Herramientas para trabajar a distancia
Desde las apps más conocidas y genéricas, hasta las más especializadas. Las mejores aplicaciones para trabajar eficientemente desde cualquier lugar.
En otras épocas, la acción de “llevarse trabajo a casa” tenía una connotación negativa pero, en la actualidad, trabajar a distancia –sea desde el hogar o desde algún lugar alejado de la oficina– implica aprovechar el tiempo de manera más eficiente para, luego, disponer de más tiempo libre.
Por otro lado, para las empresas, ésta es una buena forma de ahorrar costos fijos y ganar en productividad.
Excepto por el beneficio que brinda el contacto cara a cara, trabajar desde afuera de la oficina es prácticamente lo mismo que hacerlo desde adentro.
Y esto es debido a la tecnología, que habilita esta posibilidad.
Actualmente, hay una gran variedad de plataformas y aplicaciones disponibles en la nube –a las que se puede acceder de forma remota– que facilitan el trabajo a distancia y que, además, pueden combinarse con otras aplicaciones más específicas que permitan personalizar la experiencia del usuario, compartir el trabajo en equipo y hasta enriquecerse con el conocimiento de otras personas.
El primero en advertir este cambio de paradigma a nivel masivo, que afecta la forma de trabajar, fue Google.
La empresa, hace varios años, presentó Gmail, su software para gestionar el correo electrónico desde la nube. Luego, lanzó un conjunto de aplicaciones –también disponibles en la nube– que podían usarse de manera gratuita y que competían directamente con el tradicional paquete Office, desarrollado por Microsoft.
Actualmente, G Suite es la columna vertebral de la estrategia en la nube (cloud) de Google. Ahora tiene la versión básica de siempre –a la que se accede en forma gratuita– y las versiones “Business” y “Enterprise”, que son aranceladas.
Con el tiempo, se agregaron funcionalidades como capacidad de almacenamiento, posibilidad de hacer videoconferencias a través de su plataforma Hangouts, ciertos parámetros de seguridad y un tablero de control que aporta estadísticas para supervisar el uso que hacen los empleados, de la plataforma.
Para emprendedores independientes y pequeñas y medianas empresas, una buena alternativa es su integración con Android, porque les permite acceder muy sencillamente a todas las aplicaciones desde un dispositivo móvil que tenga ese sistema operativo.
Por su parte, Microsoft también hizo lo suyo, pero sin perder de vista el foco en el sector corporativo. Si bien todavía mantiene su esquema de venta de licencias de software para sus productos, también ofrece Office 365 –la versión cloud– que incluye acceso a su paquete de aplicaciones tradicionales de oficina, a OneDrive para almacenamiento y a Skype para hacer videoconferencias. En este caso, con el agregado de que, al registrarse, se puede obtener un número de teléfono dedicado para el negocio, o para tener disponibilidad en viajes al extranjero.
En forma análoga a Google, Microsoft también tiene tres versiones: la básica, denominada “Essentials”; otra que permite compartir las aplicaciones en una computadora de escritorio y un dispositivo móvil; y la “Premium”, que incluye todos los servicios.
Como complemento, se puede optar por agregar “Microsoft Teams”, una plataforma de trabajo basada en chats, que integra usuarios, contenidos y herramientas que le suman interactividad al paquete.
LAS ÚTILES
Lo bueno de las apps accesibles desde la nube es que cada profesional o pyme puede tomar la funcionalidad que mejor se adapte a sus necesidades y utilizar otras, según sus requerimientos.
A menudo, las herramientas que se especializan en una función determinada son mejores que las que vienen integradas en paquetes. Eso
es lo que explica el éxito de Evernote que, incluso, relegó a Google Keep.
En apariencia es un sencillo bloc de notas. Lo realmente interesante es que guarda todo en su formato original: anotaciones personales, fragmentos de páginas web, direcciones de email, gráficos, fotos, videos y cualquier otro contenido que se pueda copiar y pegar.
Tiene una versión Business que permite adjuntar todo tipo de archivos y es paga. Además, hay una versión gratuita con 60 MB de almacenamiento, que se extienden hasta 1 GB en la versión Premium.
Un caso similar es el de Boomerang, que funciona como una extensión de Gmail en cualquier dispositivo con Android. Está en inglés y su misión es programar emails y hacerles seguimiento o recibir una alerta si no los respondieron. Luego de escribir un email, basta con hacer clic en el botón “Enviar más tarde”, y seleccionar fecha y hora de envío.
También permite “Pausar Gmail” para dejar de recibir mensajes por un lapso de tiempo que el usuario define. Tiene una versión gratis que admite hasta 10 mensajes por mes, y tres versiones pagas –de entre US$ 5 y US$ 50–, que ofrecen ilimitada cantidad de mensajes y permiten integrarse con el software CRM que tenga la empresa.
Para quienes se preocupan por la seguridad de sus conexiones, está Express VPN. No es más que una red virtual privada (Virtual Private Network, por su nombre en inglés) para establecer conexiones seguras, sin tener que utilizar un servicio WiFi público para trabajar.
Es muy útil cuando es necesario efectuar transacciones bancarias desde afuera de la oficina, ya que evita que los datos queden expuestos. Y, también, cuando hay necesidad de conectarse al servidor de la empresa desde otro país, porque tiene servidores en 94 países.
A cambio de una suscripción de entre US$ 8 y US$ 13 –según se contrate anual, semestral o mensualmente–, se puede navegar desde una dirección IP oculta y la información viaja encriptada, a salvo de cualquier amenaza.
PARA GRUPOS
Los profesionales independientes no suelen tener una oficina y todo su trabajo es “desde cualquier lugar”.
Pero, en el mundo global, nadie trabaja solo y, en esos casos, el trabajo en equipo es a distancia.
Para estas situaciones, una aplicación como Asana puede ser muy útil, y de ahí su popularidad aunque solo está disponible en inglés, francés y alemán. Es muy intuitiva y fácil de usar, y su objetivo es facilitar la gestión de proyectos: que cada integrante pueda seguir los avances que realizan los demás.
Tiene una versión básica bastante completa que permite detallar fecha de entrega, archivos adjuntos, estado del proyecto y personas implicadas en cada una de las tareas. Además, los emails son sustituidos por mensajes internos en cada proyecto y tarea.
También hay una versión Premium, por US$ 10 por miembro del equipo y por mes, si se contrata anualmente. Está disponible para los sistemas operativos iOS y Android.
La que sí está en español es
Trello, también orientada a trabajos en grupo. Con una interfaz muy simple y un esquema de tableros al estilo Pinterest, permite ver todo lo relacionado con un proyecto en una sola ventana. Cada actualización se convierte en una “tarjeta” que se puede arrastrar hasta la sección correspondiente: se pueden subir archivos o fotos desde Google
Drive, Dropbox, OneDrive y, en sus versiones pagas, permite sincronizar con extensiones como el calendario y otras aplicaciones.
La versión Business cuesta US$ 10 por miembro del equipo y por mes, y el precio de la Enterprise es US$ 20,8. Ambos, si se contratan anualmente. También está disponible para iOS y Android.
Otra herramienta pensada para equipos de trabajo que están en permanente movimiento es Slack. Está en castellano y, como en WhatsApp, se pueden establecer comunicaciones personales, abrir un “canal” privado o armar grupos a los que sólo los integrantes autorizados se pueden agregar.
Hay una versión gratuita y dos pagas, de US$ 8 y US$ 15, si se contrata mensualmente.
Éstas son sólo algunas de las muchas aplicaciones que hay para aprovechar los “tiempos muertos” y trabajar desde cualquier lugar.