що пе­ре­тво­рює йо­го в жи­т­тя. Зав­дя­ки за­зна­че­ним мо­жли­во­стям грав­ці, які слі­ду­ють та­ким пра­ви­лам ве­ли­кої гри, не тіль­ки за­ли­ша­ю­ться на по­лі, але й про­дов­жу­ють свою пе­ре­мо­жну екс­пан­сію.

Крі­сті­на Кі і ГОНЧАРОВА, ГОНЧАРОВА к.е.н., ке­рів­ник на­прям­ку ком­пла­єнс ПАТ «Укр­по­шта», ви­кла­дач Нав­чаль­но­ме­то­ди­чно­го цен­тру Дер­жав­ної слу­жби фі­нан­со­во­го мо­ні­то­рин­гу

О Оле­ксандр ВЕРНИГОРА ВЕРНИГОРА, CEO Intecracy Deals

Newspapers in Ukrainian

Newspapers from Ukraine

© PressReader. All rights reserved.