Gerentes: qué hacer para que un proyecto no fracase
El autor plantea que las capacidades comunicacionales son vitales para una buena gestión. Claves: saber influir, domar resistencias y generar confianza.
Todas las empresas intentan acotar al máximo los factores de riesgo de un proyecto. En ese proceso, el papel de quien gerencia la iniciativa no sólo es clave por estar la frente, sino por sus capacidades comunicacionales.
El gerente de proyecto debe estar siempre dedicado y activo a conversar y a gestionar la participación y expectativas de todos. Habrá diversos actores con intereses disímiles y los conflictos irresueltos estarán a la orden del día. Por eso, si él no lo hace, nadie lo hará por él.
Los stakeholders pueden tener interés en que el proyecto concluya en forma exitosa, o todo lo contrario. Mientras este se define, hay que identificar a quienes pueden perturbarlo o apoyarlo y cómo administraremos sus expectativas, su participación y su compromiso.
Dedicarse a esta tarea ayuda a prever y evitar enormes pérdidas de tiempo cuando el proyecto se esté ejecutando. Nos permite entender a quién tener en cuenta de manera preponderante, a quién tendríamos que hacer participar en decisiones y a quién informar sobre cómo avanza el proyecto.
Además, es relevante comprender cómo son las relaciones de poder. Porque el proyecto generará cambios, y con ellos vienen las resistencias y los conflictos.
La asignación de montos presupuestarios, la obtención de recursos, la resolución de conflictos, la introducción de nuevos procesos, el apoyo a los proyectos que se es- tán ejecutando están todos impulsados por imperativos de poder. Debido a esto, el análisis de las necesidades y características de cada actor permite delinear qué y cómo comunicarnos para lograr mejor su apoyo.
El modo de influir en los comportamientos es un asunto que está dentro del área de la política. Es una materia en la que los gerentes de proyecto deben prepararse y adquirir las capacidades que les permitan influir y obtener el apoyo o disminuir las resistencias de los involucrados.
El desarrollo de las capacidades comunicacionales y políticas permite ver más allá; no quedarse con lo aparente, sino entender lo más profundo. Capacita para ser sensible con respecto a lo que está pasando, ajustarse a las situaciones y adaptar el enfoque propio.
Es común asignar como gerentes de proyecto a quienes tienen altas capacidades técnicas, obviando las imprescindibles habilidades para armar relaciones de apoyo, negociar soluciones, ceder, influir, persuadir, enrolar en el proyecto.
Las expectativas y la efectiva participación de los implicados son cruciales. Esto se hace por medio de un adecuado relacionamiento con una oportuna y eficiente comunicación.
Más aún si las comunicaciones no fluyen de manera adecuada entre los participantes y el equipo del proyecto. Es seguro que aparecerán problemas no pensados que no surgirían si la información circulara en forma oportuna y completa.
Mantener a los actores motivados y “subidos a bordo” del proyecto es mucho más que generar información y hacérsela llegar. Significa establecer una relación de confianza basada en que el gerente de proyecto y su equipo evidencian el compromiso de satisfacer sus necesidades y requerimientos.
* Director de la Diplomatura en Project Management del Córdoba Management School, Universidad Blas Pascal