Reuniones de directorio
Es la herramienta más eficaz para dirigir la empresa y dedidir acciones. Sin embargo, es frecuente que se las evite en las empresas familiares. El autor ofrece consejos prácticos para su realización.
Las reuniones de Directorio, en especial en las empresas familiares, funcionan como la lámpara mágica de Aladino. Para quien no las sabe usar, son un cacharro viejo que no sirve para nada. Pero si conocemos lo secretos de su uso correcto, ese mismo cacharro se convierte en una fuente de riqueza material y también en aspectos como sustentabilidad, profesionalidad, armonía familiar y felicidad a largo plazo.
Las reuniones de trabajo son las herramientas más poderosas con las que cuenta una empresa a la hora de encarar cuestiones sobre conducción, coordinación y generación de nuevas acciones. Si sus participantes las evitan, desaparece la herramienta formal de gobierno y es reemplazada por los encuentros informales en los pasillos.
En las empresas familiares, se agrega otro problema: tarde o temprano, obligan a hablar de temas de los que no se quiere hablar, como los siguientes:
“Si toco este tema, él me va decir esto y yo voy a reaccionar de tal forma”.
“Para qué nos vamos a reunir si nosotros hablamos todo el tiempo”.
“Acá venimos a trabajar, a hacer. No se puede perder el tiempo con reuniones”.
“Tengo una agenda tan complicada que no puedo agregar más reuniones”.
“Si nos reunimos, él va a volver sobre el tema del ingreso de sus hijos; mejor no generar ese espacio, porque creo que, si hablamos del asunto, la conversación va a terminar mal”.
De esta manera, las personas prefieren hablar sobre la escala salarial del personal, cuando en realidad lo que quieren tratar es cuánto está ganando el sobrino que acaba de ser nombrado, casi unilateralmente, como gerente general. De esta manera, ese tema se hablará con las personas incorrectas en el lugar equivocado y de la manera incorrecta. Las cosas, así llevadas, no van a terminar bien. Entonces, ¿Qué debemos tener en cuenta para hacer reuniones de directorio exitosas?
En principio, como si fuéramos en un viaje de aventuras, nos conviene revisar el equipaje mínimo con que debiéramos contar:
El propósito debe ser claro y estar expresado por escrito. Se debe fijar quiénes y cuándo serán los participantes que deberán asistir.
Se deben conocer con antelación el “Propósito” de la reunión, así como el día y horario de inicio y cierre.
Los participantes deben tener claridad de los informes que deberán presentar.
Conviene comenzar por los temas de mayor urgencia o los de rápida resolución.
También conviene contar con algunas herramientas técnicas y/o gráficas, para estimular el análisis. Por ejemplo, un mapa mental o una “espina de pescado”.
Debe haber un coordinador designado, encargado de convocar, hacer llegar el temario a los participantes y controlar que no se excedan de los tiempos acordados.
Es necesario tomar notas sintéticas de las discusiones, los acuerdos y las resoluciones, con alguien a cargo del acta.
La duración debe estar prevista. En caso de que no alcance el tiempo acordado, es preferible generar una nueva reunión antes que extender la presente ad infinitum.
Para cerrar la reunión, se deben establecer los acuerdos alcanzados a partir de cada una de las discusiones y los compromisos asumidos por los participantes para el próximo encuentro. Estos acuerdos deben constar en las notas que luego serán enviadas a todos los participantes.