Revolución de la factura electrónica
Apenas comenzaba a girar la rueda allá por el año 2007, con las primeras plataformas online para la generación y el envío de facturas electrónicas para pequeños contribuyentes, se empezaba a comprender que el potencial de esta tecnología no terminaba en la emisión: una factura electrónica está compuesta por datos, y éstos debían ser de utilidad para ambas partes de la operación comercial.
Hoy inclusive, la mayoría de las empresas, asumen costos que podrían no existir. Estas reciben facturas por email, obviamente que en formato PDF, teniendo que imprimirlas, agruparlas, controlar y tipear los datos en sus sistema y archivar.
Otras más grandes o “evolucionadas” exigen a sus proveedores la carga manual de las mismas en diferentes portales, teniendo luego que, de todas maneras, controlar dato por dato y recibir el papel, entre otros procesos manuales.
Se estima un costo de US$ 7 promedio por el proceso de facturas de compras, y que cada empresa proveedora mensualmente debe acceder a más de cinco portales de diferentes clientes para dejar su propia factura de ventas.
Por otro lado, la problemática se acentúa debido a los pagos. Estos por lo general tienen vida propia y paralela a los procesos de facturación y lógicamente requieren ser conciliados de manera manual o semimanual.
Por eso empiezan a surgir plataformas en línea que sincronizan en tiempo real a entidades compradoras y proveedoras, utilizando la facturación electrónica como canal.
Así, se permite que cualquier factura de ventas, sin importar el sistema desde dónde fue emitida, pueda ser recibida en tiempo real y gestionada por el destinatario (el comprador) evitando por completo la utilización del email, papel, carga manual de datos y demás procesos físicos, para ambas partes.
Desde las perspectiva de las compras de cualquier empresa o profesional, esta revolución, entre muchas otras cosas, implica poder recibir todas las facturas de proveedores en un único canal, obtener información de compras en tiempo real, efectuar controles automatizados, traducir conceptos, pagar, conciliar, e imputar en el sistema ERP, todo en uno.
Desde las ventas, con el sólo hecho de emitir facturas, éstas pueden ser capturadas por el destinatario, cobrada, conciliada, e imputada independientemente de qué sistema, aplicación, medio de pago o banco utilicen.
Por una cuestión lógica, quienes inician la revolución son las grandes empresas buscando eliminar procesos asociados a la recepción de facturas de múltiples proveedores que hasta el momento se entendían como “ineludibles”. Muchas de éstas tienen miles de proveedores o prestadores, lo que implica un costo administrativo enorme.
Esta relación hasta hoy se basa en “portales” de presentación de facturas y otros documentos, en los cuales sus proveedores deben cargar manualmente las facturas, lo que exige sostener estructuras de control “a ojo”, de recepción, organización, tipeo de datos, archivado de papeles, y otros procesos de pago y conciliación. Otras exigen la carga de archivos que de todas maneras exigen gestión manual.
Ahora se puede simplemente “capturar” la factura que se les destina, en el momento en que es emitida, aplicar controles automatizados, pagar, conciliar e imputar todo en el ERP, y sin exigir ningún proceso engorroso para el proveedor, porque éste sólo factura desde su propio sistema para luego recibir el dinero en su cuenta, el resto es trabajo de la plataforma.
Lo interesante es que, si bien la revolución la inician las grandes empresas, quienes son sus proveedores también pueden replicar el esquema hacia su propio ecosistema económico, y así sucesivamente, sin necesidad de desarrollar o invertir en nada. * CEO de C4B